COREDINATE für den Brandschutz

Fischers Brandschutz

Inhaber Klaus Fischer entscheidet sich für COREDINATE als modernes Assistenzsystem

Funktionen

• Termine
• Checklisten
• Dokumentation

Die Ausgangssituation

Klaus Fischer, Geschäftsführer von Fischers Brandschutz, steht vor dem Problem, sein Unternehmen digitaler zu gestalten. Er sucht nach einer intuitiven und benutzerfreundlichen Softwarelösung, mit der er die umfangreichen Wartungsrundgänge in den verschiedenen Anlagen, die sein Unternehmen betreuen, planen und sauber durchführen kann. Im Idealfall soll nicht viel zusätzliches Equipment benötigt werden.

Die Rundgänge seiner Mitarbeiter umfassen viele Stationen: Rauchmelder, Feuerlöscher, Leitern, etc. müssen regelmäßig geprüft und gewartet werden. Das Ganze muss zudem immer einheitlich und zuverlässig dokumentiert werden, was für seine Mitarbeiter und auch für ihn bislang viel Nacharbeit nach dem Rundgang bedeutet hat. Besonders viel Zeit hat es gekostet, wenn ein Mitarbeiter ein Formular gar nicht oder nicht korrekt ausgefüllt hat, da die losen Papierdokumente zu viel Spielraum für Eigeninterpretation oder das Risiko beherbergen, verloren zu gehen.

Aus diesem und aus anderen Gründen hat sich Klaus Fischer für COREDINATE entschieden.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

COREDINATE ist ein modernes System mit intuitiver Bedienbarkeit und einem guten Preis-Leistungsverhältnis. Auch die Ersteinrichtung gestaltet sich durch den freundlichen Support als einfach. Lediglich das Einlernen der anzubringenden Kontrollpunkte hat aufgrund der hohen Stückzahl der zu wartenden Gerätschaften etwas Zeit in Anspruch genommen. Dieser einmalige Zeitaufwand hat sich jedoch gelohnt und zwar schon deshalb, weil Wartungsbesuche bei Kunden von nun an ganz ohne Klemmbrett und zusätzliche Ordner stattfinden.

Ein Mitarbeiter öffnet die App auf seinem Smartphone und scannt den Kontrollpunkt im Erdgeschoss des Bürogebäudes. Auf dem Display erscheinen nur die fälligen Wartungstermine, sowie der Etagenplan, um die Objekte leichter zu finden. Mit dem Scan am entsprechenden Feuerlöscher werden die Checklisten und das Wartungshandbuch des Gerätetyps sichtbar. Das erspart dem Mitarbeiter langes Suchen nach den entsprechenden Dokumenten. Überhaupt sind Klaus Fischers Angestellte froh, nicht mehr auf ihre Papierdokumente angewiesen zu sein, sondern stattdessen mit COREDINATE nun auf alle Unterlagen bequem vom Diensthandy aus zugreifen zu können.

Klaus Fischer selbst kann vom Portal aus die Fortschritte seiner Mitarbeiter nahezu live mitverfolgen, denn alle Daten werden in Echtzeit von der COREDINATE-App ins COREDINATE-Portal übertragen. So sieht Herr Fischer direkt nach Erledigung der ersten Aufgabe, dass der Prüfbericht inkl. Mängel ordnungsgemäß erstellt wurde und dem Kunden sofort zur Verfügung gestellt werden kann. Sollte das mal nicht der Fall sein, könnte er unmittelbar eingreifen und so das Risiko einer Nacharbeit nach Rundgangende minimieren.

Insgesamt hat sich die Nacharbeit für Klaus Fischer und seine Mitarbeiter drastisch verringert. Durch die automatisierte Dokumentation von COREDINATE, bekannt unter dem Namen Digitales Wachbuch, kommt es kaum noch vor, dass Formulare nach dem Rundgang fehlen. Die App zeichnet alle Vorkommnisse während des Rundgangs automatisch auf und speichert sie chronologisch im Portal ab.

Klaus Fischer kann sich seit der Einführung von COREDINATE in seinem Unternehmen guten Gewissens darauf konzentrieren, die strategischen Themen voranzutreiben, während das Operative von einem zuverlässigen Assistenzsystem unterstützt wird. Die Funktionen Termine, Checklisten und Dokumentation gehen leicht von der Hand.

Termine 

Ob es sich um wiederkehrende Termine handelt oder um einzelne Vorkommnisse, macht mit COREDINATE keinen großen Unterschied. Beides können Sie mit wenigen Klicks im COREDINATE-Portal über den zutreffenden Rundgang planen und an entsprechender Stelle hinterlegen. Nutzen Sie dazu die Wiederholungsregeln bei der Erstellung von Terminen oder Terminlisten.

Oder Sie überlassen die Reihenfolge, in der die einzelnen Stationen eines Rundgangs abgearbeitet werden sollen, Ihren Mitarbeitern. Dann werden diese einfach beim Betreten der Anlage an alle fälligen Termine und Aufgaben erinnert.

Checklisten

Über die COREDINATE Funktion Flexible Formulare können Sie beinahe alle Formulare vom Papierformat in die digitale Form übertragen. Das ermöglicht Ihnen nicht nur äußerste Flexibilität, sondern es stellt auch sicher, dass Sie immer nur die Informationen erhalten, die Sie auch benötigen. Sie können die einzelnen Felder nämlich mit Antwortmöglichkeiten versehen, aus denen Ihre Mitarbeiter dann Zutreffendes auswählen. Und auch alle Pflichtangaben werden zuverlässig eingefordert, in dem Sie die entsprechenden Felder als Pflichtfelder markieren.

Dokumentation

Das Digitale Wachbuch von COREDINATE hat seinen Ursprung der Namensgebung nach zwar im Sicherheitsgewerbe, dient aber auch in der Wartungsbranche als zuverlässiger Partner bei der Dokumentation. Alle erledigten Tätigkeiten, erfassten Ereignisse, abgeschlossenen Aufgaben, etc. werden von der COREDINATE-App automatisch gespeichert und chronologisch ins COREDINATE-Portal "weggesichert". Ein zusätzlicher Arbeitsaufwand für die Dokumentation Ihrer Arbeit bzw. der Arbeit Ihrer Mitarbeiter entfällt dadurch fast vollständig.

Lediglich bei der Erstellung von Berichten für Ihre Kunden oder Ihre interne Dokumentation müssen Sie die Daten eventuell mit Hilfe der zahlreichen Filtermöglichkeiten im COREDINATE-Portal noch bearbeiten. Der regelmäßige Versand dieser Unterlagen kann wiederum automatisiert werden.