Mobile Schlüsselverwaltung zahlt sich aus!

Gepostet Von Michael Kulig am 24. Nov. 2016


Mobile Schlüsselverwaltung zahlt sich aus!

 

Wertvolle Fracht

Erhält man als Dienstleister einen Schlüssel vom Kunden, ist das zu allererst ein Vertrauensbeweis. Schließlich handelt es sich dabei – der Wachdienst muss ja überall hinkommen – nicht selten gleich um einen Generalschlüssel. Dieses Vertrauen ehrt natürlich, verpflichtet aber auch. Gleich einen ganzen Schlüsselbund zu verlieren, ist der Albtraum jedes Wachdienstes und der Traum jedes unehrlichen Finders. Umso wichtiger ist eine genaue Dokumentation.

 

Nach wie vor kritisch

Sicher, auch vor der Schließtechnik macht die technische Weiterentwicklung nicht Halt. Früher kam es einem Todesurteil gleich, wenn ein wichtiger Schlüssel nicht mehr auffindbar war. Zum einen ist ein solcher Verlust gerade für den Wachdienst natürlich mehr als peinlich. Zum anderen fackeln dann betreute Kunden nicht lange und tauschen aus Sicherheitsgründen gleich die gesamte Schließanlage aus. Je nach Reichweite des Schlüssels im Schließsystem ist diese Maßnahme mit enormen Kosten verbunden. Auch wenn die Betriebliche Haftpflichtversicherung solche Fälle in der Regel absichert: Von Vorteil sind sie – insbesondere im Wiederholungsfall – für den Versicherten nicht.

Neue Schließsysteme auf Basis von berührungslosen Schlüsseln entspannen diese Situation etwas. Geht hier eine Zugangskarte oder ein entsprechender Chip verloren, kann man ihn einfach aus dem System nehmen und er ist nicht mehr zu gebrauchen. In jedem Falle ist dies günstiger als der Austausch einer ganzen Schließanlage oder auch nur von Teilen davon. Vorausgesetzt, der Verlust des Zugangsmediums wird zeitnah gemeldet und der Zugang wird ebenso zeitnah gesperrt.

Da solche modernen Systeme im Schnitt noch immer teurer sind als konventionelle Schlüssel, haben sie diese bei weitem noch nicht verdrängt. Nach wie vor führt das Sicherheitspersonal weit mehr mechanische als elektronische Schlüssel mit. Verbunden mit dem genannten Risiko und einer relativ teuren Ersatzbeschaffung bei Verlust.

 

Dokumentation ist alles

Fehler sind menschlich und Schlüssel werden immer wieder einmal verloren. Man kann dies so gut wie möglich vermeiden, gänzlich verhindern kann man es nicht. Beliebte Maßnahmen sind:

  • Sichere Aufbewahrung in Tresor oder Schlüsselkasten mit hoher Sicherheitsstufe
  • Verteilung der Schlüssel auf möglichst kleine Bunde (Risikoverteilung)
  • Schutz gegen Entnahme einzelner Schlüssel durch Plombe
  • Protokollierung aller Entnahmen und Rückgaben

Letzteres dürfte der letzte Rettungsanker sein, wenn ein Schlüssel oder gleich ein ganzer Schlüsselbund einmal wirklich verloren geht. Denn eines folgt einem solchen Vorfall mit absoluter Sicherheit: Die Klärung der Schuldfrage. Besonders prickelnd wird die Situation dann, wenn nichts dokumentiert wurde und der Mitarbeiter aus der Schicht davor behauptet, den Schlüssel ganz sicher wieder zurückgebracht zu haben, während sein nachfolgender Kollege schwört, dass der Schlüssel schon bei Beginn der Schicht nicht mehr da war.

Schlüsselmanagement

Schlüsselverwaltung mit COREDINATE

Bevor wir zu den Erleichterungen kommen, die COREDINATE seinen Kunden in Sachen Schlüsselverwaltung bietet, sei eines ganz klar gesagt: Es zahlt sich immer aus, eine geordnete Dienstübergabe durchzuführen. Sicher ist dies ein Zeitfaktor und nach einer langen Schicht fällt es oft schwer, diese Disziplin noch aufzubringen – aber im Ernstfall zahlt sich dieses Investment um ein Vielfaches aus. Welche Besonderheiten ergaben sich in der letzten Schicht, auf was ist zu achten, welche Gegenstände werden übergeben. Ist nicht immer wirklich spannend, schafft aber definitiv Klarheit.

Diesen Prozess unterstützt COREDINATE – sogar für Mitarbeiter, die ihre Schicht alleine beenden und deshalb keine klassische Übergabe durchführen können. Dazu sind nur wenige Schritte erforderlich:

  1. Legen Sie alle Schlüssel im System an und ordnen Sie sie den Kunden zu
  2. Verbinden Sie die Schlüssel oder Schlüsselbunde mit einem NFC-Medium (z. B. unsere Schlüsselanhänger oder Plomben)
  3. Sobald Ihr Mitarbeiter nun den Schlüssel mit COREDINATE scannt, kann er Annahme oder Rückgabe protokollieren – ein Knopfdruck genügt

Alle Schlüsselbewegungen werden automatisch im Hintergrund gespeichert und über das Schlüsselprotokoll im Portal ausgegeben. Schneller kann keine Schlüsselübergabe ablaufen.

Und auch nicht transparenter, denn das Schlüsselprotokoll lässt sich wiederum bequem und in Sekundenschnelle nach beliebigen Kriterien filtern. So weiß man zu jedem Zeitpunkt, wann welcher Schlüssel bei welchem Mitarbeiter in Besitz war.

Mit unseren Plomben schlagen Sie übrigens zwei Fliegen mit einer Klappe: Es ist ein NFC-Chip verbaut, durch den unsere App sofort erkennt, um welchen Schlüssel es sich handelt. Gleichzeitig kann das Drahtseil der Plombe durch mehrere Schlüssel eines Bundes gezogen werden und sichert diese vor unerlaubter Entnahme. Ist die Plombe einmal geschlossen, lässt sie sich nämlich nur noch mit Gewalt öfnnen und Sie erkennen sofort, wenn jemand versucht hat, hier zu manipulieren. Zudem gilt: Wer die Plombe mit COREDINATE scannen konnte, hatte den Schlüssel tatsächlich noch.

NFC-Schlüsselplombe

Sicher, auch eine gute Dokumentation bringt einen verlorenen Schlüssel nicht sofort wieder zurück. Aber es kann durchaus helfen, wenn man weiß, wo der Schlüssel zuletzt noch dokumentiert wurde, weil sich damit die Suche erheblich eingrenzen lässt.

Weitere Informationen, wie COREDINATE Ihr Unternehmen unterstützen kann, finden Sie hier:

Wächterkontrollsystem mit Schlüsselverwaltung

 

Autor des Blog-Beitrags

Michael Kulig

Michael Kulig

Geschäftsführer

Michael Kulig ist Geschäftsführer von COREDINATE und berichtet in unserem Blog regelmäßig über interessante Themen und Trends rund um die Branchen Sicherheit und Facility Management.

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