Die Digitalisierung verändert fast jede Branche. Im Sicherheitsdienst trifft moderne Technik jedoch oft noch auf traditionelle Arbeitsmittel. Ein typisches Beispiel ist der Aktenordner mit Dienstanweisungen, Telefonlisten oder Alarmplänen. Dieser Ansatz ist nicht nur ineffizient, sondern stellt auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.
Ein zerfledderter Ordner wirkt unprofessionell und birgt darüber hinaus ein oft unterschätztes Gefahrenpotenzial. Die Lösung ist ein konsequent digitaler Ansatz. Der Dateimanager von COREDINATE® ersetzt den Papierstapel und stellt alle wichtigen Informationen digital, aktuell und hochsicher auf dem Diensthandy Ihrer Mitarbeiter bereit.
Ein Ordner voller Dokumente vermittelt vielleicht ein Gefühl von Ordnung. In der Praxis ist er jedoch eine Schwachstelle, die Ihre Kernkompetenzen betrifft: Sicherheit, Zuverlässigkeit und Rechtskonformität. Solche Ordner enthalten eine Fülle sicherheitskritischer Informationen: Gebäudepläne, Einsatzzeiten, Anleitungen für Alarmanlagen und nicht selten handschriftliche Notizen mit Codes oder PINs.
Wer unbefugt Zugriff auf diese Dokumente erhält, kennt alle Details, um Sicherheitsmaßnahmen gezielt zu umgehen.
Der Verlust eines solchen Ordners kann die Sicherheit Ihrer Kunden gefährden und für Ihr Unternehmen zu erheblichen Haftungsproblemen führen.
Neben dem Sicherheitsaspekt verlangsamt der Papierordner Ihre operativen Abläufe:
Kein Sicherheitsmitarbeiter kann alle Anweisungen auswendig kennen. Dokumente sind unverzichtbar – entscheidend ist, wie sie bereitgestellt werden. Mit dem Dateimanager von COREDINATE® bieten wir eine sichere, intelligente und hocheffiziente Alternative.
Im Kern ist der Dateimanager ein hochsicherer Cloud-Speicher, der speziell für die Anforderungen von Sicherheitsunternehmen entwickelt wurde. Sie laden beliebige Dateien zentral im COREDINATE® Portal hoch und steuern mit wenigen Klicks, wer wann und wo darauf zugreifen darf.
Ihre Mitarbeiter führen kundenrelevante Dokumente nicht mehr physisch mit sich, sondern greifen sicher verschlüsselt über das Diensthandy darauf zu. Gleichzeitig halten Sie alle Dokumente bequem vom Büro aus für das gesamte Team aktuell.
Stellen Sie sich vor: Ein Kunde meldet am Freitagnachmittag eine kurzfristige Änderung am Alarmplan, die ab sofort gilt. Der zuständige Mitarbeiter ist bereits auf dem Weg zum Objekt.
Der alte Weg (mit Aktenordner):
Sie versuchen, den Mitarbeiter telefonisch zu erreichen. Sie diktieren die Änderung, hoffen auf eine korrekte Notiz und müssen am Montag daran denken, den Ordner physisch auszutauschen. Das Fehlerrisiko ist enorm.
Der COREDINATE® Weg:
Sie laden den neuen Alarmplan in Sekunden ins Portal hoch, weisen ihn dem Kunden und Bereich zu und markieren ihn als "offline verfügbar". Ihr Mitarbeiter erhält die aktualisierte Anweisung direkt über die Mitteilungs-Funktion in der App, öffnet sie sofort und hat damit die gültige Version zur Hand. Der gesamte Vorgang ist nachvollziehbar dokumentiert.
Der COREDINATE® Dateimanager ist ein aktives Werkzeug, das Ihre Prozesse optimiert und die Sicherheit erhöht.
Jeder Upload und jede neue Version eines Dokuments ist nachvollziehbar. In Kombination mit anderen COREDINATE® Funktionen wie dem digitalen Wachbuch und dem fälschungssicheren Audit-Trail schaffen Sie eine solide Beweisgrundlage für alle sicherheitsrelevanten Vorgänge.
Das ist nicht nur für die interne Qualitätssicherung entscheidend. Es verschafft Ihnen auch einen klaren Wettbewerbsvorteil bei öffentlichen Ausschreibungen und unterstützt Sie bei der Erfüllung der strengen Anforderungen der GoBD.
Der Einstieg in eine sichere und effiziente Dokumentenverwaltung ist einfach und risikofrei.
Überlassen Sie sensible Kundendaten und die Handlungssicherheit Ihrer Mitarbeiter nicht länger den Risiken eines physischen Aktenordners. Der Wechsel zum COREDINATE® Dateimanager ist ein strategischer Schritt zu mehr Sicherheit, Effizienz und Professionalität.
Statten Sie Ihr Team mit den Werkzeugen aus, die es für exzellente Arbeit benötigt. Schaffen Sie gleichzeitig eine revisionssichere Dokumentation, die jeder Prüfung standhält und Ihr Unternehmen für die Zukunft rüstet.
Der Dateimanager ist eine Funktion in COREDINATE®, mit der Sie beliebige Dateien (z.B. Dienstanweisungen, Pläne, Videos) hochladen und Ihrem Team sicher per App zur Verfügung stellen können – inklusive Offline-Zugriff und Verschlüsselung.
Im Gegensatz zu allgemeinen Speicherdiensten können Sie im COREDINATE® Dateimanager Dateien gezielt Kunden und Bereichen zuordnen. So sieht Ihr Mitarbeiter vor Ort nur die für ihn relevanten Dokumente. Zudem ist alles in einer einheitlichen Anwendung integriert, was den Wechsel zwischen Apps in Stresssituationen vermeidet.
Ja. Alle Dateien werden verschlüsselt übertragen und auf hochsicheren Servern in Deutschland gespeichert, die den strengen deutschen Datenschutzgesetzen (DSGVO) unterliegen. Der Zugriff ist passwortgeschützt. Anders als bei einem verlorenen Ordner sind Ihre Daten so vor dem Zugriff Dritter sicher.
Sie können jede Datei als "offline verfügbar" markieren. Der Mitarbeiter kann das Dokument dann jederzeit auf seinem Diensthandy öffnen, auch ohne aktive Internetverbindung. Das ist entscheidend für den Zugriff auf Alarmpläne oder Notfallkontakte in kritischen Situationen.