Formular anlegen

Mit COREDINATE können Sie einfach neue Formulare erstellen, diese mit Datenfeldern und Ihrer Vorlage versehen und so digitale Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren.

Ein neues Formular anlegen

Mit COREDINATE können Sie in den folgenden Schritten recht einfach ein neues Formular anlegen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü des Portals zunächst den Eintrag Flexible Formulare.

    

   
    

2. Es öffnet sich eine Auflistung aller Formulare, die Sie bisher angelegt haben. Wenn Sie noch kein Formular angelegt haben, ist die Liste natürlich leer. Ein neues Formular erstellen Sie, in dem Sie rechts oben auf  klicken. Im Anschluss vergeben Sie einen Namen für Ihr Formular.

3. Nun sehen Sie die Allgemein – Ansicht des Formulars. Hier können Sie noch eine optionale Beschreibung für das Formular eingeben und bestimmen, ob bereits einmal eingetragene Formulardaten in das neue Formular übernommen werden dürfen.
   

   

4. Durch anklicken von Datenfelder können Sie unter anderem auch formlose Formulare erstellen, indem Sie auf Erstes Datenfeld hinzufügen + klicken:

   

    

5. Geben Sie in dem sich öffnenden Popupfenster dem Formularfeld einen Namen, legen den Datentyp fest, entscheiden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt und geben optional eine Beschreibung ein. Auch haben Sie hier die Möglichkeit zu entscheiden, ob diese Formularfeld in anderen Formularen verwendet werden kann.
   
   
   

6. Wenn Sie auf Hinzufügen klicken, sehen Sie die Liste mit den bereits angelegten Datenfeldern und wie diese erstellt sind:

   

7. Um ein weiteres Datenfeld zu erstellen, klicken Sie bitte auf das + Symbol unter dem erstellten Datenfeld und Sie bekommen erneut ein Popup-Fenster, in welchem Sie wieder Name, Datentyp, Pflichtfeld etc. anlegen können.
   
   

8. Sie können auch bereits bestehende Datenfelder in Ihr Formular übernehmen, wenn Sie auf dieses Symbol klicken, eine Liste mit bereits angelegten Formularfeldern wird angezeigt, aus welcher Sie ein oder mehrere Felder auswählen können.

9. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie rechts unten auf Hinzufügen und die ausgewählten Formularfelder werden mit in die Liste übernommen.

   Bitte beachten Sie, dass Sie den Datentyp (Text, Zahl, Datum, Unterschrift etc.) im Datenfeld nicht mehr verändern können, wenn Sie dieses angelegt haben.

10. Wenn Sie die Reihenfolge der Felder ändern wollen, klicken Sie einfach links über der Liste auf Reihenfolge bearbeiten. Durch anklicken und festhalten lassen sich die Felder nach oben oder nach unten verschieben.
    
    

11. Nach erfolgreicher Änderung klicken Sie einfach auf den grünen Button Reihenfolge speichern, die Liste wird nun aktualisiert dargestellt, wie im nachfolgendem Bild zu sehen.

    
    

Ausgabe mit Ausgabeformular

Sie haben die Möglichkeit, ein Formular so zu gestalten, wie Sie es bereits in Ihrem Unternehmen nutzen. Einer der Vorteile liegt darin, dass Ihr Mitarbeiter nicht mehr mit Zettel und Stift unterwegs ist, sondern alles zentral mit einem Endgerät erledigen kann.

Außer, dass diese nicht mehr Handschriftlich ausgefüllt werden, sondern in Maschinenschrift befüllt werden, ergeben sich optisch sonst keine Unterschiede zu Ihren bisherigen Dokumenten.
Dazu müssen Sie Ihr bereits bestehendes Formular in Papierform in eine Bilddatei umwandeln. Dieses Bild muss im DIN-A 4 Format vorliegen und darf 1 (ein) Megabyte nicht überschreiten.

Klicken Sie bitte auf den Reiter Ausgabe:

 

Danach auf  das grüne Feld + Ausgabe anlegen, es erscheint folgende Ansicht:

 

Um ein Hintergrundbild für die Ausgabe zu laden, klicken Sie bitte auf Hintergrund und dann auf Ein Bild als Hintergrund für die aktuelle Seite hochladen, ein Popup erscheint: 

Klicken Sie auf das graue Feld Auswählen oder auf das Feld ziehen und ein Explorerfenster Ihres Computers öffnet sich, wo Sie das gewünschte Hintergrund auswählen können. Sie können aber auch per Drag & Drop ein Bild direkt in den grauen Kasten ziehen, in beiden Fällen erhalten Sie eine kleine Vorschau. Durch klicken von OK wird das Bild nun als Hintergrund verwendet und wird auch direkt angezeigt.

 

Auf dieses Bild legen Sie nun die benötigten Datenfelder, wie in folgendem Bild ersichtlich.

Dieses Feld lässt sich dann auf die gewünschte Größe ziehen und an die passende Stelle setzen.

                

 

Rechts von der Ausgabevorlage finden Sie die Einstellungen zu den Datenfeldern. Jedes Feld kann einzeln Formatiert werden. Dazu klicken Sie das gewünschte Feld einfach an und es werden die aktuellen Werte der Datenfelder angezeigt. Im folgenden Bild erklären wir kurz die Funktionen:

Auswahl lässt ein Datenfeld ändern oder löscht es

Name zeigt die Bezeichnung des Datenfeldes an

Datentyp stellt die Funktion des Datenfeldes zur Verfügung

Höhe ist die Höhe des Feldes

Breite ist die Breite des Feldes

Schriftgröße wird live beim Verändern angezeigt (Standard ist 12)

Zeilenhöhe bezeichnet den Zeilenabstand (in 0,5er Schritten justierbar)

Rotation passt das Datenfeld in der Neigung an, falls ein Dokument nicht ganz gerade gescannt wurde, damit die Schrift nicht in die Zeilen läuft und lesbar bleibt

Position x ist die horizontale Position des Datenfeldes

Position y ist die vertikale Position des Datenfeldes

Hochformat bezeichnet die Lage des A4-Blattes, kann auf Querformat umgestellt werden

Hintergrund drehen lässt zu, dass man das Bild gerade dreht, wenn es schief gescannt wurde

Alle Textfelder mit Beispieltexten füllen dient dazu, mehrzeilige Textfelder besser an den Zeilenabstand anpassen zu können

Suchen lässt nach einem Datenfeld suchen

Formularfelder in der Ausgabe zeigt an, wieviel Datenfelder im Formular genutzt werden

Nicht in der Ausgabe enthalten sind die Felder, die vorher bei Datenfelder angelegt und noch nicht ausgewählt wurden

 

Zusätzlich können sie die Maus gedrückt halten und mit diesem Rahmen in der PDF Vorschau links mehrere Felder gleichzeitig markieren welche sie dann gemeinsam bearbeiten können.
 

Mit Klicken auf das Bleistift Icon lassen sich Formularfelder im Nachgang editieren. 

Um die einzelnen Datenfelder in ihrer Größe zu ändern, ziehen Sie diese in die gewünschte Länge/Höhe, indem Sie das Feld im Eck oder am Rand anklicken, halten und dann in die gewünschte Größe ziehen, wie in der folgenden Animation zu sehen ist.

 

Welche Felder wofür gedacht sind, erklären wir in folgender Tabelle:

Hier wählen Sie die Felder aus, welche bestimmte vorbelegte Funktionen haben. Diese Funktionen werden nach Ihren Vorgaben direkt vom System automatisch ausgefüllt
	In dieses Feld können Buchstaben als auch Zahlen eingetragen werden
	Das ist für reinen Text, der auch mehrzeilig sein kann
	Dieses Feld lässt nur eine numerische Eingabe zu Die App zeigt nur ein Zahlenfeld
	Dieses Feld ist für "Entweder - Oder" Angaben Wenn einzelne Felder nur angekreuzt werden müssen.
	Hier sind mehrere Felder auswählbar Wenn mehrere Felder angekreuzt werden müssen
	Es kann ein frei wählbares Datum eingetragen werden. In der App wird die Auswahl als Kalender dargestellt
	Die Uhrzeit kann frei gewählt werden In der App wird nur eine Uhrzeit zur Auswahl angeboten
	Dieses Feld dient zur Digitalisierung der Unterschrift von Mitarbeitern oder z.B. Kunden oder Berechtigten. In der App wird mit dem Finger auf dem Display unterschrieben
	Die Möglichkeit, ein Bild aus der Galerie oder direkt über die Kamera in das Formular einzubetten
	Es wird im Portal eine Liste mit bereits erstellten Datenfeldern geöffnet, aus welcher man dann existierende Datenfelder in die Ausgabe übernehmen kann, damit man nicht alle Datenfelder einzeln und neu erstellen muss.

 

Alles, was Sie erstellen, wird automatisch gespeichert. Es ist nicht notwendig, dass Sie das Formular manuell abspeichern müssen.