Ticketsystem und Auswertungen

Wartung und Instandhaltung Werner

• Neuer Kunde Hartlieb Industrieanlagen fordert regelmäßige und detaillierte Berichterstattung und gibt genaue Vorgaben zum Arbeitsablauf
• Geschäftsführer Richard Werner

Genutzte COREDINATE-Funktionen

• Ticketsystem
• Auswertungen

Die Ausgangssituation

Richard Werner führt seit Jahren sein erfolgreiches Unternehmen Wartung und Instandhaltung Werner GmbH. Mit seinen bisherigen Stammkunden kam es zu keinen großen Vorkommnissen, der neue Kunde Hartlieb Industrieanlagen allerdings stellt besondere Anforderungen an Richard Werner und sein Team: die regelmäßige und detaillierte Berichterstattung mit allen erledigten Aufgaben, Ereignissen und noch weiteren Informationen.

Auch, wenn die Dokumentation bei Richard Werner und seinen Mitarbeitern immer schon ein wichtiges Thema war, so ist ein neuer Kunde eine gute Gelegenheit, hier eine Optimierung vorzunehmen. Über eine Werbeanzeige wird Richard Werner auf das Assistenzsystem COREDINATE aufmerksam. Die Testphase beginnt.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Besonders angetan ist Richard Werner von der Funktion Ticketsystem und den einfach zu automatisierenden Auswertungen. Diese zwei Funktionen sollen beim Kunden Hartlieb Industrieanlagen besonders intensiv genutzt werden.

Die Einrichtung ist dank der Unterstützung des COREDINATE Support-Teams kinderleicht und so ist es ein Leichtes für Richard Werner, den Rundgang bei Hartlieb Industrieanlagen anzulegen und für diesen alle notwendigen Informationen, Dokumente und Aufgaben zu hinterlegen.

Ticketsystem

Aufgrund der detaillierten Anforderungen von Hartlieb Industrieanlagen kann Richard Werner die zu erledigenden Aufgaben seiner Mitarbeiter in Form von Vorgängen im COREDINATE Portal erstellen. Das ermöglicht es ihm, jede noch so kleine Aufgabe und Tätigkeit zu hinterlegen, sodass sowohl er und sein Team als auch der Kunde nachvollziehen können, dass der Prozess sauber eingehalten wird.

So erstellt Richard Werner in Vorbereitung auf den Einsatz beim Kunden den Vorgang „Wartung Anlage A“. Die Anlage A ist das erste Wartungsobjekt des Rundgangs im Werk von Hartlieb Industrieanlagen. Der Kunde hat eine Liste mit Tätigkeiten und dem Ablauf der Wartungstätigkeiten zur Verfügung gestellt, welche Richard Werner als Aufgaben in den Vorgang übertragen kann.

Diese und weitere Aufgaben kann Richard Werner einem oder auch verschiedenen Mitarbeitern zuordnen. Den Rundgang bei Hartlieb Industrieanlagen teilen sich seine Mitarbeiter Bernd Schweb und Henry Luck. Richard Werner kann also genau festlegen, wer von beiden welche Aufgabe übernimmt, in dem er diese entsprechend zuordnet.

Während des Wartungsrundgangs müssen die beiden Mitarbeiter ihren jeweiligen Vorgang nur anklicken und haben dann die Möglichkeit, einzelne Aufgaben zu starten, zu pausieren oder als erledigt zu markieren. Erledigte Aufgaben können bei Bedarf aber auch wieder neu gestartet werden, solange der gesamte Vorgang noch nicht beendet wurde. Das ist z. B. sinnvoll bei mehrfach auszuführenden Tätigkeiten oder wenn spontan noch Zusatzinformationen auftauchen, welche den Neustart der Aufgabe erfordern.

Auswertungen

Die Dokumentation aller wichtigen Informationen (z.B. erledigte Aufgaben, Ereignisse) während des Rundgangs gehört zur täglichen Arbeit aller Mitarbeiter von Wartung und Instandhaltung Werner, das hat Geschäftsführer Richard Werner jedem von Anfang an klargemacht. Aus diesem Grund läuft dieses Thema eigentlich ohne größere Zwischenfälle nebenher. Es erleichtert allerdings nicht unbedingt die Erstellung von Auswertungen und Berichten für den Kunden.

Speziell für den Neukunden Hartlieb Industrieanlagen, welcher zu seinen detaillierten Vorgaben außerdem auch eine mindestens genauso detaillierte Berichterstattung fordert, würden die zahlreichen Daten aus den Rundgängen täglich aufs Neue ein immenses Arbeitsaufkommen mit sich bringen. Aber nicht mit COREDINATE.

Nicht nur, dass die automatisierte Dokumentation von COREDINATE die tägliche Arbeit für alle Mitarbeiter und für Richard Werner enorm vereinfacht. Die Möglichkeit, Berichte automatisiert erstellen und versenden zu lassen, erspart dem Geschäftsführer außerdem das wiederholte Hinsetzen und Zusammenführen der wichtigen Informationen für seinen Kunden.

Kleinere Auswertungen, die Hartlieb Industrieanlagen eventuell zwischendurch einmal anfordert, kann Richard Werner ganz einfach manuell über die Arbeitsergebnisse erstellen und im Anschluss als PDF-Datei per E-Mail versenden. Das kommt zum Beispiel nach einem unvorhergesehenen Zwischenfall während eines Rundgangs vor.

Für die allgemeinen täglichen Auswertungen, die Hartlieb Industrieanlagen fordert, musste der Bericht nur ein einziges Mal konfiguriert werden. Von den Angaben im Bericht, dem Erfassungszeitraum bis hin zum Versandrhythmus und der E-Mail-Adresse des Empfängers mit dazugehöriger Nachricht kann hier alles genau festgelegt werden.

Auf diese Weise spart sich Richard Werner eine beachtliche Menge Arbeitszeit und der Kunde ist zufrieden, dass jeden Tag zur gleichen Uhrzeit zuverlässig die Auswertung des vergangenen Tages im E-Mail-Postfach landet.

Anhand dieses Fallbeispiels können Sie bereits erkennen, dass COREDINATE in der Wartung und Instandhaltung eine enorme Unterstützung darstellt. Die vorgestellten Funktionen Ticketsystem und Auswertungen können Ihnen Zeit und Nerven sparen, darüber hinaus bietet das innovative Assistenzsystem jedoch noch weitere nützliche Funktionen.