Aufgaben
"Wurde die Brandschutztür kontrolliert? Wurde der Wasserzähler abgelesen? Wurde die Mülltonne rausgestellt?" Drei Fragen, die kein handschriftliches Wachbuch beantworten kann.
In COREDINATE werden Aufgaben an Kontrollpunkte gebunden. Sie erscheinen beim Scan, verlangen eine Rückmeldung und fließen automatisch ins Wachbuch.
Durch die transparente Gestaltung haben wir und auch unsere Kunden einen erheblichen Mehrwert und die nötige Kontrolle über Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Sebastian Mücke · Pro Security Itzehoe GmbH
Vergessene Aufgaben kosten Aufträge
Der Auftraggeber fragt, ob die Brandschutztür kontrolliert wurde. Der Einsatzleiter fragt den Mitarbeiter. Der Mitarbeiter sagt "Ja, hab ich gemacht." Nur: es gibt keinen Nachweis. Im handschriftlichen Wachbuch steht nichts, weil dort nur "besondere Vorkommnisse" eingetragen werden. Routineaufgaben fallen durch.
Das ist kein Einzelfall. Aufgaben wie Wasserzähler ablesen, Heizungscheck, Fenster-Kontrolle, Mülltonne rausstellen gehören zum Alltag im Sicherheitsdienst und Facility Management. Sie sind vertraglich vereinbart, aber nirgends nachweisbar. Bis der Auftraggeber nachfragt.
So funktionieren kontrollpunktgebundene Aufgaben
Eine Aufgabe wird im COREDINATE-Portal erstellt und mit einem bestimmten Kontrollpunkt verknüpft. Beim Scannen dieses Kontrollpunkts zeigt die App die Aufgabe automatisch an. Kein Vergessen, kein "Wusste ich nicht".
| Schritt | Was passiert |
|---|---|
| 1. Aufgabe anlegen | Im Portal erstellen Sie die Aufgabe und verknüpfen sie mit einem Kontrollpunkt (NFC-Tag, Beacon oder GPS-Punkt) |
| 2. Zeitfenster definieren | Optional: Aufgabe nur an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten anzeigen |
| 3. Scan am Kontrollpunkt | Der Mitarbeiter scannt den Kontrollpunkt. Die App zeigt die anstehende Aufgabe an |
| 4. Rückmeldung | Der Mitarbeiter markiert die Aufgabe als "erledigt" oder "nicht erledigt + Begründung" |
| 5. Dokumentation | Die Rückmeldung fließt automatisch ins digitale Wachbuch und ist in Echtzeit im Portal sichtbar |
Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben erstellen und mit individuellen Kontrollpunkten verknüpfen. Pro Kontrollpunkt sind mehrere Aufgaben möglich.
Erledigt oder nicht erledigt. Beides dokumentiert.
Ein Klick, lückenlos nachgewiesen
Der Mitarbeiter markiert die Aufgabe als erledigt. Im Portal und im Wachbuch erscheint: Aufgabe, Kontrollpunkt, Zeitstempel, Mitarbeiter. Für den Auftraggeber nachvollziehbar, ohne Rückfragen. Über den Kundenzugang sieht er den Status in Echtzeit.
Begründungspflicht statt Schweigen
Wenn die Aufgabe nicht erledigt werden konnte, muss der Mitarbeiter eine Begründung eingeben. "Tür blockiert", "Schlüssel fehlt", "Bereich gesperrt." Die Begründung fließt ins Wachbuch. Der Disponent sieht sofort, warum die Aufgabe offen geblieben ist, und kann reagieren.
"Nur mittwochs ab 21 Uhr"
Nicht jede Aufgabe fällt bei jedem Rundgang an. COREDINATE zeigt Aufgaben nur dann an, wenn sie tatsächlich erledigt werden müssen.
Wochentag-Filter
Aufgaben an bestimmten Wochentagen: "Mülltonne rausstellen" nur dienstags und freitags. An den anderen Tagen erscheint die Aufgabe nicht.
Uhrzeit-Filter
Aufgaben zu bestimmten Uhrzeiten: "Heizung prüfen" nur bei der Nachtschicht ab 21 Uhr. Am Tag irrelevant, also unsichtbar.
Kombination
Wochentag und Uhrzeit lassen sich kombinieren: "Wasserzähler ablesen" nur mittwochs ab 21 Uhr. Präzise Steuerung, kein Informationsüberfluss für den Mitarbeiter.
Zusammenspiel mit Formularen und Wachbuch
Aufgaben stehen in COREDINATE nicht isoliert. Sie greifen in andere Funktionen ein und erzeugen zusammen eine lückenlose Dokumentation.
Aufgaben lassen sich mit flexiblen Formularen verknüpfen. Beim Scannen des Kontrollpunkts erscheint nicht nur die Aufgabe, sondern auch die zugehörige Checkliste. Beispiel: "Wasserzähler ablesen" öffnet automatisch das Formular mit Eingabefeldern für den Zählerstand. Pflichtfelder verhindern, dass Punkte übersprungen werden.
Jede Aufgabenrückmeldung fließt automatisch ins digitale Wachbuch: "Erledigt" oder "Nicht erledigt + Begründung". Der PDF-Report an den Auftraggeber enthält den kompletten Aufgabenstatus pro Schicht. Keine manuelle Zusammenstellung nötig.
Wenn bei einer Aufgabe ein Vorfall auffällt, kann der Mitarbeiter direkt eine Ereigniserfassung mit Foto und Diktat starten. "Brandschutztür blockiert" wird nicht nur als "nicht erledigt" gemeldet, sondern gleich mit Fotobeweis dokumentiert.
Häufige Fragen zu Aufgaben in COREDINATE
Was sind kontrollpunktgebundene Aufgaben?
Kontrollpunktgebundene Aufgaben werden mit einem bestimmten NFC-Tag, Beacon oder GPS-Punkt verknüpft. Beim Scannen des Kontrollpunkts zeigt die App automatisch die anstehenden Aufgaben an. Der Mitarbeiter muss jede Aufgabe als erledigt oder nicht erledigt markieren. Bei Nicht-Erledigung ist eine Begründung erforderlich.
Kann ich Aufgaben zeitlich einschränken?
Ja. Aufgaben lassen sich zeitbasiert planen. Sie können festlegen, dass eine Aufgabe nur an bestimmten Wochentagen oder zu bestimmten Uhrzeiten erscheint. Die Aufgabe wird dem Mitarbeiter nur angezeigt, wenn sie tatsächlich erledigt werden muss.
Sieht der Auftraggeber den Aufgabenstatus?
Ja, sofern Sie den Kundenzugang eingerichtet haben. Der Auftraggeber sieht in Echtzeit, welche Aufgaben erledigt wurden und welche offen sind. Welche Daten sichtbar sind, steuern Sie über das Rechtesystem.
Wie viele Aufgaben kann ich pro Kontrollpunkt anlegen?
Es gibt keine Begrenzung. Sie können eine beliebige Anzahl von Aufgaben erstellen und mit individuellen Kontrollpunkten verknüpfen. Pro Kontrollpunkt sind mehrere Aufgaben möglich, jede mit eigenem Zeitfenster.
Was kostet die Aufgabenverwaltung in COREDINATE?
Die Aufgabenverwaltung ist in jedem COREDINATE-Paket enthalten. Ab 32 € pro Benutzer und Monat im Langzeitvorteil-Tarif (2 Jahre Laufzeit) oder 52 € im Flex-Tarif (monatlich kündbar). Alle Funktionen sind in beiden Paketen identisch. Zur Preisübersicht →
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Aufgabenverwaltung in 30 Minuten live erleben
Im kostenlosen Testset ist alles enthalten: NFC-Tags, Zugang zum Portal und der volle Funktionsumfang für 14 Tage. Aufgaben, Formulare, Wachbuch und alle anderen Funktionen inklusive. Ab 32 € pro Benutzer und Monat.
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