Direkt zum Inhalt
Prüf- und Wartungsplaner: So lösen Sie die 5 größten Herausforderungen

Prüf- und Wartungsplaner: So lösen Sie die 5 größten Herausforderungen

14.10.2019

Prüf- und Wartungsplaner: So lösen Sie die 5 größten Herausforderungen

100% Arbeitssicherheit und 0% Ausfallquote Ihrer Anlagen?

Das gibt es nur in einer perfekten Welt. Mit einem intelligenten Wartungsplan kommen Sie diesen Zielen jedoch möglichst nahe.

Eine Wartungsplaner-Software unterstützt Sie dabei, Prüfungen und Wartungen korrekt und termingerecht durchzuführen, Ausfälle zu minimieren und die Kosten niedrig zu halten.

In diesem Artikel lernen Sie, welche fünf Herausforderungen dabei auf Sie zukommen und wie Sie sie meistern können.

Zuvor klären wir in Kürze, was ein Wartungsplaner können soll und warum er nötig ist.

Wartungsplaner_COREDINATE_Social_0.png

Was ist ein Wartungsplaner?

Mit einem Prüf- und Wartungsplaner organisieren Sie alle Termine und Abläufe, die mit der Prüfung, Wartung und Instandhaltung von betrieblichen Arbeitsmitteln und Anlagen zusammenhängen.

Neben der reinen Terminplanung sollten Sie in einem Wartungsplaner alle nötigen Informationen hinterlegen können, die Ihre Servicetechniker brauchen, um die Aufträge auszuführen. 

Mit einer systematischen Wartungsplanung reduzieren Sie nicht nur Ausfallzeiten und schützen Ihre Mitarbeiter, sondern erfüllen gesetzliche Auflagen. Verordnungen zu Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Brandschutz, Elektrosicherheit schreiben vor, alle Anlagen und Geräte in einem Betrieb regelmäßig zu prüfen.

Bei den Objekten, die geprüft werden müssen, handelt es sich beispielsweise um Rauchmelder und Feuerlöscher, Aufzüge, Maschinen und Anlagen, Werkzeuge, elektrische Betriebsmittel, Druckbehälter, Fahrzeuge und persönliche Schutzausrüstungen (PSA).

Viele Unternehmen lagern die Wartung und Instandhaltung an externe Serviceunternehmen aus (Outsourcing). Für solche Dienstleister, die eine Vielzahl an Kunden bedienen, ist ein zuverlässiger Wartungsplaner ebenso unverzichtbar.

Sie können Ihren Wartungsplan in folgender Form führen:

  • Auf Papier oder in einer Excel-Tabelle (nicht empfehlenswert)
  • Als installierbare Software
  • Als Online-Software (Cloud-Software) und/oder App für Mobilgeräte

Testen Sie jetzt den COREDINATE Wartungsplaner für 14 Tage: Kostenlos und OHNE automatische Verlängerung!

Was sind nun die häufigsten Herausforderungen an, die Sie mit einem Wartungsplaner lösen können?

1. Rechtssichere Wartung und Prüfung

Für ein rechtskonformes Arbeitsschutzmanagement, zum Beispiel nach der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung), müssen Sie Arbeitsmittel und Anlagen regelmäßig prüfen und warten. 

Sie müssen Termine für Prüfungen vor der Inbetriebnahme einer Anlage, wiederkehrende oder außerordentliche Prüfungen im Auge behalten und koordinieren.

In einem Wartungsplaner buchen Sie alle Termine im Voraus ein und erhalten rechtzeitig eine Erinnerung. Sie werden nie wieder einen vorgeschriebenen Prüftermin übersehen!

Im Wartungsplaner erfassen Sie alle Informationen für Ihre Techniker, damit diese die Wartungsarbeiten nach den gesetzlichen Vorschriften durchführen können:

  • Was muss geprüft/gewartet werden?
  • Wer muss die Prüfung durchführen (sofern spezielle Schulungen oder Zertifizierungen erforderlich sind)?
  • Was ist die Rechtsgrundlage für die Prüfung?
  • Welche Arbeiten und Arbeitsschritte müssen wie durchgeführt werden?

Idealerweise können Ihre Techniker die Wartung direkt vor Ort in der Software rechtssicher dokumentieren.

2. Wartungsrundgänge intelligent planen

Auf großen Betriebsgeländen mit vielen verteilten Wartungsobjekten (zum Beispiel Brandmelder) muss der Servicetechniker die einzelnen Stationen nacheinander ablaufen. 

Planen Sie die Reihenfolge der Stationen intelligent, spart der Techniker Zeit. Er vermeidet doppelten Wege und übersieht keine Stationen, zu denen er nochmals zurück muss.

Der COREDINATE Wartungsplaner löst diese Aufgabe mit dem Rundgangplaner. Die App begleitet den Techniker auf seinem Rundgang und zeigt ihm jeweils an, was als Nächstes zu tun ist.

Per GPS-Ortung oder anhand von NFC-Kontrollpunkten kann ein Mitarbeiter im Backoffice über das Portal in Echtzeit nachverfolgen, wo sich der Techniker gerade befindet und ob er alle Stationen wie vorgeschrieben erledigt hat.

wartungstechniker_0.jpg

3. Alle Informationen vor Ort verfügbar machen

Maschinen, Gruppen von kleinen Objekten wie Werkzeugen oder große Anlagen mit verschiedenen Baugruppen – jeder Wartungsvorgang ist individuell.

Der Servicemitarbeiter muss nicht nur wissen, welches Objekt er warten muss. Er braucht jeweils den Wartungsplan mit allen Aufgaben, die er ausführen muss. Er benötigt Materiallisten, Schaltpläne, Notfallpläne und so weiter.

Er muss sich sicher sein, dass seine Informationen korrekt und aktuell sind.

Der Papierordner ist dafür denkbar schlecht geeignet. Er ist unhandlich, aufwändig zu aktualisieren und er kann leicht verloren oder kaputt gehen. Und wie oft vergisst man ihn im Büro oder lässt ihn beim Kunden liegen – wo dann jedermann eventuell vertrauliche Informationen einsehen kann?

Legen Sie alle wichtigen Unterlagen besser geschützt im Dateimanager Ihres Wartungsplaners ab. Verknüpfen Sie sie mit den einzelnen Wartungsaufträgen, damit Ihr Techniker Zugriff darauf hat.

Bei COREDINATE können Sie Wartungsobjekte mit einem NFC-Kontrollpunkt versehen. Scannt ein Servicetechniker im Außeneinsatz diesen mit seinem Smartphone, sieht er automatisch alle betreffenden Unterlagen dazu. Er braucht nicht danach zu suchen und Verwechslungen sind ausgeschlossen!

4. Effizienter Einsatz der Wartungsmitarbeiter

Ihre Servicetechniker sollen Ihre Zeit im Einsatz verbringen, und nicht mit Terminplanung, Verwaltungsaufgaben, Wartezeiten oder auf langen Fahrten. Je besseren Überblick Sie über alle Wartungstermine haben, desto besser können Sie Ihre Techniker auslasten und Leerlaufzeiten vermeiden.

Buchen Sie deshalb in Ihrem Wartungsplaner alle Termine zeitlich im Voraus ein. Nur so können Sie die damit verbundenen Arbeiten effizient eintakten und Ihren Mitarbeitern zuweisen.

Bei COREDINATE sieht jeder Techniker statt einer langen Terminliste nur die jeweils fälligen Termine und erkennt sofort, wo sein nächster Einsatz ist.

Die zu wartenden Objekte, erkannte Fehler oder Mängel und alle dafür nötigen Informationen werden ihm übersichtlich angezeigt. Er hat alles auf einmal im Blick und kann ohne lange Vorbereitung sofort mit der Wartung starten. Er ist schneller fertig und die Maschine oder Anlage kann wieder in Betrieb genommen werden.

Da COREDINATE sowohl den Techniker im Außendienst als auch der Mitarbeiter im Büro jederzeit an fällige oder gar überfällige Termine erinnert, wird kein Termin mehr übersehen. Sie vermeiden Nacharbeiten, die den Zeitplan durcheinanderbringen und zusätzliche Wege und Kosten verursachen.

5. Datenschutzkonforme Kommunikation in einer Anwendung

Die Planung kann noch so gut sein – es tauchen immer wieder unerwartete Ereignisse auf und Sie müssen mit Ihren Servicemitarbeitern im Einsatz Rücksprache halten.

Dafür können Sie E-Mails oder Messenger-Apps wie WhatsApp nutzen. Der Nachteil ist, dass Ihre Mitarbeiter zwischen verschiedenen Apps hin- und herspringen müssen und Informationen verteilt in mehreren Systemen vorliegen. 

Schlimmer noch, Sie senden personenbezogene Daten oder kritische, sicherheitsrelevante Daten Ihrer Kunden über ungeschützte Anwendungen. Damit verstoßen Sie gegen die strengen Datenschutzgesetze und setzen sich und Ihre Kunden unnötigen Risiken aus.

Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern lieber direkt über die Mitteilungsfunktion Ihres Wartungsplaners. Die gesamte Kommunikation wird dokumentiert und ist jederzeit abrufbar.

Beim COREDINATE Wartungsplaner sind alle Ihre Daten auf Cloud-Servern innerhalb Deutschlands gespeichert, die die höchsten Standards von Datensicherheit und Datenschutz erfüllen.

Testen Sie jetzt den COREDINATE Wartungsplaner für 14 Tage: Kostenlos und OHNE automatische Verlängerung!

Fazit

Eine intelligente Wartungsplaner-Software nimmt Ihnen viele Sorgen ab und reduziert die Aufwände, während der Terminplanung und bei den Wartungseinsätzen vor Ort. Sie sorgen für einen reibungslosen Betrieb in Ihrem Unternehmen oder dem Ihrer Kunden und erfüllen die gesetzlichen Vorschriften.

Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, ob Sie die beschriebenen fünf Herausforderungen für Sie löst – finden Sie es am besten während einer kostenlosen Testphase heraus.

Bild 2 – Techniker mit Werkzeug: freepik

Geschrieben von
Marcel Schreyer, B2B Texter
Marcel Schreyer
Freier B2B Texter
Marcel Schreyer unterstützt das COREDINATE-Marketing-Team mit Fachbeiträgen im Blog. Seit über 10 Jahren schreibt er über technologienahe Themen im B2B-Umfeld.

0 Kommentare

Kommentar senden