Mitteilungen benutzen

Mit COREDINATE OWKS® können Sie einfach und effizient Mitteilungen an Ihre Mitarbeiter versenden, auch mit Anhängen und Lesebestätigung.

Schreiben Sie Textnachrichten, ggf. mit Anhängen und (falls gewünscht) mit Lesebestätigung, die dann in Echtzeit per App oder Portal an Ihr Team weitergeleitet werden. Der Hauptvorteil unserer Nachrichten ist, dass Sie keine zusätzliche Software installieren müssen und die Aktivitäten einfach in Echtzeit auf Ihrem Computer überprüfen können, auch ohne ein mobiles Gerät.

Einräumung von Rechten für Mitteilungen

Wenn Sie oder ein Mitarbeiter die Nachrichten sehen sollen (im Portal oder auf dem mobilen Gerät), müssen Sie den betreffenden Mitarbeitern einmalig die notwendigen Rechte zuweisen. Wie das funktioniert, können Sie hier nachlesen.

Wenn Sie einem Mitarbeiter das Recht für die Nachrichten für das Portal geben wollen, wählen Sie aus, ob er/sie die Nachrichten nur sehen oder auch verwalten darf.

Für Mitarbeiter, die nur die App nutzen, haben Sie nur die Wahl zwischen Nicht sehen und Sehen. Stellen Sie Ihre Rechte wie gewünscht ein und klicken Sie auf Speichern, damit die Nachrichten sofort für die ausgewählten Mitarbeiter verfügbar sind.

Nachricht erstellen

Wenn Sie eine neue Nachricht erstellen möchten, müssen Sie im Hauptmenü auf der linken Seite des Portals auf das Wort Mitteilungen klicken.

Das folgende Bild ist zentral zu sehen.

Klicken Sie auf + Mitteilung anlegen und ein Pop-up-Fenster wird erscheinen, das Sie durch den Erstellungsprozess führt.

Hier geben Sie zunächst den Titel Ihrer Nachricht ein (z. B. "Neue Informationen"). Sie können Tags, d. h. Schlüsselwörter, vergeben, müssen es aber nicht. In das Feld Inhalt schreiben Sie Ihre Nachricht, die für Ihre Mitarbeiter bestimmt ist.

Wenn Sie Ihre Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie nun aus, wo die Nachricht auf dem mobilen Gerät angezeigt werden soll. Mit An alle wird die Nachricht an jeden angemeldeten Mitarbeiter gesendet, der die Rechte für die Nachricht hat. Mit Empfänger können Sie sehen, wer die Nachricht empfangen kann.

 

Dies kann sich ändern, wenn Sie die Nachricht nur für einen bestimmten Kunden oder sogar nur für einen bestimmten Bereich aktivieren. Wenn Sie eine Nachricht ausschließlich für einen bestimmten Kunden oder Bereich zur Verfügung stellen möchten, so dass diese Nachricht nur von der Person gesehen werden kann, die in diesem Bereich oder mit diesem Kunden arbeitet, setzen Sie bitte ein Häkchen vor dem jeweiligen Kunden oder Bereich. So kann die Mitteilung nur von den Mitarbeitern in diesen Bereichen gesehen werden.

 

 

Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Nachricht an einen bestimmten Mitarbeiter zu senden. Dann kann nur der ausgewählte Mitarbeiter diese Nachricht erhalten. In anderen Feldern am unteren Rand des Fensters können Sie angeben, ob eine Lesebestätigung erforderlich ist oder nicht, oder ob Sie Kommentare zu Ihrer Nachricht zulassen möchten.

Geplante Veröffentlichung

Wenn Sie auf Zeitraum auswählen klicken, wird ein Kalenderbildschirm angezeigt, in dem Sie angeben können, ab wann und um welche Uhrzeit die Nachricht an die mobilen Geräte gesendet werden soll.

Im zweiten Datumsfeld können Sie auch das Enddatum angeben, bis zu dem die Nachricht sichtbar sein soll. Wenn das Enddatum erreicht ist, verschwindet die Nachricht wieder auf dem mobilen Gerät, kann aber weiterhin im Portal eingesehen und geändert werden.

Im nächsten Schritt können Sie wählen, ob Sie eine Datei an Ihre Nachricht anhängen möchten. Dies können Dokumente (z. B. PDF) oder Bilder/Fotos usw. sein. Ziehen Sie dazu einfach die gewünschte Datei auf das graue Feld Dateien hierher ablegen oder klicken Sie auf Dateien auswählen und es öffnet sich ein Explorer-Fenster, in dem Sie die gewünschte Datei suchen und auswählen können.

Wenn Sie Ihre Datei angehängt haben oder keine benötigen, klicken Sie einfach auf Weiter und Sie erhalten eine Übersicht über Ihre Nachrichten mit allen Einträgen

Wenn Sie die Nachricht noch nicht sichtbar machen möchten, aber bereits dabei sind, sie zu erstellen, klicken Sie auf Als Entwurf speichern. Die Nachricht wird nun gespeichert, aber nicht veröffentlicht. Wenn Sie auf Veröffentlichen klicken, wird die Datei zu dem von Ihnen eingegebenen Datum und der Uhrzeit an die mobilen Geräte übertragen. Wenn Sie keine Zeiten eingegeben haben, wird die Nachricht sofort an die mobilen Geräte gesendet.

Meldungen/Mitteilungen ändern

Es ist möglich, Meldungen nachträglich an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen – also zu ändern. Bitte wählen Sie die entsprechende Meldung aus und klicken Sie dann auf den Button mit dem kleinen Stift Mitteilung bearbeiten (wie im folgenden Bild gezeigt). 

Es erscheint das folgende Popup, das Sie bereits kennen und in das Sie Ihre gewünschten Änderungen eintragen können. Ändern Sie nun das Memo nach Ihren Wünschen.

Klicken Sie erneut auf Weiter und verfahren Sie wie bei der Erstellung einer Nachricht.
Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, sehen Sie in der Zusammenfassung nach der Änderung die folgende Warnmeldung, sobald die Nachricht von jemandem gelesen wurde:

Wenn Sie nun auf Veröffentlichen klicken, sieht es auf dem mobilen Gerät wie eine neue Nachricht aus, die auch noch einmal bestätigt werden muss.