La numérisation transforme presque tous les secteurs. Dans le secteur de la sécurité, la technologie moderne se heurte toutefois encore souvent à des outils de travail traditionnels. Un exemple typique : le classeur contenant des consignes de service, des listes téléphoniques ou des plans d’alarme. Cette approche n’est pas seulement inefficace, elle représente aussi un risque majeur pour la sécurité.
Un classeur défraîchi fait peu professionnel et recèle en plus un potentiel de risque souvent sous-estimé. La solution : une approche résolument numérique. Le Gestionnaire de fichiers de COREDINATE® remplace les piles de papier et fournit toutes les informations essentielles au format numérique, à jour et hautement sécurisé sur le smartphone de service de vos collaborateurs.
Un classeur rempli de documents peut donner une impression d’ordre. En pratique, c’est toutefois un point faible touchant vos compétences clés : sécurité, fiabilité et conformité. Ces classeurs contiennent une foule d’informations sensibles pour la sécurité : plans de bâtiments, horaires d’intervention, instructions des systèmes d’alarme et, souvent, des notes manuscrites avec codes ou PIN.
Quiconque obtient un accès non autorisé à ces documents possède tous les détails pour contourner délibérément vos mesures de sécurité.
La perte d’un tel classeur peut mettre en danger la sécurité de vos clients et entraîner pour votre entreprise de sérieux problèmes de responsabilité.
Au-delà de l’aspect sécurité, le classeur papier ralentit vos opérations :
Aucun agent de sécurité ne peut connaître toutes les consignes par cœur. Les documents sont indispensables — l’essentiel est la manière dont ils sont fournis. Avec le Gestionnaire de fichiers de COREDINATE®, nous proposons une solution sécurisée, intelligente et très efficace.
Au cœur, le Gestionnaire de fichiers est un stockage cloud hautement sécurisé conçu spécialement pour les exigences des entreprises de sécurité. Vous téléchargez tout type de fichier de manière centrale dans le Portail COREDINATE® et contrôlez en quelques clics qui peut y accéder, quand et où.
Vos collaborateurs ne transportent plus physiquement les documents liés aux clients : ils y accèdent de façon sécurisée et chiffrée via leur smartphone de service. En parallèle, vous maintenez aisément tous les documents à jour pour l’ensemble de l’équipe, directement depuis le bureau.
Imaginez : un client signale un changement de dernière minute du plan d’alarme un vendredi après-midi, applicable immédiatement. L’agent responsable est déjà en route vers le site.
Ancienne méthode (avec classeurs) :
Vous tentez de joindre l’agent par téléphone, vous dictez la modification, vous espérez qu’elle soit notée correctement et vous devez penser à remplacer physiquement le classeur le lundi. Le risque d’erreur est énorme.
La méthode COREDINATE® :
Vous téléchargez en quelques secondes le nouveau plan d’alarme dans le Portail, vous l’assignez au client et à la zone, puis vous le marquez comme « disponible hors ligne ». Votre agent reçoit l’instruction mise à jour directement via la fonction Messages de l’app, l’ouvre immédiatement et dispose de la version valide. L’ensemble du processus est traçable.
Le Gestionnaire de fichiers COREDINATE® est un outil actif qui optimise vos processus et renforce la sécurité.
Chaque chargement et chaque nouvelle version d’un document sont traçables. Combiné à d’autres COREDINATE® fonctionnalités comme le journal de ronde numérique et le journal d’audit infalsifiable, vous créez une base de preuve solide pour tous les processus liés à la sécurité.
Cela est déterminant non seulement pour l’assurance qualité interne, mais vous confère aussi un réel avantage concurrentiel lors des appels d’offres publics et vous aide à satisfaire aux exigences strictes des GoBD.
Adopter une gestion documentaire sécurisée et efficace est simple et sans risque.
Ne laissez plus les données sensibles de vos clients ni la sécurité d’action de vos équipes à la merci d’un classeur physique. Passer au Gestionnaire de fichiers COREDINATE® est un pas stratégique vers plus de sécurité, d’efficacité et de professionnalisme.
Équipez vos collaborateurs des outils dont ils ont besoin pour fournir un travail d’excellence. Parallèlement, mettez en place une documentation traçable qui résiste à tout contrôle et prépare durablement votre entreprise pour l’avenir.
Le Gestionnaire de fichiers est une fonction de COREDINATE® qui vous permet de téléverser tout type de fichiers (p. ex. consignes de service, plans, vidéos) et de les mettre en toute sécurité via l’app à disposition de votre équipe — accès hors ligne et chiffrement inclus.
Contrairement aux services de stockage génériques, le Gestionnaire de fichiers COREDINATE® vous permet d’affecter précisément les fichiers à des clients et à des zones. Ainsi, l’agent sur site ne voit que les documents pertinents pour lui. De plus, tout est intégré dans une application unifiée, évitant les allers-retours entre apps en situation de stress.
Oui. Tous les fichiers sont transmis chiffrés et stockés sur des serveurs hautement sécurisés en Allemagne, soumis aux strictes lois allemandes de protection des données (RGPD). L’accès est protégé par mot de passe. À la différence d’un classeur perdu, vos données sont ainsi à l’abri d’un accès non autorisé.
Vous pouvez marquer n’importe quel fichier comme « disponible hors ligne ». Le collaborateur peut alors ouvrir le document à tout moment sur son smartphone de service, même sans connexion Internet active. C’est crucial pour accéder aux plans d’alarme ou aux contacts d’urgence en situations critiques.