Flexible Formulare
Klemmbrett, ausgedruckte Checkliste, kuli, Plastikfolie gegen Regen. Am Schichtende fehlen drei Häkchen, ein Zettel ist nass, eine Unterschrift unleserlich. Das ist das Original-Setup im Wachdienst — bis heute.
Mit Flexiblen Formularen bilden Sie bestehende Papier-Checklisten 1:1 digital nach. Verknüpft mit Kontrollpunkten, mit Pflichtfeldern, ohne Nachbearbeitung. Direkt im Wachbuch.
„Einfach praktisch, dass wir nun Checklisten bereitstellen können, die automatisch auf dem Smartphone erscheinen. Mit vorgegebenen Pflichtfeldern wird nichts mehr übersehen. Wir arbeiten nun noch sorgfältiger als vorher."
Stimme aus dem Sicherheitsdienst · COREDINATE-Bestandskunde
Papierformulare digital nachbauen — in Minuten
Ihr Team übernimmt während des Rundgangs immer wieder kleine Aufgaben? Dann legen Sie das Klemmbrett mitsamt Ihren Papierformularen beiseite. Mit COREDINATE® können Sie jedes bestehende Formular einfach und schnell nachbauen und Ihren Mitarbeitern auf dem Diensthandy oder Tablet zur Verfügung stellen.
Die erstellten Formulare lassen sich an eine Aufgabe koppeln, an die COREDINATE auf Wunsch dann auch erinnert. Beispiel: Ihr Mitarbeiter scannt den Kontrollpunkt im Heizungskeller — und die Aufgabe „Wasseruhr ablesen" öffnet sich samt zugehöriger Checkliste zum Ausfüllen. Da COREDINATE immer responsive arbeitet, sehen sogar große Formulare auf einem kleinen Handy noch gut aus.
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Welche Formulare im Sicherheitsdienst typisch sind
Sechs Formular-Typen, die in fast jedem Sicherheitsdienst täglich gebraucht werden — alle in den Flexiblen Formularen abbildbar.
| Formular-Typ | Wann | Pflichtfelder typischerweise |
|---|---|---|
| Übergabeprotokoll | Schichtwechsel, Objektübergabe | Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, besondere Vorkommnisse |
| Wartungs-/Begehungs-Checkliste | Wiederkehrende Rundgang-Aufgaben | Status pro Position, Foto bei Auffälligkeit |
| Revisionsbericht | Kunden-Audits, FKS-Prüfung | Unterschrift, Zeitstempel, Belegnummern |
| Mängel-/Schadensliste | Bei Feststellung im Objekt | Foto, Beschreibung, Schweregrad, Folgeaktion |
| Brandwache-Protokoll | Während/nach Schweißarbeiten | Beginn, Ende, Kontrollintervall, Mitarbeiter |
| Inventur/Empfangsprotokoll | Werte-, Schlüssel- oder Materialübergaben | Stückzahl, Unterschrift, Eingangsdatum |
Unvollständige Checklisten sind Geschichte. Mit Pflichtfeldern blockiert die App den Abschluss, bis alle relevanten Positionen erfasst sind. Im Portal sieht der Disponent zusätzlich, welche Formulare unvollständig zurückgegeben wurden.
Ein Formular lässt sich an einen Kontrollpunkt und eine Aufgabe binden. Beim Scannen erscheint die Checkliste automatisch — kein Suchen in Menüs, keine Vergessenheit.
Ausgefüllte Formulare fließen unmittelbar in das digitale Wachbuch ein. Reports an Auftraggeber lassen sich ohne Nachbearbeitung erzeugen. Eine Schicht — eine durchgehende Dokumentation.
In Tiefgaragen, Kellern oder Funklöchern speichert die App ausgefüllte Formulare 5 Tage lokal auf dem Gerät und synchronisiert automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Internet ist keine Voraussetzung.
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Vom Scan zum ausgefüllten Formular in 4 Schritten
So sieht der Ablauf für „Wasseruhr ablesen im Heizungskeller" in der Praxis aus.
Kontrollpunkt scannen
Mitarbeiter scannt den NFC-Tag am Heizungskeller. Automatisch erscheint die hinterlegte Checkliste auf dem Smartphone.
Checkliste ausfüllen
Zählerstand eintragen, Foto vom Display anhängen, ggf. Auffälligkeit per Diktat dokumentieren. Pflichtfelder sind markiert.
Speichern und übermitteln
Mit Klick auf „Speichern" wird das Formular in Echtzeit ans Portal übertragen — oder offline gepuffert, falls kein Empfang.
Im Wachbuch dokumentiert
Das ausgefüllte Formular erscheint direkt im Wachbuch der Schicht. Auftraggeber, die Zugriff haben, sehen es sofort.
Digital statt analog: Ihre Vorteile
Verabschieden Sie sich von Papierformularen und Checklisten — die COREDINATE-App (Android und iOS) auf Ihrem Diensthandy genügt. Mit Pflichtfeldern sind unvollständige Checklisten Geschichte. Alle eingetragenen Daten sind in Echtzeit im COREDINATE-Portal einsehbar — und damit auch in den Auswertungen, im Wachbuch und (sofern freigegeben) im Kundenzugang.
Praktisch bedeutet das: kein Abtippen am Ende der Schicht, kein Suchen nach verschwundenen Papierprotokollen, keine unleserlichen Handschriften. Was während des Rundgangs erfasst wird, ist sofort in den Reports verfügbar.
Was Ihr Auftraggeber von digitalen Formularen sieht
Kein Übertrag, kein Verlust
Was der Mitarbeiter ausfüllt, ist sofort im Portal. Keine Klemmbrett-Logistik, kein Abtippen, keine verlorenen Belege. Bei kundenseitigen Audits zeigen Sie die Formulare direkt aus dem System — mit Zeitstempel und Mitarbeiterbezug.
Belege in Echtzeit
Über den optionalen Kundenzugang sieht der Auftraggeber die ausgefüllten Checklisten zur gleichen Zeit wie Ihre Disposition — mit allen Fotos und Diktat-Transkriptionen. Bei Audits ein erheblicher Vorsprung.
Häufige Fragen zu Flexiblen Formularen
Welche Papierformulare lassen sich digitalisieren?
Praktisch jedes Formular, das auf einer Klemmbrett-Liste Platz findet: Übergabeprotokolle, Schichtprotokolle, Revisionschecklisten, Wartungs- und Begehungsprotokolle, Mängel- und Schadenslisten, Brandwache-Protokolle, Empfangsprotokolle, Inventurlisten. Beliebig viele Feldtypen — Text, Auswahl, Checkbox, Datum, Foto.
Wie verknüpfe ich Formulare mit Kontrollpunkten?
Im Portal koppeln Sie ein Formular an einen oder mehrere Kontrollpunkte. Sobald der Mitarbeiter den Punkt scannt, öffnet sich die zugehörige Checkliste automatisch auf dem Smartphone. Pflichtfelder verhindern, dass die Checkliste unvollständig abgeschlossen wird.
Was kostet das Modul Flexible Formulare?
10 € pro Lizenz pro Monat, unabhängig von der Nutzerzahl. Sie können beliebig viele Mitarbeiter mit dem Modul ausstatten. Monatlich kündbar. Zur Preisübersicht →
Sind die ausgefüllten Formulare im Wachbuch sichtbar?
Ja. Seit Release 9.23 fließen Formulardaten direkt in das digitale Wachbuch ein. Eine Schicht ergibt damit eine durchgehende Dokumentation an einem Ort. Berichte an Auftraggeber lassen sich ohne Nachbearbeitung erzeugen.
Was passiert, wenn das Formular nicht vollständig ausgefüllt wird?
Pflichtfelder verhindern den Abschluss. Wenn der Mitarbeiter ein Pflichtfeld leer lässt, lässt sich die Checkliste nicht speichern. Im Portal sieht der Disponent zusätzlich, welche Formulare unvollständig zurückgegeben wurden.
Funktionieren die Formulare auch ohne Internetverbindung?
Ja. Im Offline-Modus speichert die App ausgefüllte Formulare bis zu 5 Tage lokal auf dem Smartphone und synchronisiert automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Tiefgaragen, Keller und Funklöcher sind kein Problem.
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Flexible Formulare in 30 Minuten live erleben
Im kostenlosen Testset sind NFC-Tags, Portalzugang und der volle Funktionsumfang für 14 Tage enthalten. Flexible Formulare, Pflichtfelder, Verknüpfung mit Aufgaben und Wachbuch — alles inklusive. Modul ab 10 € pro Lizenz/Monat.
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Revisionssicher