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Das Wartungsunternehmen am Tisch

Usecases

Flexible Formulare, Ereigniserfassung, Aufgaben

Usecase Bereich Wartung

Wartungsunternehmen Gebrüder Köhne

Kleines Wartungsunternehmen der Gebrüder Köhne - 35 Mitarbeiter - Prüfung von elektrischen Anlagen, Sekuranten und Einzelanschlagpunkten

Funktionen

Flexible Formulare, Ereigniserfassung, Aufgaben

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Das kleine Wartungsunternehmen der Gebrüder Köhne mit 35 Mitarbeitern ist spezialisiert auf die Wartung von elektrischen Anlagen, Sekuranten und Einzelanschlagpunkten. Durch die stetig wachsende Mitarbeiteranzahl und den konstanten Erfolg des Unternehmens ergeben sich erhebliche Herausforderungen für die Dokumentation der Wartungsaufgaben. Die Gebrüder Köhne suchen eine Lösung, die für alle Mitarbeiter gut bedienbar ist und die wertvollen Daten der Kunden gleichzeitig datenschutzgerecht sichert.

Die Ausgangssituation

Bisher nutzt das Unternehmen für die Dokumentation der Wartungsaufgaben klassische Wartungsbögen auf Papier. Ein Umstieg scheiterte immer an zu komplexen digitalen Lösungen. Die Mitarbeiter konnten bei der täglichen Arbeit einfach stets besser mit der klassischen Wartungsdokumentation umgehen.

Da die Geschäftsleitung dennoch in die Zukunft investieren möchte und die Abläufe im Unternehmen immer wieder versucht zu optimieren, entschied sich die Geschäftsleitung für einen letzten Versuch einer digitalen Lösung. Die Wartungsdokumentation von COREDINATE wurde schlussendlich gewählt, da das Interface recht einfach gehalten ist und somit die Lernkurve geringer als bei anderen Lösungen ist.

Der Alltag

Das Unternehmen plant die Einführung der neuen Lösung mit den vorhandenen Android-Geräten.

Der Vorteil liegt auf der Hand, teure Anschaffungskosten entfallen und die Einarbeitung mit neuen Geräten entfällt. Ein Smartphone oder Tablet kann jeder Mitarbeiter bedienen. Die Geschäftsleitung plant gewissenhaft den wöchentlichen Einsatz. Mit COREDINATE ist dies einfach zu lösen, da alles zentral über das Portal verwaltet werden kann.

Wachbuch

Die Kunden und Kontrollgänge können übersichtlich strukturiert werden. An alle Kontrollstellen werden wichtige Wartungsaufgaben und die vorgefertigten digitalen flexiblen Formulare gelegt. Die Mitarbeiter können nun einfach und bequem die Routen, Kontrollpunkte und Aufgaben nachvollziehen. Es genügt ein Blick auf das Smartphone.

AUFGABEN

Die Aufgaben sind durch COREDINATE an die einzelnen Kontrollstellen gekopppelt. Vergessene Aufgaben gehören somit der Vergangenheit an. Wird der jeweilige Kontrollpunkt für die Wartungsaufgabe erreicht, erscheint die Aufgabe auf dem Bildschirm und kann verbindlich erledigt werden. Ein weiterer Vorteil, die Erledigung der Aufgaben kann in Echtzeit im Portal nachvollzogen werden. Alle Echtzeitinformationen sind gleichzeitig langfristig auf hoch sicheren deutschen Servern gesichert.

Aufgaben

Ereigniserfassung

Die Aufgabenplanung läuft mit COREDINATE aber nicht nur in eine Richtung. Mitarbeiter können neue Aufgabenstellungen, die sich vor Ort ergeben unmittelbar aufnehmen. Das muss mit COREDINATE nicht umständlich manuell eingetragen werden, sondern es reicht eine Bild-Aufnahme bzw. ein Textdiktat. Das Smartphone schreibt für Sie den wichtigen Inhalt auf.

Flexible Formulare

Flexible Formulare

Ein besonders wichtiges Element bei der Umstellung von der Papierdokumentation auf die digitale Dokumentation ist die Verwendung von standardisierten Formularen. Mit COREDINATE können Sie die Papierformulare Eins-zu-eins abbilden. Laden Sie einfach Ihren gewünschten Bogen in die Software hoch und definieren Sie ausfüllbare Felder. 

Auch flexible Formulare werden als Aufgabe angelegt. Somit kann die Einsatzplanung sicher sein, dass die Formulare auch zur richtigen Zeit am richtigen Ort ausgefüllt werden können. Besonders einfach ist es für die Mitarbeiter dadurch, standardisierte Begrifflichkeiten zu verwenden. Diese erscheinen als Auswahlfeld und ersparen dem einzelnen Mitarbeiter im Wartungsalltag viel Zeit.

Optionsfelder Auswahl

Die standardisierten Begriffe helfen aber auch bei der Auswertung der Daten. Formulare, die früher ausgefüllt wurden, wiesen häufig abweichende Begrifflichkeiten auf. Die Vereinheitlichung der Formularbegriffe, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld.