Wachbuch automatisch versenden

Das Wachbuch kann automatisch als Bericht versandt werden.

Bei Bedarf können Sie Ihr Wachbuch exportieren. Das Wachbuch ist in diesem Fall ein ganz normaler Bericht. Wie das funktioniert, erklären wir hier ergänzend zu den automatischen Berichten. Wie Sie das schon von den automatischen Berichten her kennen, haben Sie die Möglichkeit, das gesamte Wachbuch automatisch versenden zu lassen.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe in einem Bericht 500 Einträge haben darf! Wenn Sie größere Berichte haben, müssen Sie diese mit den Filterfunktionen so anpassen, dass das Limit von 500 Einträgen nicht überschritten wird!

Klicken Sie links im Hauptmenü bitte auf Auswertungen und darunter auf Berichte.

 

Sie sehen eine Liste mit den von Ihnen bereits angelegten Berichten (möglicherweise ist diese auch noch leer).

 

 

Nun klicken Sie rechts oben auf + Bericht anlegen, worauf Sie ein Popup-Fenster sehen, wo Sie den Namen des Berichts, die Grundlage des Berichts (hier: Wachbuch) und die Zuordnungen eingeben müssen.

 

 

Achten Sie am besten darauf, dass Sie die Wachbücher für einen Kunden oder ein Objekt im Einzelnen anlegen, da sonst das Wachbuch Daten enthalten könnte, die einen anderen Kunden nichts angehen und dass es nicht unübersichtlich wird.

Klicken Sie nun bitte nach Ihren Eintragungen auf Anlegen. Im folgenden Fenster geben Sie den Zeitraum an, für den dieser Bericht erfasst werden soll. In unserem Beispiel ist es täglich, also 24 Stunden.

 

Nach einem klick auf Speichern müssen Sie nun auswählen, welche Informationen des Wachbuchs im Bericht enthalten sein sollen. Diesen Typ wählen Sie durch anklicken einzeln aus. Alle blau hinterlegten Eintragungen werden im Bericht erfasst.

Wichtig: Wenn Sie nichts anklicken, werden immer alle Einträge ohne Einschränkungen im Bericht angezeigt!

 

Klicken Sie bitte auf die Versand-Einstellungen (0) rechts von Inhalt und Vorschau.

Bitte klicken Sie auf Versandregel hinzufügen in der Mitte und Sie bekommen folgende Anzeige:

Klicken Sie bitte auf Rhythmus konfigurieren und Sie können in diesem Dialogfenster Ihre Terminierung vornehmen:

 

 

Als Standard ist immer Täglich voreingestellt, da dies die am Meisten verwendete Einstellung ist. Die einzelnen Felder enthalten die Erklärungen, welche Zeiteinstellung Sie wann verwenden können. Für weitere Informationen zur Terminierung bzw. zur Zeitplanung, klicken Sie bitte hier.

In unserem Beispiel verwenden wir die tägliche Versendung des Berichts. Klicken Sie bitte auf das Feld rechts unten in welchem Weiter steht und es erscheint das Fenster, wo Sie die Wiederholungsregel einstellen können:

Wenn Sie die Pfeilsymbole über und unter der Uhrzeit anklicken, können Sie diese nach Ihren Wünschen korrigieren. Bequemer geht das aber, wenn Sie mit einem Doppelklick in die Zeit klicken (dann wird diese Farbig hinterlegt, siehe oben im Bild) und diese dann über die Tastatur direkt eintippen. Haben Sie Ihre Zeit eingestellt, klicken Sie rechts unten auf Weiter, jetzt sehen Sie, wann der Bericht versendet wird:

 

Zu guter Letzt müssen Sie nur noch die Absender und Empfänger und dessen E-Mail-Adressen eingeben:

 

Haben Sie alle notwendigen Eingaben getätigt, klicken Sie auf Speichern, die Einstellungen sind beendet und Sie und/oder Ihre Kunden bekommen Ihre E-Mails automatisch, sobald Daten erfasst wurden.