Rundgang mit Kontrollpunkten

Mit COREDINATE können Kontrollpunkte auch ohne Rundgang gescannt werden. Für die Überwachung der Vollständigkeit und Reihenfolge der Kontrollpunkte ist jedoch ein Rundgang erforderlich.

COREDINATE ist so aufgebaut, dass man im Prinzip sofort nach der Anmeldung loslegen und Kontrollpunkte scannen kann, sobald diese im System eingelernt sind (wie das geht, erfahren Sie hier). Damit ist es auch Mitarbeitern mit wenig Erfahrung im Umgang mit Smartphones möglich, zumindest ihre Anwesenheit zu dokumentieren.

Kontrollpunkte lassen sich mit COREDINATE immer scannen, sobald sich Ihre Mitarbeiter an der App angemeldet haben.

Möchten Sie weitergehende Funktionen, muss ein Rundgang eingerichtet werden. Dies ermöglicht hilfreiche Funktionen wie die 

• Überwachung der Vollständigkeit: Werden alle Kontrollpunkte angelaufen?

• Überwachung der Reihenfolge: Halten meine Mitarbeiter die richtige Abfolge ein?

Einen neuen Rundgang anlegen

Stellen Sie sich einen Rundgang wie ein Gefäß vor, in das Sie die einzelnen Kontrollpunkte legen können, die auf diesem Rundgang anzulaufen sind.

Erst wenn unser Online-Wächterkontrollsystem-OWKS® weiß, aus welchen Kontrollpunkten der Rundgang besteht, kann es die Vollständigkeit und auf Wunsch auch die Reihenfolge der Kontrollpunktscans überwachen.

Zum Anlegen eines neuen Rundgangs gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie im Portal links im Hauptmenü den Eintrag Stammdaten und dann Rundgänge.

 

Es erscheint eine Liste mit den bisher schon angelegten Rundgängen (die natürlich auch noch leer sein kann) - bitte klicken Sie auf das Symbol rechts, oberhalb der Liste mit dem Plus, um einen neuen Rundgang anzulegen.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in das Sie bitte den Namen für den neuen Rundgang eintragen und ihn auch gleich dem Bereich zuordnen, in dem er ausgeführt werden soll. Nutzen Sie dafür entweder das Suchfeld, in das Sie den Namen des Bereiches eintragen oder die Baumstruktur darunter.

Sobald wir einen Namen und eine Zuordnung festgelegt und auf Anlegen geklickt haben, wird der neue Rundgang in der Detailansicht geöffnet. 

 

Dem Rundgang Kontrollpunkte hinzufügen

Wenn Sie nicht schon in der Detailansicht des Rundgangs sind, klicken Sie links im Hauptmenü zunächst auf Stammdaten und dann auf Rundgänge. Öffnen Sie den gewünschten Rundgang durch Klick auf den entsprechenden Eintrag und es öffnet sich die Detailansicht zum Rundgang. 

Klicken Sie nun rechts von Allgemeines auf Routenpunkte und in dem sich öffnenden Fenster auf + Routenpunkte hinzufügen. Es öffnet sich ein Auswahlfenster mit Baumstruktur, in dem Sie einzelne Kontrollpunkte (aber auch alle eines Bereiches auf einmal) einfügen können.

Hier werden auch Ihre eingelernten Beacons mit Bluetoothsymbol oder GPS-Punkte mit Pin-Nadel angezeigt, die Sie einem Rundgang hinzufügen können. Wählen Sie die gewünschten Kontrollpunkte aus, die in dem Rundgang enthalten sein sollen und klicken Sie auf Übernehmen. Nun sehen Sie eine Liste mit den gerade hinzugefügten Kontrollpunkten:

NFC-Kontrollpunkte, GPS-Punkte und Beacons können komplett gemischt in einem Rundgang angelegt werden.

In der folgenden Tabelle möchten wir nun jede einzelne Spalte dieser Ansicht erklären:

 

Rang

Klicken Sie zuerst auf x. Mit diesen Symbolen können Sie einzelne Kontrollpunkte in die Richtung des jeweiligen Pfeiles innerhalb des Rundgang verschieben. Sie ändern dadurch die Reihenfolge, in der die Kontrollpunkte abzulaufen sind. Relevant ist die Reihenfolge jedoch nur dann, wenn Sie in der Spalte Reihenfolge den Eintrag Zwingend gewählt haben.

Name

Tragen Sie hier eine Bezeichnung für diese Station ein, die der Mitarbeiter am mobilen Endgerät sieht – normalerweise wird der gleiche Name gewählt, der auch für den Kontrollpunkt verwendet wurde, aber eine abweichende Bezeichnung (z. B. Start oder Ende) ist jederzeit möglich.

Kontrollpunk

Wählen Sie in diesem Feld aus, welcher Kontrollpunkt an dieser Stelle anzugehen ist. Das ist die Bezeichnung, die später im Bericht erscheint.

Reihenfolge

COREDINATE kann auch die Einhaltung der richtigen Reihenfolge überwachen. Wählen Sie Zwingend, damit Ihr Mitarbeiter einen Hinweis erhält, wenn er die Kontrollpunkte nicht in der richtigen Reihenfolge anläuft und wählen Sie Flexibel, wenn Sie Ihren Mitarbeitern selbst die Reihenfolge der Scans überlassen möchten. In der Praxis wird meist Flexibel bevorzugt, da die Mitarbeiter dann eine eigene Reihenfolge umsetzen und dadurch weniger berechenbar für ungebetene Gäste sind.

Informationen

Tragen Sie hier beliebige Informationen zu diesem Routenpunkt ein. (z.B. Ab hier Rauchverbot, Ab hier Helmpflicht)

Weganweisungen

Gerade in Objekten, die man eher selten betritt oder bei neuen Mitarbeitern, sind kleine Hinweise, wie man den nächsten Kontrollpunkt erreicht, sehr hilfreich. Tragen Sie unter Zum nächsten Punkt in Textform ein, wie der Mitarbeiter zum nächsten Kontrollpunkt auf diesem Rundgang findet (z. B. Im 1. Stock Gang entlang dann rechts) und tragen Sie unter Zum vorherigen Punkt ein, wie man zum jeweils letzten zurück findet.

Funktionen

Mit dem Stift und dem Papierkorb  können Sie einzelne Kontrollpunkte auf dem Rundgang bearbeiten oder komplett aus dem Rundgang löschen. Löschen Sie einzelne Kontrollpunkte aus dem Rundgang, bleibt der Kontrollpunkt selbst im System erhalten – er wird nur aus dem Rundgang entfernt.

Festlegen der zu scannenden Reihenfolge der Kontrollpunkte

Sie haben die Möglichkeit festzulegen, ob die von Ihnen angelegten Kontrollpunkte im Rundgang immer in der festgelegten Reihenfolge gescannt werden müssen, oder ob die Kontrollpunkte durcheinander in beliebiger Reihenfolge abgelaufen werden können.

Dafür gibt es das Erweitertes Reihenfolgeverhalten.

Wählen Sie aus der Liste der Rundgänge einfach den gewünschten Rundgang durch anklicken aus. Aktivieren Sie durch anklicken auf das graue Feld im folgenden Bild die strikte Einhaltung der Kontrollpunkt-Reihenfolge.

 

 

Durch deaktivieren von Erweitertes Reihenfolgeverhalten (siehe vorheriges Bild) können die Kontrollpunkte wieder in beliebiger Reihenfolge gescannt werden.

Ändern Sie nach Bedarf jeweils die Reihenfolge auf Zwingend oder Flexibel und danach auf den grünen Check-Knopf bei Änderungen übernehmen um dies zu speichern.

 

Wenn Sie die Schrift in den Bildern nicht lesen können, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Bild in neuem Tab öffnen oder Bild speichern unter aus, dann wird es Ihnen in Originalgröße angezeigt.

Bei aktiviertem erweitertem Reihenfolgeverhalten müssen die Kontrollpunkte beim Scannen folgendermaßen abgelaufen werden: