Zeitplanung einrichten

Sie können mit COREDINATE Vorgaben machen, wann ein Rundgang oder eine Aufgabe erledigt werden kann bzw. muss. Somit ist eine genaue zeitliche Terminierung im Ablauf möglich.

Eine Zeitplanung einstellen

Wenn Sie einen neuen Rundgang oder eine neue Aufgabe angelegt haben, sind diese standardmäßig immer Jederzeit ausführbar. Der Rundgang kann also ohne zeitliche Vorgabe jederzeit von Ihrem Team durchgeführt werden.

Die Zeitplanung wird zu jedem Rundgang und zu jeder Aufgabe einzeln gespeichert, zudem können Sie Erinnerungen für die jeweiligen Wiederholungsregeln erstellen.

Um die Zeitplanung für einen Rundgang oder eine Aufgabe nach Ihren Wünschen einzustellen, folgen Sie bitte den Beispiel-Schritten dieser Anleitung – natürlich mit Ihren eigenen Zeitangaben. 

• Melden Sie sich im Portal mit den benötigten Rechten an und klicken Sie auf Stammdaten und dann für unser Beispiel im Untermenü auf Rundgänge
  aber Sie können auch Aufgaben auswählen. Die Vorgehensweise ist gleich.

  

• Öffnen Sie den gewünschten Rundgang und dort den Bereich Terminplanung.

  
  

• Ein Rundgang oder eine Aufgabe kann grundsätzlich jederzeit ausgeführt werden. Möchten Sie bestimmte Zeiten festlegen, klicken Sie bitte auf Wiederholungsregel anlegen.

Es öffnet sich ein Assistent, mit dem Sie bequem einstellen können, wann und wie oft Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe ausgeführt werden soll:

Je nach der Vorauswahl (welche dann blau hinterlegt ist), die Sie über diese Felder treffen, haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

Bitte treffen Sie Ihre Wahl (in unserem Beispiel ist es Täglich) und klicken Sie danach auf  Weiter. Sie erhalten folgende Ansicht:

Sie können hier die gewünschte Uhrzeit entweder mit den kleinen, grauen Pfeilen oder durch direktes Eintragen der Ziffern in die Felder, einstellen. Auch Ihre Zeitzone lässt sich anpassen.
Unter dem Punkt Geplante Ausführungen sehen Sie gleich, dass das System Ihren Eintrag übernommen hat, wann die Ausführungen stattfinden sollen und durch klicken auf die Seitenzahlen können Sie die weiteren Ausführungen anschauen.

Klicken Sie jetzt bitte auf Weiter und Sie bekommen diese Anzeige:

Geben Sie bitte bei Wie oft muss es erledigt werden ein, wie oft der Rundgang oder die Aufgabe erledigt werden muss. Setzen Sie den Haken bei Mit Vorlaufzeit können Sie festlegen, ob der Rundgang oder die Aufgabe früher als die von Ihnen eingegebene Hauptzeit erledigt werden darf. Die Nachlaufzeit gibt an, in welchem Zeitraum der Rundgang gestartet werden oder die Aufgabe als erledigt markiert werden muss.

Bei Zeitrahmen sehen Sie in der Mitte (20.00) die von Ihnen angegebene Hauptausführungszeit.
Links davon sehen Sie, ab wann der Rundgang oder die Aufgabe frühestens begonnen werden können und auf der rechten Seite, bis wann der Rundgang oder die Aufgabe spätestens erledigt sein müssen.

Klicken Sie jetzt auf Weiter, bekommen Sie die Möglichkeit, eine Erinnerung für die Zeitplanung einzustellen.

Klicken Sie nun auf + Erinnerung hinzufügen und geben den gewünschten Zeitrahmen ein, wann die Erinnerung ausgelöst werden soll. Sie können eine aber auch mehrere Erinnerungen für einen Termin einstellen.

Haben Sie rechts unten auf den grünen Speichern – Button geklickt, werden Ihre Einstellungen in einer Übersicht angezeigt:



Hier sehen Sie gleich, wie Ihr Rundgang oder Ihre Aufgabe terminiert ist und auch die Erinnerungszeiten werden Ihnen hier dargestellt. Benötigen Sie für einen Rundgang oder eine Aufgabe mehrere verschiedene Terminierungen (z.B. 20.00 Uhr, 2x erledigen, Montag bis Freitag und 18.00 Uhr, 1x erledigen, Samstag und Sonntag), klicken Sie bitte unter Ihrer ersten angelegten Zeitplanung auf den Bleistift und Ihnen wird erneut der Terminplanungsassistent angezeigt.

Geben Sie bitte die gewünschten Daten wie Sie es schon beim ersten Mal gemacht haben ein.
Wenn Sie das getan haben, erscheint die weitere Terminierung unter der Ersten, wie im unteren Beispielbild zu sehen. 

So haben Sie nur einmal einen Rundgang oder eine Aufgabe angelegt, können diese aber mehrfach differenziert terminieren. Noch detaillierter können Sie die Zeitplanung gestalten, wenn Sie zum Beispiel Ihren Rundgang oder Ihre Aufgabe nur in den Ferien benötigen. Dann klicken Sie bitte auf + Ausführungszeitraum hinzufügen.

Es wird ein blauer Balken mit dem heutigen und morgigen Tag angezeigt. In diesem blauen Balken klicken Sie bitte auf den kleinen Bleistift, um das gewünschte Datum zu ändern. Sie erhalten eine Kalenderanzeige, bei der der heutige und morgige Tag ausgewählt sind.


Der erste Klick auf ein Datum markiert den Beginn des Zeitraumes, der zweite Klick das Ende des gewünschten Zeitraumes. Über dem Kalender sehen Sie das von Ihnen eingegebene Startdatum, links das Enddatum. Rechts davon haben Sie den Übernehmen – Button, welchen Sie bitte anklicken. Der Ausführungszeitraum wurde übernommen und ist nur zu dieser Zeit im mobilen Endgerät zu sehen und ausführbar.

Haben Sie einen oder mehrere Tage, an denen der Rundgang oder die Aufgabe nicht ausgeführt werden muss (z.B. an einem Feiertag), können Sie diese Tage als Ausnahme definieren und so einstellen, dass an diesem Tag der Rundgang oder die Aufgabe nicht angeboten werden. Dazu klicken Sie bitte auf, wieder bekommen Sie den blauen Balken mit dem aktuellen Datum von Heute und Morgen.

Wieder klicken Sie bitte auf den kleinen Bleistift, um das Datum für eine Ausnahme auszuwählen. Dasselbe können Sie auch für die anderen zusätzlich eingetragenen Terminierungen einstellen. Stellen Sie eine zweite Terminierung ein, der Sie keine Ausnahmen und/oder begrenzte Zeiträume zuweisen, werden diese trotz der Ausnahme und/oder begrenzte Zeiträume zu den von Ihnen eingetragenen Zeiten komplett angeboten.

Beispiel: Sie haben vom 01.12.2020 - 31.12.2020 eine Terminierung Täglich um 22.00 Uhr mit Ausnahme vom 24.12.2020 eingestellt. Für den selben Rundgang oder Aufgabe haben Sie zusätzlich Wöchentlich Samstag und Sonntag 18.00 Uhr eingestellt.