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Es gibt mit COREDINATE mehrere Möglichkeiten, die Zeiten Ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
Wie wird die Zeitaufzeichnung gestartet und beendet?
Dies kann manuell durch den Mitarbeiter, automatisch durch Scan oder durch eine Kombination aus beiden Methoden geschehen. Folgende Praxisbeispiele sollen dies verdeutlichen:
- Bei Dienstbeginn scannt der Mitarbeiter einen Kontrollpunkt in der Pforte und startet damit die Zeiterfassung. Bei Dienstende stoppt er die Zeiterfassung durch einen Scan des gleichen Kontrollpunkts.
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Bei Dienstbeginn scannt der Mitarbeiter einen Kontrollpunkt in der Pforte und startet damit die Zeiterfassung. Da er den Dienst unvorhergesehen zwischendrin beenden muss, stoppt er die Zeiterfassung über die App manuell.
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Im Objekt sind noch keine Kontrollpunkte angebracht, weshalb der Mitarbeiter die Zeiterfassung manuell startet und auch manuell beendet.
Sie entscheiden selbst, ob der Mitarbeiter seine Zeiten auch selbst innerhalb der App starten und beenden kann. Gesteuert wird dies über das Rechtesystem von COREDINATE. Verfügt der Mitarbeiter über das Recht Bereichszeitmodul sehen bzw. Arbeitszeitmodul sehen, kann er selbst Zeiten über die App starten und beenden.
Wenn Sie möchten, dass dies ausschließlich durch einen Scan eines bestimmten Kontrollpunkts möglich ist, entfernen Sie einfach dieses Recht. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt!
Start und Ende der Aufzeichnung automatisch durch Kontrollpunktscan
In diesem Falle übernimmt COREDINATE das Mitdenken und startet bzw. beendet die Zeitaufzeichnung immer dann automatisch, wenn ein bestimmter Kontrollpunkt eingescannt wird.
Der Mitarbeiter braucht für diese Methode der Zeiterfassung nicht die Rechte Bereichszeitmodul sehen oder Arbeitszeitmodul sehen. Es genügt, wenn der Mitarbeiter nur das Recht hat, sich an der App anzumelden.
Welcher Kontrollpunkt dies ist, bestimmen Sie selbst ganz einfach durch die folgenden Schritte:
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Öffnen Sie im Portal den entsprechenden Kunden, in dem der gewünschte Kontrollpunkt angebracht ist (Stammdaten/ Kunden).
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Öffnen Sie innerhalb des Kunden den jeweiligen Bereich.
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Klicken Sie innerhalb des Bereichs auf den Namen des Kontrollpunkts, der künftig die Zeitaufzeichnung starten und/oder beenden soll.
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In der Detailansicht des Kontrollpunkts finden Sie den folgenden Bereich:
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Klicken Sie auf den Stift im oberen, rechten Eck, um die Bearbeitungsansicht zu öffnen.
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Die Bearbeitungsansicht ist aktiv und Sie können für den vorher ausgewählten Kontrollpunkt genau festlegen, ob bei einem Scan die Arbeitszeit- und/ oder Bereichszeit beginnt bzw. endet.
Es ist möglich, dass ein einzelner Kontrollpunkt die Zeiterfassung sowohl startet als auch beendet. Ist ein Haken sowohl bei Beginn als auch bei Ende gesetzt, startet COREDINATE die Aufzeichnung beim ersten Scan dieses Kontrollpunktes und beendet die Aufzeichnung beim zweiten Scan.
Wir empfehlen nicht, Arbeitszeiterfassung und Bereichszeiterfassung gleichzeitig zu aktivieren. Das ist auch nicht nötig, weil beide Zeiterfassungen identisch sind, nur mit dem Unterschied, dass bei der Arbeitszeit nur der Name und die Zeit des Mitarbeiters steht und bei der Bereichszeit wird zusätzlich der Kunde und das Objekt mit ausgegeben.
Tipp 1:
Für ein Objekt ist die Bereichszeit besser geeignet, weil in der Zeiterfassung der Kunde und das Objekt zusätzlich zum Namen des Mitarbeiters gespeichert werden. Sie wissen also immer genau, an welchem Objekt der Mitarbeiter seinen Dienst abgeleistet hat.
Tipp 2:
Fügen Sie die Kontrollpunkte, die die Zeiten erfassen sollen, nicht mit in einen Rundgang ein.
Die Zeiten können zwar per Scan gestartet werden, aber beenden lassen diese sich mit einem erneuten Scan erst, wenn man aus dem Rundgang wieder heraus ist.
Arbeitszeiterfassung in Serie durch automatische Abmeldung
Ein Beispiel: Legen Sie ein Smartphone in den Eingangsbereich Ihres Unternehmens und lassen Sie Ihre Mitarbeiter beim Betreten die Arbeitszeit starten und beim Verlassen beenden. Durch die automatische Abmeldefunktion von COREDINATE ist dies auch für viele Mitarbeiter in rascher Reihenfolge möglich. Damit sich der Mitarbeiter nicht erst manuell abmelden muss, bevor der nächste Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen kann, gibt es eine praktische Funktion im COREDINATE Portal.
Benötigen Sie z.B. für ein Event eine Arbeits- bzw. Bereichszeiterfassung, können Sie automatisiert fast gleichzeitig alle Mitarbeiter erfassen. Dafür müssen Sie eine Einstellung an dem Kontrollpunkt verändern, um die Funktion hilfreich nutzen zu können. Wählen Sie im Kontrollpunkt bitte die Funktion Benutzer automatisch abmelden aus und setzen den Schalter auf Ja.
Ist dieser Schalter aktiv, wird der aktuelle Benutzer immer dann an der App abgemeldet, wenn er diesen Kontrollpunkt scannt. So ist außerdem sichergestellt, dass nach der Anmeldung und dem Liegenlassen des Geräts nicht unbefugt damit gearbeitet wird. Jetzt kann sich Mitarbeiter 1 an der App anmelden, den Kontrollpunkt scannen und der Kontrollpunkt meldet den Mitarbeiter automatisch wieder von der App ab.
Die Zeit für den Mitarbeiter läuft aber weiter.
Dann meldet sich Mitarbeiter 2 an der App an, scannt den Kontrollpunkt, Mitarbeiter 2 wird auch wieder automatisch aus der App ausgeloggt, die Zeit läuft nun auch für Mitarbeiter 2 weiter. Das können Sie mit beliebig vielen Mitarbeitern machen.
Ist das Event zu ende, melden sich die Mitarbeiter wieder an der App an, scannen den Kontrollpunkt erneut und die Zeiterfassung stoppt für den Mitarbeiter, der Mitarbeiter wird automatisch wieder aus der App ausgeloggt und der nächste Mitarbeiter kann sich an der App anmelden, den Kontrollpunkt scannen usw.
Wenn Sie für die Zeiterfassung getrennte Kontrollpunkte verwenden, startet die Zeiterfassung nur einmal (z.B. 08.00 Uhr, auch wenn Sie diesen Kontrollpunkt um 08.05 Uhr noch einmal scannen würden) und wird erst beendet, wenn Sie den Geht Kontrollpunkt scannen oder im Portal das Stop-Symbol anklicken.
Sie sollten diese Zeiterfassungs-Kontrollpunkte mit automatischer Abmeldung NICHT in einem Rundgang verwenden, da Sie diesen Rundgang niemals beenden könnten, weil der Mitarbeiter beim Scan des Kontrollpunktes immer wieder abgemeldet wird.
Start und Ende der Aufzeichnung durch manuelle Buchung per App
Wenn Sie möchten, können Ihre Mitarbeiter die Zeitaufzeichnung auch manuell über die App starten und beenden. Dies setzt natürlich voraus, dass Ihre Mitarbeiter entsprechend mitdenken und auch den Button in der App drücken, wenn die Zeitaufzeichnung starten oder enden soll. Haben Sie hier Bedenken, empfiehlt sich die oben genannte automatische Variante.
Damit Ihr Mitarbeiter seine Zeiten manuell in der App buchen kann, benötigt er das entsprechende Recht in der Benutzerverwaltung. Dieses Recht können Sie wie folgt verwalten:
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Öffnen Sie im Portal unter Administration den Bereich Benutzer.
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Öffnen Sie den jeweiligen Mitarbeiter, indem Sie auf den Namen klicken.
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In der Detailansicht des Benutzerprofils finden Sie auf der rechten Seite den Reiter Rollen und Rechte, welchen Sie bitte anklicken.
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Legen Sie nun fest, welche Rechte der Benutzer in der App haben soll. Das können Sie über die vor eingestellten Rollen festlegen, oder ganz individuell durch anklicken der Schalter für die App bzw. für das Portal.
Nur für die Zeiterfassung reicht es aus, wenn Sie die Rechte so einstellen, wie auf dem obigen Bild zu sehen. Klicken Sie dazu einfach auf den roten Schalter bei Benutzer darf sich nicht an der App anmelden, der Schalter wird grün und es steht nun dort Benutzer darf sich an der App anmelden.
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Legen Sie nun im Bereich fest, der die Rechte der App betrifft, ob der Mitarbeiter Zugriff auf die Arbeitszeit- und/oder Bereichszeitaufzeichnung haben soll.
Der einzelne Mitarbeiter kann über die App keine Änderungen an den bereits erfassten Zeiten vornehmen!
Die Zeiten können von ihm nur gestartet und beendet werden. Trotzdem ist eine nachträgliche Korrektur oder gar Ergänzung über das Portal möglich. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Start und Ende der Aufzeichnung durch manuelle Buchung über das Portal.
Wie bei fast allen Erfassungen von COREDINATE können Sie über das Portal bei Bedarf Korrekturen vornehmen, sofern Sie über die entsprechenden Rechte verfügen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie im Portal unter Administration/ Benutzer sicher, dass Sie über die entsprechenden Rechte verfügen (die jeweilige Zeiterfassung muss auf Verwalten stehen, sonst können keine neuen Erfassungen oder Änderungen vorgenommen werden).
Wechseln Sie im Portal links im Hauptmenü in den Bereich Zeiten und anschließend Arbeitszeiterfassung bzw. Bereichszeiterfassung (je nachdem, was Sie erfassen möchten).
Es öffnet sich eine Liste aller bisher erfassten Zeiten, klicken Sie nun auf den Button Bereichszeiterfassung anlegen.
Es öffnet sich nun ein Dialog, in dem zunächst der betreffende Mitarbeiter, für den die Zeiten erfasst werden sollen, ausgewählt wird – bei der Bereichszeit wählen Sie hier den Bereich und den Mitarbeiter.
Wählen Sie den gewünschten Bereich und den gewünschten Mitarbeiter aus 
und geben Sie die Startzeit und das Datum ein und klicken Sie auf Anlegen.
Nachdem Sie alle Einträge gemacht haben, klicken Sie auf Anlegen und die Zeiterfassung wurde schon gestartet. Wird auf diese Art eine Zeit erfasst, wird diese im Portal als Verändert angezeigt. Wenn man hingegegen den Button Kommen im Portal verwendet, wird dort Gestartet angezeigt. Über die Stopptaste am Ende der neu eingefügten Zeile können Sie die Aufzeichnung jederzeit beenden.
Das Recht Eigene Bereichszeit verwalten ermöglicht das Anlegen von Stempeleinträgen
Ein Benutzer kann nun mit dem Recht Arbeitszeiten (eigene)/Bereichszeiten (eigene) Stempeleinträge erzeugen, die in der Vergangenheit liegen, sodass Zeiträume nachgetragen werden können.
Natürlich kann die von Ihnen über das Portal gestartete Zeitaufzeichnung auch jederzeit gelöscht oder bearbeitet werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.