Dienstplaner aktivieren

Mit unserem Dienstplaner können Sie Schichten, Urlaube, Krankenzeiten und auch andere An- und Abwesenheiten planen. Hier erklären wir die Aktivierung und Grundeinrichtung des Dienstplaners.

Der Dienstplaner muss im Portal unter Administration –> Module erst aktiviert werden.

Admin_modul_menue

Wenn Sie noch keine Testphase für das Dienstplanmodul hatten, können Sie hier das Modul 14 Tage unverbindlich mit allen Funktionen testen:

Admin_modul_dp_testen

Hatten Sie bereits eine Testphase und die ist abgelaufen, können Sie an dieser Stelle das Modul kostenpflichtig buchen:

Admin_modul_dp_buchen_tph_abgelauf

Nach einem Klich auf den Button Modul buchen bekommen Sie einen Hinweis angezeigt:

Admin_modul_dp_buchen_hinweis

Wenn Sie jetzt auf Kostenpflichtig buchen klicken, erscheint noch ein Popup mit der Bestätigung der Buchung:

Admin_modul_dp_buchen_hinweis_02

Schließen Sie nun das Fenster mit einem Klick auf OK

Mit dem aktivierten Modul Dienstplan können sich die Mitarbeiter, welche das Modul Dienstplan aktiv haben, die App auf ihre privaten Mobilgeräte herunterladen und dort alle Schichten einsehen, denen Sie zugeordnet sind. Ebenso ist es möglich, in dieser App Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub usw. zu beantragen. In der App können auch Anfragen zum Tauschen von Schichten gestellt werden und die Mitarbeiter können sich in Schichten "einstempeln", also die Zeiterfassung starten und beenden, sofern sie das Recht im Portal bekommen haben.

 

Vorbereitung der Mitarbeiter für den Dienstplan:

Nach der Aktivierung des Moduls müssen noch unter Administration -> Benutzer bei den Mitarbeitern das Modul Dienstplan aktiviert werden, sofern diese Zugriff auf auf die eigenen Schichten usw. haben und in Schichten eingebunden werden sollen.

Sie können für die Mitarbeiter das Dienstplanmodul komfortabel auf einen "Streich" buchen oder jedem Mitarbeiter das Modul einzeln aktivieren.

Mehrere Mitarbeiter auf einmal:

Einfach links von den Namen der Mitarbeiter das Kästchen anhaken.

Wenn alle gewünschten MA ausgewählt sind, oben in der blauen Zeile auf den Button "Aktion" klicken und im folgenden Dropdown-Menü "Modul buchen" auswählen.

Dienstplan_ma_modul_buchen_mehrfach_01

 

Im folgenden Fenster werden noch einmal die im Portal angelegten Mitarbeiter gelistet, hier sieht man noch einmal, wer das Modul erhalten soll. 

Dienstplan_ma_modul_buchen_mehrfach_03

Nach dem Klick auf "Kostenpflichtig buchen" sind die gebuchten Module der Mitarbeiter sofort aktiv und die Mitarbeiter können in den Schichten geplant werden.

Dienstplan_ma_modul_buchen_mehrfach_02

Für einzelne Mitarbeiter klicken Sie auf den gewünschten Mitarbeiternamen, dann auf den Reiter "Module" und dann im Modul Dienstplan auf den Button Buchen.

Dienstplan_ma_modul_buchen_einfach_01

Ein Hinweis erscheint, auf welchen Sie noch auf "Kostenpflichtig buchen" anklicken müssen, damit das Modul für diesen Mitarbeiter aktiv wird.

Dienstplan_ma_modul_buchen_einfach_02

 

Wird das Modul Dienstplan für einen Mitarbeiter gebucht, werden in seinem Profil zusätzliche Reiter hinzugefügt.

Diese lauten:

  • Urlaubskontingente
    Hier muss eingetragen werden, wieviel Urlaub ein Mitarbeiter zur Verfügung hat.
    Bleibt dieser Eintrag frei, kann kein Urlaub beantragt werden.
  • Qualifikationen 
    Sie können verschiedene Qualifikationen eintragen, wie z.B. §34a.
    Ebenso können Sie hier beim Anlegen oder Zuweisen einer Qualifikation festlegen, ob diese ablaufen kann oder immer gültig ist.
  • Vertragsdaten
    An dieser Stelle können Sie pauschal monatliche Mindest- und Maximalstundensätze für den Mitarbeiter eintragen, Wochenarbeitszeiten festlegen oder auch Pausen- und Ruhezeiten eintragen.

 

Das Menü des Dienstplaners ist wie folgt aufgebaut:

Übersicht

Allgemeine Ansicht offener Tausch- und Abwesenheitsabfragen

Schichtplanung

Allgemeine Ansicht aller geplanten Schichten und der aktivierten Mitarbeiter

Meine Schichten

Eigene Ansicht von Schichten, Tauschanfragen und Ausschreibungen

Meine Abwesenheiten

Ansicht eigener Abwesenheiten und Synchronisierung von Microsoft Outlook

Meine Verfügbarkeiten

Ansicht eigener Verfügbarkeiten

Mein Urlaubsanspruch

Ansicht des eigenen Urlaubskontingent inkl. verfügbarer und verbrauchter Urlaubstage

Schichten

Allgemeine Ansicht aller angelegten Schichten

Abwesenheiten

Allgemeine Ansicht aller Abwesenheiten

Einstellungen

Einstellungen der Abwesenheitsarten mit/ohne Genehmigungspflicht, Lohnartgruppen und Pausenzeitregeln

Übersicht:

Möchten Mitarbeiter eine Schicht oder einen Dienst tauschen, wird das hier in der Übersicht dargestellt. Ebenso kann hier auf einen Blick angezeigt werden, wenn Mitarbeiter Abwesenheiten beantragen. Wird ein Tausch angeboten und ein Mitarbeiter bietet sich zum Tausch an, wird hier an dieser Stelle die Genehmigung durch eine berechtigte Person erteilt (der Tausch wird bestätigt und der Mitarbeiter, welcher den Tausch angenommen hat, stattdessen in die Schicht eingetragen).

Schichtplanung:

Hier können Sie Ihre Schichten erstellen und die benötigten Mitarbeiter den jeweiligen Schichten zuweisen. Werden Qualifikationen für die Schicht gefordert, die ein Mitarbeiter nicht erfüllt, bekommen Sie eine Warnmeldung, können den Mitarbeiter aber trotzdem hinzufügen.

Meine Schichten:

An dieser Stelle werden Ihnen die Schichten angezeigt, bei denen Sie eingeteilt sind. Rechts bei Aktion können Sie auch eine Schicht oder einen Tag der Schicht zum Tausch anbieten.

Option 1: Sie wissen noch nicht, welcher Mitarbeiter Sie in dieser Schicht oder an diesem Tag vertreten kann.

Option 2: Ein Mitarbeiter hat angeboten, den Tag oder die Schicht zu übernehmen. Dieser kann hier explizit ausgewählt werden. Ein Tausch bedarf i.d.R. der Zustimmung von einer berechtigten Person (z.B. Schichtleiter).

Meine Abwesenheiten:

In diesem Menüpunkt können Sie – sofern Sie die Berechtigung dafür haben – eigene Abwesenheiten eintragen bzw. ansehen. Je nach Abwesenheitsart, welche Sie angeben wollen,  kann es sein, dass diese jedoch zuerst genehmigt werden muss. Des Weiteren können Sie in diesem Menüpunkt die Synchronisation mit Ihrem Microsoft Office Konto einrichten. Wenn Sie die Synchronisierung aktivieren, müssen Sie sich im folgenden Schritt zuerst an Ihrem Microsoft Konto anmelden (andere Konten werden derzeit noch nicht unterstützt). Sie können auch auf einen Blick sehen, wie viele Urlaubstage Sie insgesamt haben, wie viele davon verbraucht sind und wie oft Sie krank waren. 

Mein Urlaubsanspruch:

Hier sehen Sie den Zeitraum, für welchen Sie wie viele Tage Urlaub und wieviel Sie davon bereits verbraucht haben.

Schichten:

Das ist der Menüpunkt, an welchem alle angelegten Schichten nebst den wichtigsten Informationen zu den Schichten aufgelistet sind.

Abwesenheiten:

An dieser Position werden Ihnen die Abwesenheiten von allen Mitarbeitern auf einen Blick angezeigt und um welche Abwesenheitsarten es sich handelt bzw. wie lange die Abwesenheit dauert oder gedauert hat.

Einstellungen:

In den Einstellungen werden: 

  • Abwesenheitsarten angelegt und ob diese einer Genehmigung bedürfen, wenn diese vom Benutzer eingetragen werden.
  • Lohnartgruppen werden in einem Weiteren Tab festgelegt, die später Mitarbeitern zugeordnet werden können (z.B. Samstags- Sonntags- oder Feiertagszuschläge). Diese sind zudem mit Lohnartnummern, auch von DATEV, oder mit speziellen Schlüsselnummern anlegbar, die dann beim Export in andere Software verwendbar sind.
  • Pausenzeitregeln dienen zum Anlegen von Pausenzeiten, die für eine bestimmte Menge an Arbeitszeit mindestens eingehalten werden müssen. Das System zieht dann die Pausen automatisch ab oder passt sie an, wenn der MA weniger Pause macht, als vorgegeben.

Einige Einstellungen sollten global im Menü Dienstplanung -> Einstellungen durchgeführt werden, dazu gehören (falls benötigt):

Abwesenheitsarten

Abwesenheitsarten individuell anlegen und festlegen ob diese durch einen Vorgesetzten genehmigungspflichtig und/oder bezahlt ist.

Lohnartgruppen (noch nicht veröffentlicht)

An dieser Stelle werden Lohnartgruppen, Zuschläge etc. eingetragen, um für die spätere Abrechnung in ein Lohnprogramm übertragen werden zu können.

Regeln

Hier können Sie mehrere Pausenzeit- und Ruhezeitregeln erstellen, die später auf die einzelnen Mitarbeiter angewandt werden können.