Schichten anlegen

In diesem Artikel erklären wir, wie eine Schicht angelegt und den Mitarbeitern zugeordnet wird.

Nachdem Sie den Dienstplaner aktiviert und den benötigten Mitarbeitern das Dienstplanmodul aktiviert haben, können Sie jetzt eine Schicht anlegen.

Wir gehen davon aus, dass Ihre Stammdaten (Kunden und Bereiche) sowie Ihre Mitarbeiter bereits im System eingepflegt sind.

Klicken Sie links oben im Hauptmenü bitte auf Dienstplanung und darunter auf Schichtplanung.

Rechts oben haben Sie einen blauen Button + Schicht anlegen, welchen Sie bitte anklicken.

Es öffnet sich ein Popup-Fenster, wo Sie zuerst die Zuordnung der Schicht, also in welchem Bereich diese stattfindet, festlegen müssen. Sie können den Haken auch direkt bei Ihrem Unternehmen setzen, wenn es eine individuelle Schicht (z.B. für verschiedene Veranstaltungen) sein soll.

Im folgenden Fenster geben Sie der Schicht einen Namen (z.B. Objektname Früh) und ein Kürzel, welches aus maximal 3 Zeichen bestehen darf.

Ebenso tragen Sie hier die Anzahl der Mitarbeiter ein, die für diese Schicht benötigt werden.

Nach Eingabe der Beginn- und Ende - Zeiten können Sie noch eine Bemerkung zu der Schicht eintragen und auch die Farbe der Schichtzelle und dessen Schrift anpassen, damit es später farblich leichter zu unterscheiden ist.

Klicken Sie nun in diesem Fenster unten rechts auf Weiter und Sie sehen die Einstellungen zur Wiederholungsregel.

Keine Wiederholung

lässt die Schicht soweit leer, man kann aber individuell für jeden benötigten Tag eine Schicht eintragen, z.B. wenn es unregelmäßige Schichten sind, die z.B. auf Abruf erstellt werden.

Täglich

füllt die Schichttage jeden Tag mit den vorher eingegeben Start- und Endzeiten, sowie mit der vor eingestellten Anzahl der benötigten Mitarbeiter.

Wöchentlich

lässt Sie explizit Wochentage auswählen, an welchen die Schicht ausgeführt werden soll (z.B. Mo. - Fr. oder Mo., Mi., Fr. und So.)
An dieser Stelle können Sie bei Bedarf auch Terminlisten auswählen, an welchen Tagen die Schicht ausgeführt - oder auch nicht ausgeführt werden soll. Auch ist es hier möglich, einen begrenzten Zeitraum für die Schichtausführung auszuwählen oder in welchem Zeitraum die Schicht ausgesetzt werden soll.

Klicken Sie, wenn Sie alle nötigen Eintragungen gemacht haben, auf Weiter und Sie können nun im folgenden Fenster bei Bedarf notwendige Qualifikationen (z:B. §34a, Waffenkunde, Gesundheitszeugnisse usw.) eintragen, die für diese Schicht benötigt werden.

Wenn ein Mitarbeiter ein geforderte Qualifikation nicht hat, kann er trotzdem für diese Schicht eingetragen werden. Sie werden im Schichtplaner durch ein orangenes Warndreieck darauf aufmerksam gemacht, dass dort ein Konflikt vorliegt und Sie bekommen ein Popup mit der entsprechenden Warnung.

Wenn Sie jetzt auf Schicht anlegen klicken, wird Ihnen diese Schicht direkt nach Ihren Vorgaben angezeigt und Sie können nun die Mitarbeiter für diese Schicht planen.

Es ist unter anderem auch möglich, einen Mitarbeiter am selben Tag mehreren Schichten zuzuordnen, z.B. Wenn der MA Früh und dann Nachmittags eingesetzt werden soll.

Dazu klicken Sie in der weiteren Schicht bei diesem Mitarbeiter auf das Feld an dem Tag, wo er eingeplant werden soll.

Wenn alle Mitarbeiter den Schichten zugeordnet sind und die Planung somit abgeschlossen ist, können Sie die Schicht veröffentlichen.

Das geht auf zwei verschiedene Weisen:

Rechts oben auf + Schicht veröffentlichen Veröffentlicht die komplette Schicht

Auf einen Tag in der Schicht klicken und dort im Popup auf den blauen Button Veröffentlichen, jetzt wird nur der eine Tag einzeln veröffentlicht.

Wird eine Schicht veröffentlicht, die noch nicht vollständig belegt ist, werden diese freien Schichttage automatisch in die Schichtbörse übertragen, wo sich alle Mitarbeiter für diese Schichttage bewerben können. Das muss jedoch immer separat von einer berechtigten Person (Schichtplaner oder Vorgesetzter) genehmigt werden.