5 Zeitfresser im Wachdienst

Gepostet Von Daniel Karl am 12. Okt. 2016


5 Zeitfresser im Wachdienst

 

Festes Ritual

Arbeitsschritte, die nichts mit der eigentlichen Tätigkeit zu tun haben, sind nicht nur lästig, sondern können betriebswirtschaftlich die ganze Kalkulation durcheinander bringen. Solche Zeitdiebe tragen nichts zum eigentlichen Arbeitsergebnis bei, müssen aber dennoch irgenwie erledigt werden. Meistens in Form von Nacharbeit in Wachhäuschen, Pforte oder Büro.

 

Immer ein Zeitfaktor – Immer ein Kostenfaktor

Egal wo man solche Dinge dann erledigt, sie kosten Zeit und in der Folge Geld, denn selbst der Chef am Wochenende muss für sich eigentlich einen Lohn einkalkulieren, wenn er nicht umsonst arbeiten will. Im Folgenden stellen wir die häufigsten 5 Zeitfresser im Wachdienst vor:

 

5 Zeitfresser im Wachdienst

1. Datensammler auslesen

Jeder kennt ihn, kaum einer mag ihn: der Datensammler. Als Bestandteil eines Wächterkontrollsystems dokumentieren wir damit unsere Anwesenheit, um diese in Haftungsfragen (z. B. Einbruch oder Brand) belegen zu können. So weit, so sinnvoll. Wenn nur das Auslesen nicht wäre. Die meisten Datensammler müssen nämlich entweder vor Ort durch eine Dockingstation ausgelesen werden oder dazu sogar erst ins Büro gebracht werden – was neben Zeit auch noch Sprit kostet.

 

2. Wachdienstprotokolle schreiben

Natürlich will jeder Kunde wissen, welche Feststellungen der Wachdienst gemacht hat. Verständlich, denn die meisten Kunden verlassen ihr Unternehmen, wenn unsere Schicht beginnt und in einer Nacht kann viel passieren. Im Gegenzug ist das Wachdienstprotokoll auch eine Art Arbeitsnachweis für den Wachdienst selbst. Schließlich will man schon zeigen, dass man seinen Dienst aufmerksam verrichtet und sammelt deshalb fleißig Ereignisse fürs Protokoll. Nur kann man den regenverschmierten Notizblock schlecht direkt an den Kunden weitergeben. Deshalb: Relevante Ereignisse ausfiltern, Text ergänzen und in Form bringen und (meist per Email) an den Kunden senden. Sofern gewünscht auch noch parallel zum Wachbuch, das vor Ort geführt werden muss.

 

3. Sicherheitsanruf beim Kollegen

Im Wachdienst arbeitet man meist alleine. An einem noblen Empfangsbereich oder dem Geschäftswagen sparen bewachte Kunden selten, aber ein zweiter Wachmann kommt nur im äußersten Notfall in Frage. Das Ende vom Lied: Die Schicht wird meist alleine gemeistert. Dies wiederum hat zur Folge, dass es niemand mitbekommt, wenn dem Einzelkämpfer etwas zustößt. Unverantwortlich, weshalb jeder Chef, dem die Sicherheit seiner Mitarbeiter wichtig ist, zumindest durch regelmäßige telefonische Rückfragen ein Lebenszeichen einfordert. Sinnvoll, aber oft lästig und mitunter zeitraubend.

 

4. Arbeitszeitaufzeichnung führen

Im Wachdienst verdient man sein Geld über Stunden – und davon meist nicht zu wenig. Umso wichtiger deshalb, dass jede Stunde erfasst und im Nachgang abgerechnet wird. Sind die Schichten immer gleichlang, bekommt man das auch gerne im Nachhinein halbwegs hin. Schwieriger wird es, wenn die Schichtlängen variieren oder verschiedene Dienste angenommen werden. Dann hilft nur das tägliche Mitschreiben der geleisteten Stunden, was wiederum aufwändig ist – neben dem Stundenzettel vielleicht auch noch zusätzlich ins Wachbuch.

 

5. Ansprechpartner heraussuchen

Nicht bei allen Ereignissen, die der Wachdienst feststellt, reicht es aus, wenn sie der Kunde erst am nächsten Morgen im Protokoll liest. Es gibt durchaus Vorfälle, wo eine sofortige Benachrichtigung der genannten Ansprechpartner erforderlich ist – denken wir z. B. an Einbruch, Brandentwicklung oder auch nur eine besondere Tür, die wir nicht selbst verschließen können. Also Dienstanweisung her und blättern – in der Hoffnung, dass die Ansprechpartner und deren Nummer noch aktuell sind.

 

Kleine Ursache, große Wirkung

Sicher, die meisten dieser Zeitfresser sind in wenigen Minuten erledigt. Trotzdem erschrickt man erst einmal, führt man sich eine Rechnung im größeren Maßstab vor Augen. Verbringen Sie auch nur 5 Minuten am Tag mit diesen „Nebenkriegsschauplätzen“, sind das im Monat schon 2,5 Stunden. Und in nur 5 Minuten sind die wenigsten dieser Aufgaben erledigt.

 

Einstellungen in COREDINATE

Haben Sie in COREDINATE die richtigen Einstellungen vorgenommen, entfällt für Sie künftig jeder dieser Zeitfresser. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wo Sie diese Funktionen im System finden:

 

Datensammler auslesen Entfällt bei COREDINATE, da die Daten in Echtzeit übertragen werden. Besteht kein Empfang, werden die Scans zwischengespeichert und nachträglich übertragen. Sie finden alle Scans unter Arbeitsergebnisse/Kontrollpunktscans.
Wachdienstprotokolle schreiben Ereignisse können direkt am Diensthandy erfasst oder auch diktiert werden. Direkt nach Übertragung ist ein automatischer Versand an den Kunden möglich. Kinderleicht unter Auswertungen/Berichte möglich.
Sicherheitsanruf beim Kollegen Die Arbeitsplatzabsicherung von COREDINATE (auch Totmannalarm genannt) meldet, wenn ein Mitarbeiter länger inaktiv ist oder wenn dieser die Alarmtaste am Handy gedrückt hat. Hinterlegen Sie unter Arbeitsplatzabsicherung einfach ein eigenes Alarmprofil.
Arbeitszeitaufzeichnung führen Auf Wunsch erfasst COREDINATE automatisch die Arbeitszeit – wahlweise per Knopfdruck oder per Scan bestimmter Kontrollpunkte. Aktivieren Sie dies ganz einfach in den Einstellungen zum Kontrollpunkt.
Ansprechpartner heraussuchen Pro Kunden können beliebig viele Ansprechpartner in den Stammdaten angelegt werden. Öffnet man diese in den Objektinfos auf dem Diensthandy, wird die Nummer direkt angewählt.

 

Weitere Informationen erhalten Sie unter

COREDINATE für Wachdienste

 

Bei fachlichen Fragen hilft unsere

COREDINATE Academy

Autor des Blog-Beitrags

Daniel Karl

Daniel Karl

Leiter Marketing

Daniel Karl ist bei COREDINATE für den Fachbereich Marketing zuständig. In unserem Blog berichtet er in regelmäßigen Abständen von praxisbezogenen Tipps und interessanten Empfehlungen.

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