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Hier erklären wir, was Sie tun können, wenn Berichte nicht bei Ihren Kunden ankommen.
Wenn Sie einmal bemerken, dass Sie oder Ihr Kunde die von Ihnen eingestellten Berichte nicht bekommen, bzw. diese als Spam deklariert werden ist die Hauptursache hierfür in den meisten Fällen der sogenannte spf-Record Ihrer Domain.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten, dieses Problem zu lösen:
1. der spf-Eintrag:
Vereinfacht gesagt definiert dieser spf-record welche Server die Erlaubnis haben, eMails in Ihrem Namen zu versenden.
Wollen sie also beispielsweise als Absenderadresse info@<ihrefirma>.de nutzen, so muss der entsprechende TXT-Eintrag in den DNS-Einstellungen der entsprechenden Domain (<ihrefirma>.de) angepasst werden.
Der Einfachheit halber haben wir alle COREDINATE-Server, welche eMails versenden bereits in einem entsprechenden Eintrag (spf.coredinate.de) zusammengefasst.
Fügen sie diesen Ihrem spf-Eintrag hinzu, so berechtigen Sie unsere Server offiziell zum Versand Ihrer eMails.
Ein Beispiel:
Ihr spf-Eintrag lautet: v=spf1 include:spf.protection.outlook.de -all
Dann müssen Sie vor das include:spf.protection.outlook.de noch ein include:spf.coredinate.de schreiben, damit der Eintrag entsprechend angepasst wird.
Der fertige Eintrag sieht dann folgendermaßen aus:
v=spf1 include:spf.coredinate.de include:spf.protection.outlook.de -all
Wie diese Eintragungen gemacht werden und an welcher Stelle, das weiß der Administrator, welcher Ihre Domain betreut.
Die Verlinkung zu spf-record.de erfolgt mit Genehmigung durch Internexum.de
Viele öffentliche E-Mailprovider (z.B. t-online) deklarieren die E-Mails als Spam. Daher folgender Tipp:
Wenn Sie nicht wissen, wie man diesen spf-Eintrag verändert und auch niemanden kennen, der das für Sie eintragen kann, geben Sie als Absendeadresse bitte noreply@coredinate.de ein.
Dann sollten Ihre E-Mails wieder in Ihrem gewohnten Postfach erscheinen.
2. Ihren eigenen E-Mailserver im Portal einrichten:
Melden Sie sich im Portal bitte als Administrator an.
Klicken Sie links im Hauptmenü bitte auf Administration - Unternehmensprofil
und danach rechts in der Reiterleiste auf Eigener E-Mail-Server.
Sie erhalten folgende Ansicht:
Klicken Sie nun auf den grünen Button Mailserver einrichten und die Konfigurationsansicht erscheint:
Jetzt klicken Sie bitte rechts von Konfiguration auf das Bearbeiten-Symbol (der kleine Bleistift), um die Einträge zu bearbeiten:
Geben Sie hier bitte alle notwendigen Daten ein.
Welche Einträge und Ports Sie benötigen und ob STARTTLS aktiviert werden muss, weiß in der Regel Ihr Ansprechpartner für Ihren E-Mailserver bzw. für Ihre IT.
Haben Sie alle Einträge getätigt, klicken Sie bitte auf speichern.
Zu guter Letzt müssen Sie den Mailserver noch aktivieren.
Geben Sie – wie in folgendem Bild zu erkennen - eine E-Mailadresse an, zu welcher die Testmail gesendet werden soll, danach klicken Sie darunter bitte auf den grünen Button Mailserver aktivieren.
Es wird sogleich eine Testmail an die von Ihnen eingegebene Mailadresse versendet und Ihr Mailserver ist aktiv.
Wenn Sie den Mailserver, welchen Sie eingerichtet haben nicht mehr benötigen oder ihn ändern wollen, klicken Sie bitte auf den roten Button Mailserver entfernen. Danach ist der Mailserver gelöscht und Sie können bei Bedarf einen neuen anlegen.
Bitte beachten Sie, dass Gmail-Konten mit dem Mailserver nicht funktionieren!
Bei anderen Mailprovidern kann es durchaus möglich sein, dass Sie die Option erst in Ihrem E-Mailkonto aktivieren müssen, um Mails von Ihrem eigenen Konto zu versenden.
Wie Sie das machen können Sie ggfs. bei Ihrem Mailprovider erfragen oder im Internet nachschauen.
War die Aktivierung erfolgreich, bekommen Sie folgende Anzeige
und Sie können fortan die Berichte über Ihren eigenen Mailserver an Ihre Kunden versenden.