Die Dienstplanung

Mit unserem Dienstplaner können Sie Schichten, Urlaube, Krankenzeiten und auch andere An- und Abwesenheiten planen.

Der Dienstplaner muss im Portal unter Administration –> Module erst aktiviert werden.

Nach der Aktivierung des Moduls müssen noch bei den Mitarbeitern die Module Dienstplan aktiviert werden, sofern diese Zugriff auf auf die eigenen Schichten usw. haben und in Schichten eingebunden werden sollen.

Das Menü des Dienstplaners ist wie folgt aufgebaut:

Übersicht:

Möchten Mitarbeiter eine Schicht oder einen Dienst tauschen, wird das hier in der Übersicht dargestellt. Ebenso kann hier auf einen Blick angezeigt werden, wenn Mitarbeiter Abwesenheiten beantragen. Wird ein Tausch angeboten und ein Mitarbeiter bietet sich zum Tausch an, wird hier an dieser Stelle die Genehmigung durch eine berechtigte Person erteilt (der Tausch wird bestätigt und der Mitarbeiter, welcher den Tausch angenommen hat, stattdessen in die Schicht eingetragen).

Schichtplanung:

Hier können Sie Ihre Schichten erstellen und die benötigten Mitarbeiter den jeweiligen Schichten zuweisen. Werden Qualifikationen für die Schicht gefordert, die ein Mitarbeiter nicht erfüllt, bekommen Sie eine Warnmeldung, können den Mitarbeiter aber trotzdem hinzufügen.

Meine Schichten:

An dieser Stelle werden Ihnen die Schichten angezeigt, bei denen Sie eingeteilt sind. Rechts bei Aktion können Sie auch eine Schicht oder einen Tag der Schicht zum Tausch anbieten.

Option 1: Sie wissen noch nicht, welcher Mitarbeiter Sie in dieser Schicht oder an diesem Tag vertreten kann.

Option 2: Ein Mitarbeiter hat angeboten, den Tag oder die Schicht zu übernehmen. Dieser kann hier explizit ausgewählt werden. Ein Tausch bedarf i.d.R. der Zustimmung von einer berechtigten Person (z.B. Schichtleiter).

Meine Abwesenheiten:

In diesem Menüpunkt können Sie – sofern Sie die Berechtigung dafür haben – eigene Abwesenheiten eintragen bzw. ansehen. Je nach Abwesenheitsart, welche Sie angeben wollen,  kann es sein, dass diese jedoch zuerst genehmigt werden muss. Des Weiteren können Sie in diesem Menüpunkt die Synchronisation mit Ihrem Microsoft Office Konto einrichten. Wenn Sie die Synchronisierung aktivieren, müssen Sie sich im folgenden Schritt zuerst an Ihrem Microsoft Konto anmelden (andere Konten werden derzeit noch nicht unterstützt). Sie können auch auf einen Blick sehen, wie viele Urlaubstage Sie insgesamt haben, wie viele davon verbraucht sind und wie oft Sie krank waren. 

Mein Urlaubsanspruch:

Hier sehen Sie den Zeitraum, für welchen Sie wie viele Tage Urlaub und wieviel Sie davon bereits verbraucht haben.

Schichten:

Das ist der Menüpunkt, an welchem alle angelegten Schichten nebst den wichtigsten Informationen zu den Schichten aufgelistet sind.

Abwesenheiten:

An dieser Position werden Ihnen die Abwesenheiten von allen Mitarbeitern auf einen Blick angezeigt und um welche Abwesenheitsarten es sich handelt bzw. wie lange die Abwesenheit dauert oder gedauert hat.

Einstellungen:

In den Einstellungen werden: 

• Abwesenheitsarten angelegt und ob diese einer Genehmigung bedürfen, wenn diese vom Benutzer eingetragen werden.
• Lohnartgruppen werden in einem Weiteren Tab festgelegt, die später Mitarbeitern zugeordnet werden können (z.B. Samstags- Sonntags- oder Feiertagszuschläge). Diese sind zudem mit Lohnartnummern, z.B. von DATEV, oder mit speziellen Schlüsselnummern anlegbar, die dann beim Export in andere Software verwendbar sind.
• Pausenzeitregeln dienen zum Anlegen von Pausenzeiten, die für eine bestimmte Menge an Arbeitszeit mindestens eingehalten werden müssen.