Frisch gegründet – Rundgangplanung und Mitteilungen

• frisch gegründet und mit ersten gewonnenen Kunden
• 5 Mitarbeiter
• Geschäftsführung Margit Becker

Genutzte COREDINATE-Funktionen

• Rundgangplanung
• Mitteilungen

Die Ausgangssituation

Vor Kurzem gründete Geschäftsführerin Margit Becker ihr Unternehmen Sicherheitsdienst Becker. Erste Kunden konnten gewonnen werden und das Unternehmen mit 5 Mitarbeitern erarbeitet sich langsam aber sicher einen Namen in der Branche.

Für den erfolgreichen Unternehmensstart sucht der Sicherheitsdienst Becker eine effektive Lösung für die Rundgangplanung. Außerdem sucht Sicherheitsdienst Becker eine sichere Lösung zur Kommunikation mit den eigenen Mitarbeitern. Lösungen wie WhatsApp oder Slack sind entweder mit privaten Daten vermischt oder aber datenschutzrechtlich bedenklich – im schlimmsten Fall sogar beides.

Die Rundgangplanung soll einfach und intuitiv von der Hand gehen und die jeweilige Tour soll für die Geschäftsführung nachvollziehbar, am besten über eine zentrale Oberfläche, einsehbar sein. Wichtig ist auch, dass die eigenen Mitarbeiter mit sicheren Arbeitsgeräten, zum Beispiel einem Diensthandy wie dem Sonim XP7, arbeiten. Eine hohe Ausdauer und Stabilität sind hier die Hauptkriterien. Auf diese Weise können Mitteilungen auch sensible Kundendaten enthalten und Sicherheitsdienst Becker geht keine Datenschutzrisiken ein.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Sicherheitsdienst Becker beschäftigt insgesamt 5 Mitarbeiter. Jeder von ihnen betreut Objekte der neu gewonnenen Kunden. Gerade in dieser Phase, das weiß Geschäftsführerin Margit Becker, ist es wichtig, Kunden zu halten. Sie plant also jeden Morgen über das COREDINATE Portal die Einsätze, überprüft die angelegten Rundgänge und gleicht diese mit den Wünschen und Berichten der Kunden ab.

Rundgangüberwachung

Für Mitarbeiter Manfred Schütz wurde ein Kontrollgang mit drei Kontrollpunkten beim Kunden Abisch GmbH angelegt. Sein Rundgang beginnt bei der Pforte, verläuft danach weiter in das Büro der Buchhaltung und endet mit dem Kontrollpunkt am Ersatzteillager, welches Herr Schütz prüfen soll.

Margit Becker weiß, dass die Buchhaltung beim Kunden Abisch GmbH ab und an länger arbeitet. Das bedeutet, manchmal muss Herr Schütz das Ersatzteillager dieser Station auf seinem Rundgang vorziehen. Das lässt sich ganz einfach mit COREDINATE lösen, in dem die Reihenfolge der Kontrollpunktchecks als "flexibel" gewählt wird. So kann Herr Schütz vor Ort je nach Situation entscheiden, welchen Kontrollpunkt er zuerst abläuft.

Es kommt oft vor, dass während des Rundgangs ein bestimmter Bereich nicht sofort zugänglich ist, z. B. das Büro der Buchhaltung, da dort noch Mitarbeiter arbeiten. Sofern also keine vorgegebene Reihenfolge notwendig ist, in der die Kontrollpunkte gescannt werden müssen, kann dies mit einem Klick geändert werden. Die Reihenfolge kann auf "flexibel" eingestellt werden. Somit bleibt es dem Mitarbeiter vor Ort überlassen, wann er welchen Kontrollpunkt scannt.

Ein bisschen mehr Kontrolle kann eingefordert werden, wenn für die einzelnen Kontrollpunkte ein gewisser Zeitraum festgelegt wird, in dem dieser gescannt werden muss. So kann der Mitarbeiter weiterhin auf Besonderheiten während des Rundgangs reagieren, die Einsatzleitung und Kunden behalten jedoch die Sicherheit, dass die einzelnen Stationen des Rundgangs in einem zeitlich angemessenen Rahmen vonstatten gehen.

Mitteilungen

Manfred Schütz ist ein sehr zuverlässiger Mitarbeiter, jedoch hat er am Tag zuvor versehentlich den Schlüssel für das Dienstfahrzeug mit nach Hause genommen. Auch das ist mit COREDINATE kein Problem: Margit Becker schreibt ihrem Mitarbeiter via COREDINATE Mitteilungen am Morgen vor dem Einsatz beim Kunden eine Nachricht, um ihn an den Schlüssel zu erinnern.