Mitteilungen, Schlüsselmanagement, Kontrollpunktscan

Industrie, Wartung, Dokumentation, Objektschutz, SAAS, OWKS, Mobile,Assistenzsystem
 
 

Industriewartung Köhler GmbH

  • tätig für verschiedenen Auftraggeber in der Region
  • bekannt durch ausgezeichneten Service
  • Geschäftsführer Jochen Köhler
  • 25 Mitarbeiter

Funktionen

  • Mitteilungen
  • Schlüsselmanagement
  • Kontrollpunktscan

Die Ausgangssituation

Aufgrund der Kompetenzen in verschiedenen Bereichen wird Industriewartung Köhler regional beauftragt. Die Kunden sind überwiegend zufrieden, bitten jedoch immer häufiger um Wartungstermine an Wochenenden. Was früher eine Ausnahme war, möchte Jochen Köhler nun als feste Dienstleistung anbieten. Für die Realisierung des Rund-um-die-Uhr-Services schafft er zunächst fünft neue Vollzeit-Arbeitsplätze und besetzt diese mit gut ausgebildeten Fachkräften.

Eine mögliche Schwierigkeit sieht er in den häufig wechselnden Zuständigkeiten bei den Kundeneinsätzen. Um die geforderte Flexibilität bieten zu können, muss sein Team nicht nur entsprechend geschult werden. Er braucht eine moderne Lösung, um einen reibungslosen Ablauf und gleichbleibende Qualität trotz wechselnder Mitarbeiter gewährleisten zu können. Jochen Köhler entscheidet sich deshalb und aufgrund einer Empfehlung, gefolgt von der zweiwöchigen Testphase für das Assistenzsystem COREDINATE. Jetzt heißt es für Herrn Köhler Termine bei den Kunden auszumachen, um die Anlagen mit zuvor eingelernten Kontrollpunkten zu versehen bzw. sie vor Ort einzulernen.

Der Arbeitsalltag mit COREDINATE

Heiko Schmidts erster Wartungstermin bei der Firma Schönhof und Söhne steht an. Es ist auch der erste Einsatz mit der neuen Software. Im Büro angekommen meldet er sich auf seinem neuen Diensthandy an der COREDINATE App an.

 

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Mitteilungen

Eine Mitteilung erwartet ihn auf dem Display: "Heiko, an Wochenenden Nebentor statt Haupteingang benutzen. Wegbeschreibung anbei. Gruß Jochen." Diese Mitteilung hat sein Vorgesetzter Jochen Köhler am Abend zuvor noch kurz vor Feierabend für Herrn Schmidt verfasst, um ihn an die Besonderheiten der Wochenend-Schichten zu erinnern.

Mit COREDINATE Mitteilungen erhält das Team eine sichere Methode zur Weitergabe von kurzfristigen Änderungen oder anderen Informationen. Mit einem Messenger-Dienst wie WhatsApp bestünde immer ein gewisses Datenschutzrisiko, außerdem legen Jochen Köhler und seine Mitarbeiter viel Wert darauf, dass der Feierabend auch Feierabend bleibt und nichts Geschäftliches mehr dazwischenkommt. Wenn die Hinweise und Nachrichten lediglich auf dem Diensthandy erscheinen, ist dies gewährleistet.

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Schlüsselmanagement

Herr Schmidt sieht sich die Wegbeschreibung aus der Mitteilung an und nimmt die Kundenschlüssel aus dem Safe. Wie ihm bei der kurzen Einweisung gezeigt wurde, dokumentiert er die Entgegennahme mit der Funktion Schlüsselmanagement auf dem Smartphone. 

Beim Einrichten des Rundgangs beim Kunden Schönhof und Söhne wurden der Zugangsschlüssel und alle weiteren Schlüssel, die Herr Schmidt oder seine Kollegen während des Einsatzes dort brauchen, mit dem COREDINATE Schlüsselplomben gesichert. So ist es nicht nur fast unmöglich, den Schlüsselbund auseinander zu nehmen  und so das Risiko zu erhöhen, dass einzelne Schlüssel verloren gehen. Durch die NFC-Kennzeichnung des Plomben kann der Schlüsselbund außerdem zweifelsfrei identifiziert werden.

Das Scannen des Schlüsselbunds funktioniert genauso einfach wie das Scannen von Kontrollpunkten, die an verschiedenen Stationen des Rundgangs befestigt wurden. Herr Schmidt kann also die Entgegennahme des Schlüsselbunds problemlos und sauber dokumentieren. Nach Ende seiner Schicht verwahrt er den Schlüssel dann wieder im Safe und kann dies über die COREDINATE App mit einem erneuten Scan des Schlüsselbunds bestätigen.

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Kontrollpunktscans

Eine halbe Stunde nach Entgegennahme des Schlüsselbunds scannt Herr Schmidt via Smartphone (iOS oder Android) den Kontrollpunkt an der ersten Anlage seines Rundgangs. Damit bestätigt er seine Anwesenheit. Die COREDINATE App dokumentiert sowohl seine Gesamtarbeitszeit ab dem ersten Scan an der Pforte von Industriewartung Köhler, als auch die Zeiten, die er in einzelnen Bereichen seines Rundgangs bei Schönhof und Söhne verbringt. Auf diese Weise können Jochen Köhler, aber auch die Kunden stets nachvollziehen, welcher Mitarbeiter sich wann wo aufhielt oder wie viel Zeit die einzelnen Bereiche in Anspruch nehmen. Auch für die Planung von Rundgängen ist das für Jochen Köhler eine immense Arbeitserleichterung.

Außer der Zeiterfassung bietet der Kontrollpunkt noch weitere Funktionen: Heiko Schmidt findet sämtliche wichtigen Unterlagen, z. B. den ganzen Wartungsplan zur Anlage, die er nun warten soll. "Klappt ja wirklich", denkt er sich. "Dann kann ich den Ordner mit dem ganzen Papierkram demnächst doch in der Firma lassen." Das gilt auch für die zu erledigenden Aufgaben. Wenn in einzelnen Kontrollpunktbereichen mehrere Anlagen zu warten sind oder kleinere Nebenaufgaben, wie das Überprüfen von Rauchmeldern oder Feuerlöschern, in diesen Bereich fällt, dann zeigt dies die COREDINATE App nach dem Kontrollpunktscan. So hat Heiko Schmidt eine übersichtliche Checkliste, an der er sich orientieren kann. Jochen Köhler wiederum hat auf diese Weise eine sauber dokumentierte Aufgabenliste, die er bei Bedarf seinen Kunden vorlegen kann.

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Datensicherheit und Zugriffsrechte

Damit die Datensicherheit auch intern gewährleistet wird, beinhaltet COREDINATE ein umfangreiches Rechtesystem.

Verwendung von Aufgaben und Schlüsselmanagement

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