Mitteilungen benutzen

Mit der Mitteilungsfunktion von COREDINATE ist es sehr leicht möglich, wichtige Informationen an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben.

Verfassen Sie Textnachrichten bei Bedarf mit Anhang und (auf Wunsch) mit Lesebestätigung, diese werden dann in Echtzeit über App oder Portal an Ihr Team weitergegeben.

Der Hauptvorteil unserer Mitteilungen liegt darin, dass Sie keine extra Software installieren müssen und die Aktivitäten in Echtzeit auch ohne mobiles Endgerät ganz bequem am Computer abrufen können.

Erteilen der Rechte für Mitteilungen

Wenn Sie oder ein Mitarbeiter die Mitteilungen sehen sollen (am Portal oder am mobilen Endgerät), müssen Sie einmalig den entsprechenden Mitarbeitern die nötigen Rechte vergeben.
Wie das funktioniert, können Sie hier nachlesen. 

Wenn Sie einem Mitarbeiter für das Portal das Recht für die Mitteilungen geben möchten, wählen Sie dort aus, ob er die Mitteilungen nur sehen oder auch verwalten darf.

 

Für Mitarbeiter, die nur die App nutzen, haben Sie nur die Wahl zwischen Nicht sehen und Sehen.

Setzen Sie Ihre Rechte wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern, somit sind die Mitteilungen für die ausgewählten Mitarbeiter sofort verfügbar.

Mitteilung erstellen

Wenn Sie eine neue Mitteilung erstellen wollen, müssen Sie im Portal links im Hauptmenü auf das Wort Mitteilungen klicken.

 

Sie sehen rechts im hellen Bereich folgendes Bild:

 

Klicken Sie bitte auf Neue Mitteilung erstellen und Sie bekommen ein Popup-Fenster, welches Sie durch die Erstellung leitet.

 

Hier geben Sie zunächst den Titel Ihrer Mitteilung ein (z.B. Brandschutzwache).
Tags, also Schlagwörter, können Sie vergeben, müssen Sie aber nicht.

In das Feld Inhalt schreiben Sie Ihre Nachricht, die für Ihre Mitarbeiter bestimmt ist.

 

Wenn Sie Ihre Eingaben gemacht haben, klicken Sie aus Fortfahren.

Nun wählen Sie aus, wo die Nachricht im mobilen Gerät angezeigt werden soll.
An Alle schickt die Mitteilung an jeden angemeldeten Mitarbeiter, der die Rechte Mitteilungen hat.

Bei Empfänger sehen Sie, wer die Mitteilung alles empfangen kann.

 

Das kann sich ändern, wenn Sie die Mitteilung nur für einen bestimmten Kunden oder sogar nur für einen bestimmten Bereich aktivieren.

Wenn Sie eine Mitteilung ausschließlich für einen bestimmten Kunden oder einen bestimmten Bereich bereitstellen wollen, so dass diese Mitteilung nur von demjenigen gesehen werden kann, der in diesem Bereich oder bei diesem Kunden arbeitet, setzen Sie bitte den Haken vor dem jeweiligen Kunden oder Bereich.

So kann die Mitteilung ausschließlich von den dort in diesen Bereichen arbeitenden Mitarbeitern gesehen werden.

Wenn ein Mitarbeiter einem bestimmten Bereich oder einem bestimmten Kunden zugeordnet ist, (z.B.Mitarbeiter A ist Kunde A oder Bereich A zugeordnet) Kann er Mitteilungen, die an Kunde B oder Bereich B gesendet werden nicht sehen!

Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Nachricht an einen ganz bestimmten Mitarbeiter zu senden. Dann kann ausschließlich der gewählte Mitarbeiter diese Nachricht empfangen!

 

Sonstige Einstellungen am Fuße des Fensters erlauben Ihnen festzulegen, ob eine Lesebestätigung erforderlich ist oder nicht, oder ob Sie erlauben wollen, dass zu Ihrer Mitteilung
Kommentare abgegeben werden dürfen.

Geplante Veröffentlichung

Wenn Sie auf Wählen Sie einen Zeitraum klicken, bekommen Sie eine Kalenderanzeige, in welcher Sie festlegen können, ab wann und zu welcher Uhrzeit die Nachricht an die Mobilgeräte gesendet werden soll.

 

 

Im zweiten Datumsfeld können Sie auch das Enddatum festlegen, bis zu dem die Mitteilung sichtbar sein soll.

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie eine Datei an Ihre Mitteilung anhängen wollen.

Das können Dokumente (z.B. PDF) oder auch Bilder/Fotos usw. sein.

Dazu ziehen Sie ihre gewünschte Datei einfach auf das graue Feld Dateien hier reinziehen oder sie klicken auf Dateien auswählen und es öffnet sich ein Explorerfenster, wo Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können.

Ausführbare Dateien wie EXE oder MSI sind nicht erlaubt.

 

 

Haben Sie Ihre Datei angehängt oder benötigen Sie keine, klicken Sie einfach auf Fortfahren und sie sehen nun die Übersicht Ihrer Mitteilungen mit allen Einträgen.

 

Wenn Sie die Mitteilung noch nicht sichtbar machen möchten, aber dennoch schon erstellen,
klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Die Mitteilung wird nun gespeichert aber nicht veröffentlicht.

Klicken Sie auf Veröffentlichen, wird die Datei zu dem von Ihnen eingetragenen Datum und der Uhrzeit an die Mobilgeräte übertragen.

Haben Sie keine Zeiten eingetragen, geht die Mitteilung sofort an die Mobilgeräte heraus.

Mitteilungen ändern

Es ist möglich, Mitteilungen den aktuellen Gegebenheiten nachträglich anzupassen - sprich zu Ändern.

Wählen Sie bitte die entsprechende Mitteilung aus und klicken dann rechts oben (wie im folgenden Bild zu sehen) auf den kleinen Bleistift

 

 

Folgendes Popup erscheint, welches Sie ja schon kennen und in welches Sie Ihre benötigten Änderungen eintragen können.

 

Klicken Sie wieder auf Fortfahren und gehen Sie genauso vor, wie schon vorher beim erstellen einer Mitteilung.
Wenn Sie alle Einträge gemacht haben, bekommen Sie nach der Änderung folgende Warnmeldung in der Zusammenfassung angezeigt

 

 

Wenn Sie nun auf Veröffentlichen klicken, sieht es am Mobilgerät wie eine neue Nachricht aus, die auch erneut bestätigt werden muss.

 

Bitte beachten Sie: Jede Datei, die Sie in Ihren Mitteilungen anhängen, wird auch zugleich im Dateimanager hinterlegt! Den Umgang mit dem Dateimanager können Sie im Kapitel Wie nutze ich den Dateimanager im Portal nachlesen.