GPS-Ortung für den Wachdienst: Rechtliche Rahmenbedingungen

GPS-Ortung im Wachdienst verspricht lückenlose Nachweise, optimierte Routen und mehr Sicherheit für Mitarbeiter. Mit der Technologie kommt auch rechtliche Verantwortung. Die Frage, die jeden Facility- und Sicherheitsmanager umtreibt, lautet: GPS-Ortung von Mitarbeitern – was ist erlaubt?

Eine heimliche Ortung ist in Deutschland nicht zulässig. Vielmehr kommt es auf eine transparente und zweckgebundene Umsetzung an.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine klare, praxisorientierte Orientierung. Wir beleuchten die Voraussetzungen für eine rechtmäßige GPS-Ortung und zeigen, wie ein modernes Online-Wächterkontrollsystem wie COREDINATE^® Ihnen hilft, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig rechtssicher zu agieren.

GPS-Ortung von Mitarbeitern: Was sind die Rahmenbedingungen?

Die kurze Antwort: Ja, GPS-Ortung ist erlaubt, wenn sie transparent und zweckgebunden erfolgt. Jede Erhebung von Standortdaten berührt das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters und unterliegt daher klaren Anforderungen.

Die rechtlichen Leitplanken setzen primär zwei Gesetze:

1. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Sie gibt den europaweiten Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten vor.
2. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Es konkretisiert die DSGVO für Deutschland, insbesondere im Hinblick auf den Beschäftigtendatenschutz (§ 26 BDSG).

Der entscheidende Grundsatz lautet: Für die Verarbeitung von Standortdaten wird eine gültige Rechtsgrundlage benötigt.

Die Rechtsgrundlagen im Detail: DSGVO und BDSG

Für den Einsatz von GPS-Lokalisierung im Wachdienst ist vor allem die Erforderlichkeit zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses die passende Rechtsgrundlage.

Das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und die Erforderlichkeit (§ 26 BDSG)

Ein Arbeitgeber kann sich auf sein "berechtigtes Interesse" sowie die "Erforderlichkeit" zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses berufen. Die GPS-Ortung ist dann gerechtfertigt, wenn sie für die Erfüllung der Arbeitsaufgaben notwendig ist. Im Wachdienst ist dies eigentlich immer der Fall.

Legitime Zwecke, welche die Erforderlichkeit begründen, sind beispielsweise:

• Der lückenlose Nachweis der Dienstleistung gegenüber dem Kunden.
• Die Absicherung von Mitarbeitern in Alleinarbeit.
• Der Schutz von hochwertigen Objekten oder Fahrzeugen.

Eine entscheidende Voraussetzung ist die Transparenz gegenüber dem Mitarbeiter. Solange der Mitarbeiter weiß, dass eine Ortung stattfindet, und diese für seinen Job notwendig ist, ist die Maßnahme zulässig. COREDINATE stellt dies sicher, da die App konstant anzeigt, dass die GPS-Position erfasst wird.

Eine Standortüberwachung zur reinen Leistungskontrolle oder zur Überwachung der Pausenzeiten ist nicht vom Zweck gedeckt.

Checkliste: Voraussetzungen für eine rechtmäßige GPS-Ortung

Um die rechtlichen Hürden zu meistern, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr System die folgenden Kriterien erfüllt.

• Transparenz: Keine heimliche Ortung. Mitarbeiter müssen vollständig über die Einführung und Funktionsweise des Systems informiert werden. Die COREDINATE App zeigt die aktive GPS-Erfassung permanent an.
• Klare Zweckbindung: Definieren und dokumentieren Sie den genauen Zweck. Legitimen Zwecke sind:
   
  • Nachweis der Dienstleistung: Bestätigung, dass Kontrollpunkte auf einer Patrouille angelaufen wurden.
  • Alleinarbeiterschutz: Sicherstellung, dass im Notfall (z.B. über einen Panik-Button) schnelle Hilfe geleistet werden kann.
  • Diebstahlschutz: Anlassbezogene Ortung bei einem konkreten Diebstahlverdacht.
• Unzulässige Zwecke sind:
  
  
  • GPS Überwachung der Pausenzeiten: Absolut tabu und ein schwerwiegender Eingriff in die Privatsphäre.
  • Permanente Leistungskontrolle: Erstellung lückenloser Bewegungsprofile oder die Überprüfung von Fahrgeschwindigkeiten ohne dienstlichen Bezug.
• Datenminimierung (Art. 5 DSGVO): Erheben Sie nur die Daten, die für den definierten Zweck absolut notwendig sind. Die Lokalisierung findet nur während der aktiven Dienstzeit statt.
  
  
• Beteiligung des Betriebsrats: Sofern ein Betriebsrat existiert, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Ohne eine Betriebsvereinbarung ist die Einführung unzulässig.

Die Lösung: Das zweckgebundene Online-Wächterkontrollsystem

Die Sorge vor rechtlichen Fallstricken muss Sie nicht davon abhalten, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. COREDINATE^® ist von Grund auf so konzipiert, dass es eine rechtssichere Implementierung ermöglicht.

Der entscheidende Unterschied liegt im Ansatz: Ein OWKS ist ein System zur zweckgebundenen Dokumentation und Absicherung.

Transparente Lokalisierung für Nachweis und Sicherheit

COREDINATE nutzt eine permanente Überwachung der Position während des Dienstes. Diese ist jedoch klar zweckgebunden und für den Mitarbeiter jederzeit transparent. Ein Standort wird immer dann relevant, wenn eine definierte Aktion durch den Mitarbeiter ausgelöst oder eine sicherheitsrelevante Information benötigt wird:

• Scannen eines Kontrollpunktes: Der Mitarbeiter scannt einen NFC-Tag. Das System speichert Ort und Zeit als Nachweis.
• Erfassen eines Ereignisses: Der Mitarbeiter dokumentiert eine Beobachtung (z.B. "offenes Fenster") über die App.
• Auslösen eines Alarms: Der Mitarbeiter aktiviert den Totmann-Alarm oder Panik-Button für den Alleinarbeiterschutz. Hier ist die sofortige Lokalisierung lebenswichtig und rechtlich gedeckt.

Dieser Ansatz erfüllt perfekt das Gebot der Zweckbindung und Transparenz. Die App zeigt dem Mitarbeiter konstant an, dass die GPS-Funktion aktiv ist.

So unterstützt COREDINATE^® die rechtssichere Implementierung

Ein professionelles OWKS für den Wachdienst bietet Funktionen, die auf eine gesetzeskonforme Nutzung ausgelegt sind:

Checkliste: In 5 Schritten zum rechtssicheren GPS-System

Folgen Sie diesen Schritten, um ein System wie COREDINATE^® in Ihrem Unternehmen erfolgreich und gesetzeskonform zu implementieren.

1. ☑️ Schritt 1: Zweck und Notwendigkeit definieren
   Legen Sie schriftlich fest, welche Ziele Sie verfolgen (z.B. lückenloser Dienstnachweis für Kunde X, Umsetzung der DGUV-Vorschriften zum Alleinarbeiterschutz).
2. ☑️ Schritt 2: Betriebsrat frühzeitig einbeziehen (falls vorhanden)
   Gehen Sie proaktiv auf den Betriebsrat zu. Präsentieren Sie die Vorteile (insbesondere für die Mitarbeitersicherheit) und erarbeiten Sie gemeinsam eine Betriebsvereinbarung.
3. ☑️ Schritt 3: Mitarbeiter transparent informieren
   Organisieren Sie eine Informationsveranstaltung. Erklären Sie ehrlich, was das System tut und – noch wichtiger – was es nicht tut. Betonen Sie, dass es um Nachweis und Sicherheit geht, nicht um Verhaltenskontrolle.
4. ☑️ Schritt 4: Detaillierte Mitarbeiterinformation
   Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter genau informiert ist über:
   
   • Genaue Beschreibung der erfassten Daten (GPS-Stempel, Zeitstempel).
   • Exakte Benennung des Zwecks (z.B. "ausschließlich zur Dokumentation von Kontrollrundgängen und zur Sicherstellung der Notfallhilfe").
   • Den Umstand, dass die Ortung nur während der Dienstzeit aktiv ist.
   • Information über Speicherdauer und Löschung der Daten.
5. ☑️ Schritt 5: Rechtliche Prüfung sicherstellen
   Lassen Sie den gesamten Prozess von einer fachkundigen Stelle (z.B. Datenschutzbeauftragter oder Anwalt) begleiten und validieren.

Fazit: Effizienz und Sicherheit im Einklang

Die GPS-Lokalisierung von Mitarbeitern ist im Wachdienst ein wertvolles Werkzeug, wenn sie richtig eingesetzt wird. Eine heimliche Ortung ist unzulässig.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem transparenten Vorgehen und der Wahl der richtigen Technologie, die sich auf die legitimen Zwecke wie Dienstnachweis und Mitarbeitersicherheit konzentriert.

COREDINATE^® ist die Lösung. Durch die permanente, aber zweckgebundene Lokalisierung und die konstante Anzeige in der App schafft es die notwendige Transparenz. Es verwandelt eine betriebliche Notwendigkeit in eine Chance: Sie erhalten einen rechtssicheren Nachweis Ihrer Dienstleistung und erhöhen gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter.

Setzen Sie auf eine transparente, faire und gesetzeskonforme Lösung, die Vertrauen schafft und Ihr Unternehmen für die Zukunft sicher aufstellt.