Brennpunkt: Sensible Dokumente in der Sicherheit

Gepostet Von Michael Kulig am 18. Okt. 2017


Dokumente in der Sicherheit

Ab sofort bietet COREDINATE seinen Dateimanager an. Ein Tool, mit dem man beliebige Dateien in das Portal hochladen und auch auf den Diensthandys verfügbar machen kann. Grund genug, dieses Thema für eine allgemeine Diskussion aufzugreifen.

Der leidige Ordner

Drohnen liefern bereits erste Pakete aus und werden als alltägliches Fortbewegungsmittel in Betracht gezogen. Alexa kümmert sich um den Einkaufszettel und das Auto parkt selbst ein. Weniger modern geht es hingegen in vielen Bereichen der Sicherheit zu. Hier wird nach wie vor ein Relikt aus grauer Vorzeit als unverzichtbar angesehen: Der Aktenordner.

Kaum eine Streife, kaum eine Pforte kommt ohne eine gewaltige Sammlung an Dokumenten aus. Ob Dienstanweisung, Telefonliste oder Alarmplan – alles landet im Ordner. Wird er täglich gebraucht und handschriftlich aktualisiert, sieht er dann auch entsprechend mitgenommen aus. Die eine oder andere Vollbremsung im Streifenfahrzeug inklusive.

Eine Goldgrube für den „Finder“

Eines sollte man sich bei den Aktenordnern, die in der Sicherheitsbranche eingesetzt werden, bewusst machen: Sie bieten enormes Wissen in sehr komprimierter Form – und das auch für Unberechtigte.

In der Theorie sind die Ordner unter Verschluss zu halten. In der Theorie trägt der Mitarbeiter den Ordner stets am Mann. In der Theorie, in der Theorie, in der Theorie. In der Praxis sieht es eher so aus, dass der Ordner frei zugänglich im Streifenfahrzeug liegt, während der Mitarbeiter seinen Rundgang macht – oder im Regal der Pforte während der Raucherpause.

Fakt ist: Wer an diese Dokumente kommt, hat quasi eine Gebrauchsanleitung für den nächsten Einbruch. Nicht selten erklären Gebäudepläne, Einsatzzeiten und Bedienungsanleitungen zur Alarmanlage den bequemsten Weg in das bewachte Objekt. Und mal ganz ehrlich: Werden nicht auch oft genug Codes und PINs direkt dazu notiert?

Das Gespräch mit dem Kunden, wenn ein solcher Ordner verschwindet, wünscht man wohl keinem. Sofern eine solche Beichte dann überhaupt stattfindet.

Eine digitale Alternative

Dass kein Sicherheitsmitarbeiter dieser Welt alle Anweisungen im Kopf haben kann, steht völlig außer Frage. Insofern haben solche Dokumente absolut ihre Berechtigung – eine gute und übersichtliche Dienstanweisung ist der Grundstein einer sauberen Dienstleistung. Es stellt sich nur die Frage, ob es angesichts der oben genannten Nachteile keine Alternative zu einem zerfletterten Aktenordner gibt.

Mit dem Dateimanager von COREDINATE sind wir der Ansicht, eine interessante Alternative gefunden zu haben. Es handelt sich dabei vom Prinzip her um einen hoch abgesicherten Cloud Storage, der aber einige zusätzliche Vorteile bietet. So können die hochgeladenen Dateien gezielt Kunden und Bereichen zugeordnet und so weit schneller gefunden werden, als bei allgemeinen Speicherdiensten.

Zudem liegt zusammen mit den übrigen Funktionen von COREDINATE alles an einer einheitlichen Stelle. Gerade in Stresssituationen ist der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen oder gar das Nachblättern in einem Ordner langwierig und fehleranfällig. Der Dateimanager liefert zum jeweiligen Objekt immer die richtigen Dokumente.

Weitere Vorteile in der Zusammenfassung:

  • Außer .exe und .msi können alle Dateitypen hochgeladen werden (z. B. PDFs oder sogar kurze Videos)
  • Einfacher Upload per Drag and Drop
  • Sie entscheiden, ob die Dateien auch auf dem Diensthandy sichtbar sein sollen oder nur im Portal
  • Dateien können für Ihr gesamtes Team oder nur für Mitarbeiter bestimmter Objekte sichtbar gemacht werden
  • Auf Wunsch können Sie die Dateien sogar offlinefähig machen – dann ist zum Öffnen nicht einmal eine Datenverbindung erforderlich
  • Die Übertragung erfolgt wie gewohnt verschlüsselt, die Lagerung auf hoch-ausfallsicheren Servern in Deutschland, die auch dem strengen deutschen Datenschutz unterliegen

Perfekt also für alle Dokumente, auf die man im Dienst schnell und sicher Zugriff benötigt. Der Dateimanager ist ab sofort für alle COREDINATE Kunden verfügbar. Details sowie eine Anleitung zur Nutzung erhalten Sie unter COREDINATE Help Center – Dateimanager

Autor des Blog-Beitrags

Michael Kulig

Michael Kulig

Geschäftsführer

Michael Kulig ist Geschäftsführer von COREDINATE und berichtet in unserem Blog regelmäßig über interessante Themen und Trends rund um die Branchen Sicherheit und Facility Management.

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