Wachbuch automatisch versenden

Das Wachbuch kann automatisch als Bericht versandt werden.

Bei Bedarf können Sie Ihr Wachbuch exportieren. In diesem Fall ist das Wachbuch ein ganz normaler Bericht. Wie das funktioniert, erklären wir hier ergänzend zu den automatischen Berichten. Wie Sie es bereits von den automatischen Berichten kennen, haben Sie die Möglichkeit, das gesamte Wachbuch automatisch versenden zu lassen.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe eines Berichts 500 Einträge betragen darf! Bei größeren Berichten müssen Sie diese mithilfe der Filterfunktionen anpassen, sodass das Limit von 500 Einträgen nicht überschritten wird.

Klicken Sie links im Hauptmenü auf Auswertungen und darunter auf Berichte.

 

Sie sehen eine Liste mit den von Ihnen bereits angelegten Berichten (möglicherweise ist diese auch noch leer). 

 

 

Klicken Sie nun rechts oben auf + Bericht anlegen. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie den Namen des Berichts, die Grundlage des Berichts (hier: Wachbuch) und die Zuordnungen eingeben müssen.

 

 

Achten Sie darauf, die Wachbücher für einen Kunden oder ein Objekt im Einzelnen anzulegen, um zu vermeiden, dass das Wachbuch Daten enthält, die anderen Kunden nicht relevant sind, und um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. 

Klicken Sie nach Ihren Eintragungen auf Anlegen. Im folgenden Fenster geben Sie den Zeitraum an, für den dieser Bericht erfasst werden soll. In unserem Beispiel ist es täglich, also 24 Stunden. 

 

Nach einem Klick auf Speichern müssen Sie auswählen, welche Informationen des Wachbuchs im Bericht enthalten sein sollen. Diesen Typ wählen Sie durch einfaches Anklicken aus. Alle blau hinterlegten Eintragungen werden im Bericht erfasst.

Wichtig: Wenn Sie nichts anklicken, werden immer alle Einträge ohne Einschränkungen im Bericht angezeigt! 

 

Klicken Sie bitte auf die Versand-Einstellungen (0) rechts von Inhalt und Vorschau.

Klicken Sie auf Versandregel hinzufügen in der Mitte, und Sie erhalten folgende Anzeige: 

Klicken Sie auf Rhythmus konfigurieren, um Ihre Terminierung vorzunehmen. 

 

 

Standardmäßig ist immer Täglich voreingestellt, da dies die am häufigsten verwendete Einstellung ist. Die einzelnen Felder enthalten Erklärungen, welche Zeiteinstellungen Sie wann verwenden können. Für weitere Informationen zur Terminierung bzw. zur Zeitplanung klicken Sie bitte hier.

In unserem Beispiel verwenden wir die tägliche Versendung des Berichts. Klicken Sie auf das Feld rechts unten, in dem Weiter steht, und es erscheint das Fenster, in dem Sie die Wiederholungsregel einstellen können. 

Wenn Sie die Pfeilsymbole über und unter der Uhrzeit anklicken, können Sie diese nach Ihren Wünschen anpassen. Bequemer geht das, wenn Sie mit einem Doppelklick in die Zeit klicken (dann wird diese farbig hinterlegt) und diese dann über die Tastatur direkt eintippen. Haben Sie Ihre Zeit eingestellt, klicken Sie rechts unten auf Weiter. Jetzt sehen Sie, wann der Bericht versendet wird. 

 

Zu guter Letzt müssen Sie nur noch die Absender- und Empfängerdaten sowie deren E-Mail-Adressen eingeben.

 

Haben Sie alle notwendigen Eingaben getätigt, klicken Sie auf Speichern. Die Einstellungen sind beendet, und Sie sowie Ihre Kunden erhalten automatisch E-Mails, sobald Daten erfasst wurden.