/Images/Logos/Cordinate_Logo.svg){kind=logo}
Mit unserem Ticketsystem können Sie verfolgen, wie weit eine Bearbeitung oder aktuellen Status von einem wichtigen Vorgang abgeschlossen ist.
Erst nachdem Sie bei uns das Feature gebucht oder einen Testzeitraum beantragt haben, können Sie die Rechte Prozesse und Vorgänge vergeben!
Öffnen Sie die Bearbeitung der Rechte durch klick auf den kleinen Bleistift und vergeben Sie Prozesse und/ oder Vorgänge – sehen oder verwalten.
Wie Vorgänge erstellt werden, erklären wir hier in diesem Beitrag. Melden Sie sich bitte zuerst im Portal mit den benötigten Rechten (siehe obiger Absatz) an.
Erstellen eines Vorgangs
Klicken Sie bitte links im Hauptmenü auf Stammdaten, darunter auf Vorgänge und dann rechts auf den Button + Neuer Vorgang. Sie können ebenfalls einfach auf Meine Vorgänge gehen.
Nun müssen Sie dem Vorgang einen Namen geben oder Sie wählen einen bereits angelegten Prozess aus, um einen Vorgang zu erzeugen. Wie Sie einen Prozess erstellen, wird in diesem Beitrag erklärt.
Wenn Sie einen Prozess als Vorlage für einen Vorgang verwenden, werden Name und Beschreibung automatisch so eingetragen, wie Sie es im Prozess angelegt haben. Auch die Zuordnung der Kunden/Bereiche werden automatisch mit übernommen, ebenso die angelegten Aufgaben. Dies kann aber bei Bedarf bei der Erstellung sofort wieder geändert werden.
Legen Sie einen Vorgang ohne Prozess an, müssen Sie dem Vorgang einen Namen geben.
Eine Beschreibung ist optional, könnte aber sinnvoll sein.
Haben Sie alle Einträge gemacht, klicken Sie bitte rechts auf Speichern und Sie sehen eine Übersicht der Grundeingaben.
Nun können Sie bei Bedarf den Vorgang einem Benutzer zuweisen, der den gesamten Vorgang bearbeiten bzw. überwachen soll, indem Sie auf das kleine Bleistiftsymbol klicken und dann die Auswahl der Zuordnung treffen.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Aufgaben anlegen, die nach und nach abgearbeitet werden sollen.
Erstellen von Aufgaben für einen Vorgang
Dazu klicken Sie bitte auf den Reiter Aufgaben rechts von Information.
Nun sehen Sie den blauen Button + Aufgabe anlegen, den Sie zum Erstellen einer neuen Aufgabe anklicken müssen. Setzen Sie den Haken bei Weitere erstellen, können Sie nahtlos eine Aufgabe nach der Anderen anlegen.
Wenn Sie keine Aufgabe mehr erstellen wollen, nehmen Sie den Haken einfach wieder heraus und klicken auf Speichern, worauf Sie die zuletzt angelegte Aufgabe sehen.
Es ist möglich, die Aufgabe, die gerade angezeigt wird, direkt rechts oben über den Button Aufgabe starten zu aktivieren.
Der Vorgang wird dann links im Status als in Bearbeitung angezeigt. Ein Klick auf den Button Schließen rechts oben schließt das Fenster der zuletzt angelegten Aufgabe und gibt die davor angelegte Aufgabe frei, die Sie nun bearbeiten oder auch schließen können.
Wenn Sie eine Aufgabe einem bestimmten Mitarbeiter zuweisen, wird dieser via E-Mail darüber informiert, dass er für diese Aufgabe zuständig ist und was zu tun ist.
Grundvoraussetzung für die Benachrichtigung ist, dass der Mitarbeiter in seinem Profil eine gültige E-Mailadresse hinterlegt hat!
Haben Sie verschiedene Aufgaben an mehrere Mitarbeiter zugewiesen, werden alle über die jeweilige Aufgabe informiert.
Sind alle Aufgaben geschlossen, sehen Sie die Übersicht der Vorgänge.
- Mit der ersten Spalte können Sie einzelne oder mehrere Vorgänge auf einmal ausgewählt und gelöscht werden.
- In der Spalte Status sehen Sie den aktuellen Status.
- In der nächsten Spalte Name wird die fortlaufende Nummer der einzelnen Vorgänge angezeigt, welche für jeden neuen Vorgang automatisch erzeugt wird. Es gibt die Möglichkeit eine Auf-/Absteigende Sortierung zu nutzen.
- Die Spalte Bearbeiter zeigt den Mitarbeiter, wem dieser Vorgang zugewiesen ist.
- Beim Fortschritt kann man sehen wie viele Aufgaben bereits erledigt wurden.
- Die letzte Spalte Aktion führt die möglichen Aktionen auf, wie z.B. Vorgang starten (ohne Aufgaben), oder den Vorgang komplett zu löschen.
Wenn Sie den Namen eines Vorgangs anklicken, haben Sie die Möglichkeit, einzelne Aufgaben, die dem Vorgang zugeordnet sind, zu starten, zu pausieren oder als erledigt zu markieren. Sollte eine Aufgabe als Erledigt markiert sein, muss aber wegen eines Umstands erneut ausgeführt werden (z.B. das reparierte Mobilgerät funktioniert nach der Reparatur immer noch nicht), so kann man auch eine erledigte Aufgabe erneut starten, solange der Vorgang noch nicht komplett abgeschlossen ist.
Anhand der farbigen Markierungen sehen Sie auch gleich, welche Aufgabe welchen Status hat. Die Spalte Aktion in den Aufgaben eines Vorgangs haben folgende Bedeutung:
- Aufgabe starten oder Aufgabe erneut starten
- Aufgabe pausieren
- Aufgabe abgeschlossen bzw. erledigt
- Aufgabe löschen
Ist ein Vorgang abgeschlossen, wird dieser unter Stammdaten –> Vorgänge in der Liste auf der rechten Seite angezeigt:
Um den Vorgang endgültig abzuschließen, klicken Sie bitte den grünen Haken rechts unter Aktion. Nun müssen Sie noch die Aktion bestätigen.
Sogleich wird der abgeschlossene Vorgang bei Arbeitsergebnisse –> Vorgänge (links im Hauptmenü klicken) angezeigt und aus Stammdaten –> Vorgänge entfernt.
Sie können einzelne oder mehrere Vorgänge als PDF-Datei exportieren und/oder Vorgänge erneut wieder aufnehmen, also neu starten. Wie das funktioniert, beschreiben wir hier in diesem Artikel.
Vorgänge und dem Vorgang zugeordnete Aufgaben, die durch Sie angelegt oder Ihnen zugeordnet wurden, sehen Sie links im Hauptmenü zudem unter Meine Vorgänge.
Hier lassen sich diese Vorgänge genauso wie unter Vorgänge in den Stammdaten bearbeiten.
Erstellen von Kommentaren für Vorgänge
Klicken Sie bitte auf den Reiter Kommentare rechts von Aufgaben.
Wenn benötigt, können Sie oder berechtigte Mitarbeiter Kommentare zu den Vorgängen hinterlassen. Ist ein Kommentar verfasst, klicken Sie bitte auf das Symbol mit dem Papierflieger Symbol, um den Kommentar zu speichern. Es können mehrere Kommentare hinterlegt werden.
Verknüpfen von Ereignissen
Klicken Sie bitte auf den Reiter Verknüpfungen rechts von Kommentare.
Hier können Sie bei Bedarf Ereignisse verknüpfen, welche bei einem Kunden/in einem Bereich erfasst wurden. Das kann z.B. praktisch sein, wenn Sie bzw. Ihr Mitarbeiter einen Schaden in einem Ereignis dokumentiert haben, bei welchem Sie den Reparaturvorgang einleiten und abwickeln. Klicken Sie bitte auf + Ereignisse verknüpfen und eine Liste mit allen erfassten Ereignissen öffnet sich. In dieser Liste sehen Sie jedoch keine zu den Ereignissen erfassten Bilder.
Es ist möglich, mehrere Ereignisse auszuwählen:
Wurden alle Ereignisse ausgewählt, klicken Sie links unten bitte auf Speichern. Im Folgenden sehen Sie nun Ihre verknüpften Ereignisse:
Dateien an Vorgänge anhängen
Klicken Sie bitte auf den Reiter Anhänge rechts von Verknüpfungen.
Hier können Sie Dokumente wie Bilder oder PDF-Dateien anhängen. Das kann notwendig sein, um z.B. Rechnungen oder Schadensbilder etc. dem Vorgang zuzuordnen, damit man diese gleich bei Bedarf zur Hand hat.
Dazu klicken Sie einfach auf Dateien auswählen, worauf sich ein Explorer-Fenster öffnet. Alternativ funktioniert auch das klassische Drag & Drop, wo Sie die gewünschte Datei einfach in das Feld ziehen können.
Diese Dateien sind dann für jeden berechtigten Mitarbeiter bei Bedarf z.B. zur besseren Nachvollziehbarkeit abrufbar.
Änderungen von Vorgängen
Klicken Sie bitte auf den Reiter Änderungen rechts von Anhänge. Sie können alle Änderungen nachvollziehen, die an einem Vorgang vorgenommen wurden.
Klicken Sie auf Zeige Unterschied und Ihnen wird grün hinterlegt angezeigt, was von wem geändert wurde, wenn etwas nachträglich geändert wurde.
