Berichte & Prozesse automatisieren – so spart jeder Sicherheitsdienst wertvolle Zeit

Gepostet Von Daniel Karl am 11. Okt. 2017


Berichte & Prozesse automatisieren – so spart jeder Sicherheitsdienst wertvolle Zeit

Um administrative Tätigkeiten kommt auch ein Sicherheitsdienst nicht herum. Die meisten Aufgaben sind für Unternehmen von großer Wichtigkeit, jedoch auch hin und wieder lästig und zeitfressend. Zu den größten Zeitfressern für Sicherheitsdienste gehören:

  • Manuelles Auslesen von Datensammler
  • Wachdienstprotokolle schreiben und verschicken
  • Arbeitszeitaufzeichnung und Lohnabrechnung
  • Externe Personen über Ereignisse informieren

Diese Arbeitsschritte lassen sich schnell und leicht automatisieren, wodurch sich nicht nur Zeit und Kosten sparen lassen, sondern auch die Qualität Ihrer Sicherheitsdienstleistung gesteigert wird.

Manuelles Auslesen von Datensammlern

Klassische Datensammler dokumentieren als Wächterkontrollsystem die Anwesenheit, um diese in Haftungsfragen (z. B. Einbruch oder Brand) belegen zu können. Sie haben aber den großen Nachteil, sie müssen vor Ort in einer Dockingstation oder sogar im Büro ausgelesen werden. Dieser Umstand kostet Zeit und häufig auch Sprit. Außerdem bieten diese Systeme nur die eine Funktion und sind mit hohen Anschaffungskosten verbunden.

Dagegen übertragen Online Wächterkontrollsysteme alle Daten in Echtzeit, wie z. B. Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kontrollstellen, erledigte Aufgaben und erfasste Ereignisse. Diese Vielzahl an Dokumentationen sind sofort für den Vorgesetzten einsehbar und auswertbar.

Über diese Arbeitserleichterung ist auch Christian Ziegler, Geschäftsführer bei AC Security Service, froh: „In unserem Fall ist der Arbeitsablauf deutlich schneller und effizienter geworden, da die Daten über die Smartphone App gesammelt werden und sofort auf dem PC oder Tablet verfügbar sind.“

Wachdienstprotokolle schreiben und verschicken

Das Wachdienstprotokoll ist eine Art Arbeitsnachweis für den Sicherheitsdienst selbst. Schließlich ist der Kunde selten anwesend, wenn Sie Ihre Arbeit verrichten und man will schon zeigen, dass man seinen Dienst aufmerksam verrichtet. So sammelt der Wachmann fleißig Ereignisse fürs Protokoll. Nur kann man den regenverschmierten Notizblock schlecht direkt an den Kunden weitergeben. Deshalb werden relevante Ereignisse übernommen, Text ergänzt und in Form gebracht und (meist per Email) an den Kunden gesendet. Sofern gewünscht muss parallel noch das Wachbuch geführt werden, das vor Ort beim Kunden liegt.

Online Wächterkontrollsysteme unterstützen dabei die doppelte und dreifache Dokumentation zu vermeiden. Das ist möglich, weil die Tätigkeiten und Ereignisse direkt am Diensthandy erfasst und in Echtzeit übertragen werden. Dadurch ist auch ein automatischer Versand an den Kunden mühelos – ganz bequem aus dem System heraus. Auf Wunsch kann der Kunde auch einen Zugang zur Einsicht bekommen, um das Wachbuch vor Ort zu ersetzen.

Begeistert berichtet der Geschäftsführer von KLEsecur, Moritz Elbers: „Unsere Kunden sind durchweg positiv überrascht! Wir spüren deutlich, wie sehr unsere Kunden es schätzen, täglich bestens über die Vorgänge an ihren Objekten informiert zu sein und die Sicherheit zu haben, dass die beauftragten Sicherheitsdienstleistungen gemäß Dienstanweisung ausgeführt werden.“

Arbeitszeitaufzeichnung und Lohnabrechnung

Arbeitszeitaufzeichnungen sind für den Sicherheitsdienst sehr wichtig, denn nur so kann man die geleisteten Stunden im Nachgang auch abrechnen. Sind die Schichten immer gleichlang ist es nicht ganz so schwer, aber verschiedene Schichtlängen und Dienste machen die Lohnabrechnung aufwändiger.

Arbeitszeiten werden bei Onlinesystemen per Knopfdruck oder Scan bestimmter Kontrollpunkte automatisch aufgezeichnet. Pro Mitarbeiter richten Sie einmalig einen monatlichen Bericht der Arbeitszeiten ein, der dann automatisch per E-Mail an die Lohnbuchhaltung geschickt wird. Bequemer und schneller geht es nicht – ganz ohne Papierkram.

Externe Personen über Ereignisse informieren

Während des Kontrollgangs werden häufig offene Fenster, kaputte Glühbirnen oder beschmierte Fassaden festgestellt, die dann an den Auftraggeber oder dessen Hausmeister gemeldet werden müssen. Dafür macht man sich Notizen über das festgestellte Ereignis, die dann entweder unvollständig oder ungenau sind, wenn man sie auswertet. Zudem ist es umständlich dem Kunden das Handyfoto zur Verfügung zu stellen.

Dank eines Online Wächterkontrollsystems wird alles auf einmal erfasst und inkl. Fotos in das Webportal übermittelt. Je nach Ereignisart können individualisierte Berichte per E-Mail verschickt werden, wie z. B. alle Reparaturfälle der letzten Schicht an den Hausmeister. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern bieten Ihren Kunden einen Mehrwert, der sich positiv auf die Kundenbindung auswirkt.

Überzeugen Sie sich selbst

Diese und viele weitere Arbeitsprozesse können Sie ganz leicht mit dem Online Wächterkontrollsystem von COREDINATE automatisieren und optimieren. Auch wenn Sie pro Tag und Aufgabe nur einige Minuten sparen, summiert sich die Zeit schnell. Bei einer Zeiteinsparung von 5 Minuten pro Tag und Aufgabe, sparen Sie im Monat schon 2,5 Stunden bei dieser Aufgabe. Und in nur 5 Minuten sind die wenigsten dieser Aufgaben erledigt.

Machen Sie es wie die über 250 Kunden von COREDINATE und überzeugen Sie sich selbst bei einem unverbindlichen Test.

Auch Andreas Ceccon, der Inhaber von SITRAC Sicherheitsdienste aus der Schweiz, war nach dem Test überzeugt und hat nach der Einführung festgestellt: „Wir mussten pro Tag ca. 4 Stunden für das Rapportieren der Ereignisse, Stundenerfassung, Bereichszeiterfassung und Mitarbeitererfassung aufbringen. Das war sehr aufwendig und kostspielig. Kosten, die wir nicht auf den Kunden abwälzen konnten. COREDINATE übernimmt nun diese Aufgaben und zwar schnell und sofort einsehbar für unsere Kunden.“

Autor des Blog-Beitrags

Daniel Karl

Daniel Karl

Leiter Marketing

Daniel Karl ist bei COREDINATE für den Fachbereich Marketing zuständig. In unserem Blog berichtet er in regelmäßigen Abständen von praxisbezogenen Tipps und interessanten Empfehlungen.

Kommentar absenden

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.