Digitales Wachbuch
Bei der letzten Kundenrevision fehlten drei Wachbuch-Einträge. Der Auftraggeber wollte wissen, ob der Rundgang am Mittwoch um 22:15 Uhr stattgefunden hat. Die Antwort kam aus einem handschriftlichen Ordner. Oder eben nicht.
In COREDINATE OWKS entsteht das Wachbuch automatisch. Revisionssicher, sofort verfügbar, ohne Nacherfassung.
„Durch die Umstellung auf COREDINATE im Jahr 2018 konnten wir unsere Prozesse deutlich optimieren, Kosten reduzieren und gleichzeitig wertvolle Ressourcen wie Papier einsparen. Arbeitsabläufe und die Kommunikation mit unseren Ansprechpartnern sind spürbar effizienter geworden."
Marco Philipp · Universitätsklinikum Freiburg
Was ist ein digitales Wachbuch?
Ein Wachbuch (auch Dienstbuch oder Wachdienstprotokoll) ist die offizielle Dokumentation aller Tätigkeiten und besonderen Vorkommnisse während einer Schicht im Sicherheitsdienst. Es dient als Nachweis gegenüber Auftraggebern, Behörden und Versicherungen und kann im Streitfall vor Gericht herangezogen werden. In der Praxis haben sich drei Generationen etabliert, die parallel im Markt existieren.
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Papier-Wachbuch
Der Mitarbeiter füllt ein gebundenes Buch handschriftlich aus, oft am Schichtende und aus dem Gedächtnis. Lücken, schwer lesbare Einträge und nachträgliche Manipulationen sind häufig. Auswertungen erfordern manuelles Durchblättern.
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Hybrid-Wachbuch
Eine elektronische Variante, bei der Einträge zwar digital erfasst, aber erst zeitversetzt synchronisiert werden. Der Auftraggeber sieht den Bericht meist erst am Folgetag, und die Erfassung bleibt manuell.
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Vollständig digitales Wachbuch
Smartphone-basiert wie in COREDINATE OWKS. Jeder Kontrollpunktscan, jedes Ereignis, jede Aufgabe und jede Schlüsselübergabe fließt automatisch mit Zeitstempel ins Wachbuch. Manuelles Übertragen entfällt.
Was das Wachbuch automatisch erfasst
Acht Datentypen fließen ohne manuelle Nacherfassung in das digitale Wachbuch. Die drei häufigsten im Überblick.
| Was wird erfasst | Wie | Technische Eigenschaft |
|---|---|---|
| Kontrollpunktscans | NFC-Tag, Bluetooth Beacon oder GPS-Punkt | Zeitstempel unveränderbar nach Upload · Offline-Puffer 4–5 Tage |
| Ereignisse | Foto + Diktat mit Auto-Transkription | Echtzeit-Übertragung · kategorisierbar · Fotobeweise unveränderbar |
| Schichtzeiten | Automatisch beim Scan an definierten Kontrollpunkten | CSV-Export · Lohnbuchhaltungs-kompatibel · keine Stundenzettel |
Alle 8 Datentypen anzeigen ▾
| Schlüsselübergaben | Manuelle Dokumentation oder NFC-Schlüsselplomben | Vollständige Bewegungshistorie · pro Bereich im Bericht (seit Release 9.24.1) |
| Formulardaten | Ausgefüllte flexible Formulare | Direkt im Wachbuch enthalten (seit Release 9.23) · strukturiert exportierbar |
| Geofencing-Einträge | Betreten und Verlassen geografischer Bereiche | Getrennte Einträge für Eintritt und Austritt (seit Release 9.25) |
| Aufgabenstatus | Erscheint automatisch beim Scan | "Erledigt / Nicht erledigt + Begründung", lückenlos im Wachbuch |
| Alarmauslösungen | Manueller Notfallknopf oder Inaktivität | DIN V VDE V 0825-11 · GPS-Position und letzter Scan beigefügt |
Im Portal filtern Sie Einträge nach Datum, Mitarbeiter, Objekt, Ereignistyp oder Stichwort. Wenn Ihre Auftraggeberin eine Vorfallsmeldung vom letzten Quartal anfordert, finden Sie den passenden Eintrag in unter einer Minute. Mehr zu Auswertungen →
Aus jeder Wachbuch-Ansicht lassen sich PDF-Reports für interne Auswertungen oder Auftraggeber-Reportings generieren. Wer einen Kundenzugang hat, sieht die für ihn freigegebenen Einträge selbst, ohne dass Ihre Einsatzleitung Berichte verschicken muss.
In Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern speichert die App alle Einträge bis zu fünf Tage lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Mit den flexiblen Formularen bilden Sie bestehende Papierchecklisten digital nach und verknüpfen sie mit Kontrollpunkten. Beim Scannen erscheint automatisch die zugehörige Checkliste. Pflichtfelder verhindern, dass Punkte übersprungen werden.
Was sich am Wachbuch verbessert hat
Vier Updates aus den letzten Releases, die im täglichen Einsatz spürbar sind.
Formulardaten direkt im Wachbuch
Release 9.23. Alle Formulardaten fließen unmittelbar ins Wachbuch ein. Eine Schicht ergibt damit eine durchgehende Dokumentation an einem Ort. Reports an Auftraggeber lassen sich ohne Nachbearbeitung erzeugen.
Schlüsselprotokoll bereichsweise im Bericht
Release 9.24.1. Schlüsselübergaben erscheinen jetzt pro Bereich im Wachbuch-Bericht. Die Schlüsselverantwortung pro Objekt ist damit ohne manuelle Nacharbeit nachvollziehbar.
Geofencing als Kontrollpunkt-Typ
Release 9.25. Geofences lassen sich als eigenständiger Kontrollpunkt-Typ anlegen. Das Wachbuch erfasst Betreten und Verlassen automatisch als getrennte Einträge. Ideal für weitläufige Areale ohne NFC-Tags.
COREDINATE Community
Release 9.25. Im Portal können Sie Funktionswünsche posten, Vorschläge anderer Kunden kommentieren und liken. Jeder Vorschlag erhält einen sichtbaren Status: Öffentlich, Zur Entwicklung ausgewählt, Umgesetzt oder Geschlossen.
Wachbuch-Pflicht: Drei Anforderungen, drei Antworten
Wer im Sicherheitsgewerbe nach §34a GewO tätig ist, unterliegt der Bewachungsverordnung. Sie stellt drei zentrale Anforderungen an die Wachbuch-Dokumentation.
| Anforderung | Was das bedeutet | Wie COREDINATE das löst |
|---|---|---|
| Lückenlosigkeit | Jede sicherheitsrelevante Tätigkeit muss erfasst werden. | Acht Datentypen fließen automatisch ins Wachbuch, ohne manuelle Eingabe. |
| Revisionssicherheit | Einträge dürfen nachträglich nicht verändert werden. | Serverseitige Zeitstempel. Nach Upload kein Eintrag veränderbar, auch nicht durch Admins. |
| Auswertbarkeit | Aufzeichnungen müssen strukturiert verfügbar sein. | Volltextsuche, Filter nach Datum/Mitarbeiter/Objekt, PDF-Reports auf Knopfdruck. |
Hinzu kommen die mehrjährige Aufbewahrungspflicht und der Datenschutz nach DSGVO. COREDINATE hält Wachbuch-Daten über die gesamte Vertragslaufzeit vor (GPS-Tracks zusätzlich sechs Monate). Die Server stehen geo-redundant in Frankfurt am Main.
Was Ihr Auftraggeber im Wachbuch sieht
Schluss mit manuellem Reporting
Ihr Auftraggeber bekommt konfigurierbaren Direktzugriff auf Echtzeit-Daten und PDF-Reports. Was er sieht, steuern Sie über das Rechtesystem. Das ersetzt E-Mail-Anhänge, tägliche Zusammenfassungen und Folgefragen am Telefon. Bei Ausschreibungen ist der optionale Kundenzugang oft das Argument, das den Zuschlag bringt.
Echtzeit-Einblick statt Nachfragen
Aktive Schichten, abgeschlossene Kontrollpunkte und gemeldete Ereignisse mit Fotobeweisen sind jederzeit einsehbar. Auftraggeber, die mehrere Dienstleister vergleichen, erkennen sofort den Unterschied.
Häufige Fragen zum digitalen Wachbuch
Was ist ein Wachbuch?
Ein Wachbuch ist die offizielle Dokumentation aller Tätigkeiten und besonderen Vorkommnisse während einer Schicht im Sicherheitsdienst. Es dient als Nachweis gegenüber Auftraggebern, Behörden und Versicherungen und ist nach der Bewachungsverordnung für gewerbliche Sicherheitsdienste verpflichtend.
Wer muss ein Wachbuch führen?
Alle gewerblichen Sicherheitsdienste, die nach §34a der Gewerbeordnung tätig sind, sind zur Dokumentation ihrer Bewachungsvorgänge verpflichtet. Das gilt für Objektschutz, Werkschutz, Veranstaltungssicherheit, Streifendienste und alle weiteren bewachenden Tätigkeiten.
Ist ein digitales Wachbuch rechtssicher?
Ja, sofern das System die Anforderungen an Lückenlosigkeit, Revisionssicherheit und Auswertbarkeit erfüllt. COREDINATE OWKS erfüllt diese Anforderungen über serverseitige Zeitstempel, einen vollständigen Audit-Trail und nach Upload nicht mehr veränderbare Einträge.
Was kostet ein digitales Wachbuch?
Das digitale Wachbuch ist in jedem COREDINATE-Paket enthalten. Ab 32 € pro Benutzer und Monat im Langzeitvorteil-Tarif (2 Jahre Laufzeit) oder 52 € im Flex-Tarif (monatlich kündbar). Alle Funktionen sind in beiden Paketen identisch. Zur Preisübersicht →
Wie lange muss ein Wachbuch aufbewahrt werden?
Die Bewachungsverordnung verlangt, dass Aufzeichnungen über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. In COREDINATE werden Wachbuch-Daten über die gesamte Vertragslaufzeit aufbewahrt, GPS-Tracks zusätzlich für sechs Monate.
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Wachbuch in 30 Minuten live erleben
Im kostenlosen Testset ist alles enthalten: NFC-Tags, Zugang zum Portal und der volle Funktionsumfang für 14 Tage. Wachbuch, Berichte, Kundenzugang und alle anderen Funktionen inklusive. Ab 32 € pro Benutzer und Monat.
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