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Eine neue Benachrichtigungsregel anlegen
Wollen wir unseren Berichten Leben einhauchen und den Versand automatisieren, brauchen wir eine Benachrichtigungsregel. Den Bericht selbst haben wir im Kapitel davor ja schon erstellt, nun geht es um den Versand.
Wollen Sie Ihren Bericht nur einmalig als Anlage zu einer Email versenden, brauchen Sie keine Benachrichtigungsregel. Diese brauchen wir nur bei regelmäßigem Versand (z. B. Kunde erhält jeden Morgen um 7 Uhr ein Ereignisprotokoll). Für eine einmalige Email erzeugen Sie einfach wie hier beschrieben eine PDF und versenden Sie diese per Email.
Bitte beachten Sie:
Wenn Ihre Berichte mehr als 10 MB (Zehn Megabyte) Größe haben, werden diese nicht mehr direkt verschickt,
sondern es wird eine Mail versendet, in dem ein Link zum Download dieses Berichts enthalten ist.
ACHTUNG: Dieser Link ist nur sieben Tage gültig!
Um eine neue Benachrichtigungsregel anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:
Melden Sie sich im Portal an und klicken Sie links im Hauptmenü zunächst auf Auswertungen und dann auf Benachrichtigungsregeln.
Es öffnet sich eine Liste aller bisher angelegten Benachrichtigungsregeln, wenn Sie schon welche angelegt haben, wobei die Anzahl der vorhandenen Regeln gleich oberhalb der Liste angezeigt wird:
Bitte klicken Sie auf das 
Symbol links über Name.
Es öffnet sich ein PopUp-Fenster in welches wir einen Namen für die Benachrichtigungsregel eintragen und dann auf Anlegen klicken.
Wählen Sie nun bitte aus, welche Art von Benachrichtigung Sie wünschen. Folgende Themen können die Grundlage für Benachrichtigungen sein:
- Ereignis mit einer bestimmten Ereignisart
- Formular ausgefüllt
- Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung
- Status eines Rundgangs ändert sich
- Staus einer Aufgabe ändert sich
- Neues Gerät eingelernt
Bei Ereignis mit Ereignisart gemeldet bekommen Sie eine Auswahl von Ereignisarten, welche automatisch gemeldet werden sollen. Mehrere Ereignisarten können ausgewählt werden.
Durch klicken auf Übernehmen sehen Sie Ihre ausgewählten Ereignisarten wie folgt:
Bei klicken auf Fortfahren werden Sie zur Eingabe der Absender-, sowie Empfänger-Email-Adressen aufgefordert:
Bitte beachten Sie, dass unser System das Format der eingegebenen E-Mail prüft, um sicherzustellen, dass die verwendete E-Mailadresse auch im korrekten Format eingetragen ist. Wenn Sie eine E-Mailadresse angeben, die vom System nicht erkannt wird, bekommen Sie das durch dieses Symbol 
angezeigt.
Bitte korrigieren Sie in diesem Fall noch einmal Ihre Eingabe.
Durch klicken auf das + Symbol hinter der Empfängeradresse können Sie weitere Email-Empfänger hinterlegen. Klicken Sie auf Speichern, wird Ihnen die Übersicht Ihrer Einstellungen angezeigt:
Wenn Sie Formular ausgefüllt & abgesendet auswählen, bekommen Sie dieses Auswahlfeld angezeigt, in welchem Sie bitte ihre gewünschten Formulare auswählen:
Klicken Sie nun auf Übernehmen und Sie kommen ins Auswahlfenster, in welchem Sie auswählen können, ob Ihr Formular mit Ihrer Vorlage oder einfach nur die ausgefüllten Formularfelder ausgegeben werden sollen:
Sie haben die Wahl der Formularausgabe zwischen Formfrei und Der_Name_Ihres_Formulars (siehe Screenshot) Formfrei heißt, dass das Formular passend auf DIN-A4 in PDF ausgegeben wird, ohne Ihren eigenen Hintergrund und ohne Anordnung der einzelnen Felder, die Sie passend auf Ihr Dokument eingestellt haben!
Nach der Auswahl der gewünschten Ausgabeform werden Sie auf folgende Eingabemaske geleitet, wo Sie bitte auf das + Symbol klicken,
um dann im folgenden Fenster die notwendigen Eingaben machen zu können, damit das Formular nach Erstellung korrekt versendet werden kann.
Wichtig ist, dass Sie die Zuordnung anhaken (wie im obigen Bild zu sehen), aus dem das Formular gesendet werden soll.
Wählen Sie den Kunden für den Formularversand aus, werden die Formulare aus allen Bereichen gesendet, die dem Kunden untergeordnet sind. Wählen Sie einen einzelnen Bereich aus, werden Ihre Formulare ausschließlich aus diesem Bereich versendet, auch wenn Sie das gleiche Formular in einem anderen Bereich dieses Kunden erledigen!
Haben Sie die nötigen Eingaben alle gemacht, müssen Sie nun noch festlegen, wer die Formulare bekommen soll:
Um eine E-Mailadresse einzugeben, welche nicht als Benutzer angelegt ist, schreiben Sie die E-Mailadresse in das Feld und klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol
und klicken dann auf Übernehmen.
Ihre E-Mailadresse ist nun bereit, um endgültig gespeichert zu werden.
Klicken Sie erneut auf Übernehmen, werden die eingetragenen E-Mailadressen angezeigt.
Danach sehen Sie das Einstellungsfenster, in welchem Sie noch weitere E-Mailadressen eintragen können (einfach auf das + Symbol bei der E-Mail klicken) oder Sie können auch weitere Formulare hinzufügen, die nach Erledigung versandt werden sollen:
Nach einem Klick auf Fortfahren sind Ihre Einstellungen fertig und Sie bekommen noch einmal eine Zusammenfassung angezeigt.
Die Einrichtung für den Versand der Formulare ist nun abgeschlossen.
Benachrichtigungsregel für einen Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung anlegen:
Geben Sie einen Namen für Ihre Regel an:
Wählen Sie Alarm durch Arbeitsplatzabsicherung aus:
Tragen Sie Absender und Empfänger in die oberen Felder ein.
Die folgenden beiden Bilder sollen kurz erläutern, welche Eingaben Sie hier tätigen können:
Auch im Textfeld können Sie diese Informationen noch einmal hinterlegen:
Wenn Sie Ihre Eingaben getätigt haben, klicken Sie nur noch auf 
.
Daraufhin bekommen Sie noch eine Übersicht Ihrer Einstellungen angezeigt:
Die Benachrichtigungsregeln für die Statusmeldungen verhalten sich gleich, weswegen wir hier kurz nur die Statusänderungen der Aufgaben erklären:
Wählen Sie bitte die gewünschte Statusänderung (Rundgang oder Aufgabe) aus.
Klicken Sie auf Fortfahren und das Popup für die verfügbaren Auswahl der Aufgaben öffnet sich:
Wählen Sie nun die gewünschte Aufgabe aus, über welche Sie informiert werden möchten und klicken Sie auf Übernehmen.
Sie können natürlich auch mehrere Aufgaben auswählen, über dessen Status Sie informiert werden möchten!
Klicken Sie nun wieder auf Übernehmen und Sie bekommen angezeigt, welcher Status für die Benachrichtigung gewählt wurde.
Jetzt müssen Sie auf Fortfahren klicken und Sie sehen das Eingabefenster für die Absender E-Mail und die Zuordnung, bei welchem Kunden/Objekt (oder unternehmensweit) der Status versendet werden soll.
Nach einem Klick auf Anlegen bekommen Sie das Eingabefenster für die Empfänger E-Mail Adressen angezeigt.
Sie können entweder vordefinierte E-Mail Adressen aus dem System nehmen oder eine E-Mail Adresse manuell eingeben. Dazu klicken Sie in das Feld E-Mail Adresse eingeben und geben die gewünschte E-Mail Adresse ein.
Klicken Sie bei manueller Eingabe einer E-Mail Adresse auf das grüne 
und danach auf Übernehmen. Im folgenden Bild sehen Sie nun die eingegebenen Routing-Regeln.
Ein weiterer Klick auf Fortfahren zeigt Ihnen die komplett eingerichtete Benachrichtigungsregel an.
Die Benachrichtigungsregeln für Rundgang Status und Aufgaben Status werden analog zueinander gleich angelegt.
Neues Gerät eingelernt
Wenn sich ein Benutzer mit einem Gerät versucht anzumelden, welches keine Lizenz besitzt, können Sie sich darüber eine E-Mail senden lassen, sodass Sie direkt darüber informiert sind.
Dazu erstellen Sie, wie weiter oben beschrieben, einfach eine neue Benachrichtigungsregel und wählen dann Neues Gerät eingelernt und klicken auf Fortfahren.
Jetzt folgen wieder die Einstellungen, wo Sie den Absender eingeben müssen,
nach anklicken auf Anlegen wählen Sie aus, wer diese Mail alles bekommen soll.
Nun klicken Sie auf Übernehmen und danach auf Speichern.
Speziell diese Benachrichtigungsregel Neues Gerät eingelernt dürfen Sie für Ihr Unternehmen nur einmal erstellen! Sie dürfen nicht mehrere dieser Regeln erstellen!
Ihre Einrichtung der Benachrichtigungsregel ist nun abgeschlossen.